30 порад для Gmail - BDM

Наші поради та підказки, як робити все в Gmail. Подяки: Google.

порад

Gmail - це простий у використанні месенджер. Але є безліч порад, щоб скористатися усіма можливостями обміну повідомленнями Google. Ви можете запланувати надсилання електронного листа, скасування надсилання електронного листа, призупинення електронного листа, додавання підпису тощо.

1. Скасувати надсилання електронного листа

Коли ви закінчите писати електронний лист і натиснете "Надіслати", ви можете скасувати надсилання, натиснувши на банер, що з'явиться внизу праворуч на панелі вхідних. У вас є до 30 секунд, щоб скасувати відправку. Ви можете змінити цей час у налаштуваннях> Загальне> Скасувати надсилання.

2. Заплануйте відправлення електронного листа

Щоб запланувати надсилання електронного листа, складіть його у новому вікні повідомлення. Завершивши, натисніть на стрілку поруч із кнопкою "Надіслати" і виберіть бажаний час і дату.

3. Використовуйте комбінації клавіш

Щоб використовувати комбінації клавіш у Gmail, спочатку потрібно їх активувати. Нічого не може бути простішим, просто перейдіть у налаштування свого акаунта та активуйте цю функцію.

Зберігаючи ці налаштування, ви матимете доступ до понад 60 комбінацій клавіш. Ось список 15 найкращих ярликів; Ознайомтесь із повним списком комбінацій клавіш у Gmail.

  • Проти: нове повідомлення (SHIFT + C, щоб відкрити нове вікно)
  • К: перейти до наступної розмови (N, щоб перейти до наступного повідомлення)
  • J: перейти до попередньої розмови (P, щоб перейти до попереднього повідомлення)
  • O: відкрити розмову (ENTER також працює)
  • U: поверніться до списку розмов і оновіть сторінку
  • E: архівувати повідомлення
  • A: відповісти
  • AT: відповісти усім
  • F: передати
  • CTRL + S: зберегти як чернетку
  • #: видалити
  • /: перейдіть безпосередньо до поля пошуку
  • TAB, тоді ENTER: надіслати повідомлення
  • Y потім O: архівувати розмову, а потім перейти до наступної
  • G потім A: відкрийте папку Усі повідомлення

4. Покращення пошуку в електронних листах

Пошук електронного листа не завжди простий. Коли ви не можете запам'ятати тему, ім'я відправника або точно вміст, найкраще використовувати певні коди. Всі вони працюють однаково: ідентифікатор, двокрапка та змінна. Щоб відображати лише електронні листи, надіслані за адресою [email protected], просто додайте до адреси: [email protected] у запиті. Ось основні оператори; не соромтеся переглянути сторінку, присвячену розширеному пошуку в Gmail.

  • від,до: - Щоб фільтрувати повідомлення за відправниками або одержувачами.
  • тема: - Шукати лише в темах електронної пошти.
  • має: вкладення - Відображати лише повідомлення про вкладення.
  • після, до, старше, новіше: - Фільтрувати за датою електронних листів.
  • більший, менший: - Відображати лише електронні листи, більші чи менші за вибраний поріг.
  • коло: - Фільтрувати учасників за колами, до яких вони належать.

5. Змініть відображення папки "Вхідні"

У Gmail існує кілька способів відображення папки "Вхідні" (щоб змінити тип відображення, перейдіть у налаштування, а потім на вкладку Вхідні):

  • Класичний: дуже просто, список електронних листів відсортований у хронологічному порядку
  • Спочатку важливо: розбиває поле навпіл, у першому розділі відображаються лише важливі повідомлення. Інструмент базується на маркері важливості, вбудованому в Gmail.
  • Спочатку непрочитане: розбиває поле навпіл, у першому розділі відображаються непрочитані повідомлення.
  • Спочатку наступні дії: за тим же принципом, у першій частині відображаються наступні електронні листи.
  • Пріоритетна папка: цей тип дисплея дозволяє повністю персоналізувати вашу поштову скриньку. Ви можете створити кілька розділів та вибрати спосіб класифікації отриманих повідомлень. Перший розділ може містити непрочитані повідомлення, другий відображає важливі електронні листи, кілька розділів можна пов’язати з налаштованими мітками ... Інструмент повністю настроюється, і його можна налаштувати відповідно до вашого щоденного використання !

Зверніть увагу, що також можна налаштувати щільність відображення, натиснувши на шестірні.

6. Налаштуйте автоматичну відповідь

У разі відсутності може бути корисним встановити автоматичну відповідь. Для цього нічого не може бути простіше: просто перейдіть у налаштування Gmail і активуйте автоматичну відповідь. Ви можете налаштувати тему та надіслане повідомлення, вибрати відповідних одержувачів (усіх або лише контакти), а також дати, протягом яких автоматична відповідь залишається активною.

7. Налаштуйте автоматичний підпис

Нічого не може бути простішим: перейдіть до налаштувань інструменту, активуйте підпис, і він буде доданий в кінці майбутніх надісланих електронних листів; навіть якщо це автоматичні відповіді.

8. Керуйте кількома поштовими скриньками

У меню налаштувань перейдіть на вкладку «Облікові записи та імпорт». Тут у вас буде кілька можливостей:

  • Зверніться до інших облікових записів електронної пошти
  • Надсилайте листи як ім’я облікового запису, яким ви керуєте

У всіх випадках вам знадобиться пароль облікового запису, який ви хочете додати.

9. Надавайте доступ до свого облікового запису Gmail, не вводячи пароля

Це все в назві: Gmail дозволяє делегувати доступ до вашого облікового запису Gmail, не повідомляючи ваш пароль. Інструмент доступний через налаштування (зубчасте колесо), вкладку Облікові записи та імпорт. Ви можете поділитися своїм обліковим записом з 10 різними людьми та вибрати, синхронізувати позначку як прочитані повідомлення з повним доступом чи ні. Відправник повідомлень, надісланих уповноваженими особами, буде вказаний таким чином: Ваше ім'я (надіслане Делегатом).

10. Відображення панелі попереднього перегляду

У папці "Вхідні" ви можете вибрати, відображати панель попереднього перегляду, натискаючи три рядки біля колеса налаштувань. Одне клацання на піктограмі дозволяє показати або приховати область попереднього перегляду. Клацнувши на маленькій стрілці праворуч, ви можете вибрати, чи віддаєте перевагу горизонтальній або вертикальній панелі.

11. Покладіть електронне повідомлення на утримання

З новою версією Gmail ви також можете поставити повідомлення на утримання. За допомогою цієї функції ви можете надіслати електронне повідомлення у верхню частину папки "Вхідні" через кілька годин або навіть днів після його отримання. Ви можете вибрати один або декілька електронних листів, які потрібно призупинити, натиснувши маленький годинник біля кожного повідомлення. Вони зникають із папки "Вхідні", але не видаляються. Ви можете знайти їх у розділі "Очікує на розгляд" та скасувати функціональність, якщо це необхідно.

12. Переглянути вкладення

У новому оновленні Gmail тепер можна переглядати вкладення електронної пошти одним клацанням миші. Для цього натисніть на налаштування шестерні> щільність дисплея> За замовчуванням. Ви також можете відобразити менші меню з "Звичайний" та "Компактний".

13. Віддалений вихід із системи

Ви можете перевірити свої електронні листи за допомогою багатьох інструментів: браузера, телефону, планшета, спеціального програмного забезпечення тощо. Тому ваш сеанс можна відкрити в багатьох місцях.

У нижньому правому куті веб-версії Gmail повідомлення повідомляє про час, витрачений після останньої активності у вашому обліковому записі; посилання Подробиці дозволяє переглядати відкриті сеанси та віддалено від’єднувати їх. Ви також можете отримувати сповіщення у разі незвичної діяльності.

14. Створіть фільтри

Щоб створити пошукові фільтри в Gmail, натисніть стрілку в кінці рядка пошуку. Заповніть свої критерії та натисніть "Створити фільтр" внизу вікна. Виберіть доступні параметри фільтрації та натисніть "Створити фільтр".

15. Очистіть свою поштову скриньку

Очистити поштову скриньку можна кількома способами:

  • Відсортуйте повідомлення за розміром файлу та видаліть найбільші
  • Сортувати електронні листи за датою отримання та непрочитані електронні листи
  • Очищайте бюлетені за допомогою таких програм, як Cleanfox

Ми детально пояснюємо всі можливі кроки в нашій статті, присвяченій сортуванню та очищенню поштової скриньки.

16. Змініть форматування повідомлень за замовчуванням

Повідомлення, надіслані в Gmail, виглядають однаково: за замовчуванням вони написані чорно-білими та використовують шрифт Sans serif. Якщо ви хочете додати особистий штрих до форматування ваших електронних листів, це просто: перейдіть до лабораторії Gmail і активуйте опцію "Стиль тексту за замовчуванням". Потім поверніться до "Загальної" частини налаштувань електронної пошти, щоб змінити форматування за замовчуванням.

17. Стандартизовані відповіді на Gmail

Потрібно економити час і уникати нудного копіювання та вставлення? Ви можете створювати стандартизовані відповіді в Gmail, щоб миттєво вставляти заздалегідь написаний, відформатований текст у тіло електронної пошти. Щоб створити цю стандартизовану відповідь:

  • Відкрийте новий електронний лист
  • Напишіть текст, відформатуйте його та видаліть автоматичний підпис, якщо він включений, щоб уникнути дублікатів
  • Клацніть на три маленькі крапки біля кошика для сміття та виберіть Стандартизовану відповідь> Зберегти як шаблон> Зберегти новий шаблон
  • Щоб відтворити модель в електронному листі, поверніться до шляху та виберіть Стандартизована відповідь> ім'я вашої моделі

18. Блокуйте небажані повідомлення

Щоб заблокувати повідомлення або облікові записи, які ви більше не хочете отримувати:

  • Клацніть на відповідний електронний лист
  • Натисніть Більше у верхньому правому куті
  • Клацніть на Блокувати [відправник].
  • Якщо ви заблокували відправника помилково, ви можете розблокувати його цим самим способом або перейти до налаштувань> Фільтри та заблоковані адреси

19. Організовуйте електронні листи в Gmail

Щоб легко знаходити розмову та стежити за повідомленнями, Gmail може ідентифікувати їх із символом. Ви можете використовувати декілька, щоб розрізнити особисті та ділові розмови, наприклад, або виділити важливі розмови. Цю функцію можна налаштувати за допомогою вкладки загальних налаштувань. Зокрема, ви можете вибрати символи, які ви хочете використовувати. Вам просто потрібно натиснути один або кілька разів на зірочку, розташовану на рядку вибраного повідомлення електронної пошти, наприклад, у папці "Вхідні", щоб "позначити" подальші дії. Можна навіть шукати повідомлення за цими символами, завдяки ідентифікатору "has". Розмови, позначені синьою зіркою, будуть знайдені, наприклад, за допомогою has: blue-star.

20. Знайдіть вкладення в Gmail

Щоб знайти вкладення в Gmail, є кілька рішень:

  • Якщо ви знаєте одне з ключових слів файлу або електронного листа, який його містить, простий пошук на панелі може вам допомогти
  • Ви також можете скористатися командою "has: attachment" у рядку пошуку та "size: 3m", щоб вказати розмір файлу 3MB, наприклад.
  • Ви також можете шукати вкладення, менші або більші за певний розмір, за допомогою команд більше: 5 м або менше: 5 м для файлів розміром 5 Мб.

21. Вимкнути запис чату у Hangouts

У Gmail ви можете легко спілкуватися у чаті зі своїми контактами за допомогою Hangouts. З кожною розмовою Gmail автоматично реєструє обмін: ця функція дозволяє перечитувати ваші чати пізніше. Якщо ви хочете деактивувати цей запис, все, що вам потрібно зробити, це перейти в приватний режим, натиснувши посилання "Більше" у вікні. Будьте обережні: запис розмов залежить від кожного користувача, тому ваш контакт може зберегти історію ваших обмінів.

22. Вимкніть розмови

За замовчуванням у Gmail обмін електронною поштою групується у розмови. Таким чином, ви можете легко стежити за обмінами, відкриваючи будь-яке повідомлення, яке є частиною тієї ж розмови. Однак це не завжди полегшує пошук. Якщо ви вважаєте, що електронна пошта залишається електронною поштою, просто деактивуйте бесіди через налаштування програми. Кожне повідомлення буде відповідати одному рядку у вашій поштовій скриньці та вашим надісланим елементам.

23. Непомітно надішліть одне і те ж повідомлення кільком людям

Іноді хочеться надіслати одне і те ж повідомлення кільком людям; однак ви не хочете, щоб одержувачі знали про це. У деяких випадках ви хотіли б надіслати одне і те ж електронне повідомлення кільком особам, не розкриваючи всім одержувачам використовувані адреси електронної пошти. Метод, який використовуватиметься, досить простий: просто розмістіть усі адреси в полі CCi, що відповідають прихованим одержувачам. Але будьте обережні, цей прийом не призначений для заохочення спаму; також не забувайте поважати у всіх випадках обмеження, встановлені Gmail.

24. Доступ до контактів у Gmail

У новій версії Gmail для доступу до контактів (у вашому браузері) потрібно натиснути на піктограму, розташовану поруч із вашим аватаром, у верхньому правому куті. Тут зібрані всі програми Google, включаючи Контакти Google. На мобільному просто перейдіть у нижню частину бічного меню, щоб отримати доступ до контактів.

25. Доступ до Gmail без підключення до Інтернету

Ще однією перевагою Gmail є його надійність: рідко трапляється, що послуга недоступна. Однак далеко не всі з нас мають надійне підключення до Інтернету, особливо в дорозі. Щоб отримати доступ до Gmail без підключення до Інтернету (або, коли, на жаль, Gmail недоступний), просто перейдіть до Налаштування> Офлайн і ввімкніть автономний обмін повідомленнями.

26. Використовуйте альтернативи для своєї адреси Gmail

У Gmail ви можете використовувати альтернативи основній адресі, використовуючи оператор "+" і будь-який термін, який ви хочете, безпосередньо перед "@ gmail.com". Таким чином, ви можете створювати фільтри та мітки на основі цієї функції для організації ваших повідомлень. Також пам’ятайте, що Gmail не розпізнає крапки та великі літери. Хороша ідея від Google, яка зменшує кількість помилок при введенні електронних адрес. Таким чином:

27. Налаштуйте інтерфейс та змініть тему

У Gmail доступно багато тем. До них можна отримати доступ, натиснувши на зубчасте колесо у верхньому правому куті. Ви можете просто змінити колір Gmail або додатково налаштувати інструмент. Теми, пропоновані Google, різні, деякі відображають різний фон випадковим чином, а інші залежать від часу доби.

28. Інтегруйте Календар, Keep, Завдання та інші програми

У Gmail у вас є бічна панель ліворуч, що дозволяє отримати доступ до інших програм Google, таких як Календар, Завдання, Зберігати, а також Trello, Sortd тощо. Натиснувши маленький "+", ви дійсно можете вибрати розширення, присвячені Gmail, які полегшать вам навігацію серед ваших улюблених програм.

29. Надішліть великий вкладення, до 10 гігабайт

Тепер можна надсилати важкі вкладення за допомогою Gmail. Конкретно, система обміну повідомленнями використовуватиме Google Drive, щоб збільшити обмеження обсягу вкладених файлів. Без цього виступу максимальний розмір вкладення в Gmail становить 25 мегабайт, включаючи кодування електронної пошти та транспорту. Щоб надіслати більший файл за допомогою Google Диска, потрібно лише створити нове повідомлення, а потім натиснути кнопку «Вставити файли за допомогою Диска». Максимальний розмір вкладеного файлу залежить від обраної пропозиції: використання безкоштовної версії Google Drive обмежить вас до 5 гігабайт.

30. Будьте попереджені про отримання електронного листа на Gmail

Сповіщення на робочому столі для Gmail

Це система попередження у вигляді програми для Windows, яку розповсюджує Google. Він перевіряє електронні листи кожні дві хвилини. Також доступна версія для Mac і дозволяє отримувати, крім того, сповіщення від Календаря Google: це Google Notifier.

Спеціальне розширення для Google Chrome

Google Mail Checker - розширення Chrome від Google, яке регулярно перевіряє отримання електронних листів. Після встановлення нова піктограма ковзає праворуч від адресного рядка. Коли надійшло нове повідомлення, воно обертається на собі і відображає номер, що відповідає непрочитаним повідомленням електронної пошти.

Динамічний значок для Gmail

Ця функціональність існує завдяки Google Labs: лабораторії ідей, завжди доступній у Gmail, що дозволяє розробникам пропонувати вдосконалення. Для його використання повинна бути відкрита вкладка, що відповідає Gmail; але на відміну від розширення для Google Chrome, цей метод працює з усіма браузерами. Його робота проста, але ефективна: значок значка (значок, що відображається на вкладках) змінюється для кожного отриманого чи прочитаного повідомлення електронної пошти. Щоб активувати його, перейдіть у налаштування свого облікового запису Gmail, виберіть вкладку Лабораторії та активуйте піктограму непрочитаного повідомлення, запропоновану Manu C.