Філіп; Підписання компанією дистанційних контрактів у контексті поширення COVID-19 - Фінансова

Автори: Ліліана Дранка (старший юрист) та Ірина Суетеан (юрист) - Filip & Company

В умовах широкого розповсюдження вірусу COVID-19 все більше компаній перекладають свій бізнес в Інтернеті, а працівники та керівництво "вдома »та уникати зустрічей, подорожей тощо. Але робота повинна продовжуватися в контексті соціального дистанціювання, і більшість контрактів можна підписувати (і) дистанційно. Нижче наведено два варіанти укладання дистанційних контрактів, відповідно за допомогою електронного підпису (для людей, які мають такий підпис) та підписання у зустрічних частинах.

Укладання договорів розширеним електронним підписом

Найбезпечніший спосіб укладання дистанційних контрактів - це підписання їх із розширений електронний підпис, на основі кваліфікованого сертифіката та придбаного у уповноваженого постачальника, який має таку ж вартість, як рукописний підпис, нанесений на друковану версію документа. Акредитованих постачальників для видачі сертифікатів електронного підпису в Румунії можна знайти в Реєстрі, опублікованому на веб-сайті Міністерства зв'язку Інформаційного Суспільства.

Власники розширений електронний підпис може достовірно укладати на відстані договори, для яких закон вимагає письмової форми як вимоги про дію чи умовний термін (наприклад, договір страхування) або для яких закон не вимагає жодних формальних вимог про дію (наприклад, оренда, корпоративні контракти або дистанційні контракти між постачальниками фінансових послуг та споживачами). Підписані таким чином контракти мають ту саму вартість, що й ті, що особисто підписані сторонами.

Натомість, розширений електронний підпис не може бути використаний для укладання договорів в автентичній формі - наприклад, договори купівлі-продажу нерухомості або іпотечний договір.

Укладання договорів шляхом підписання зустрічних частин та способи організації підписання

Хоча електронний підпис є ефективним інструментом у нинішній ситуації, у багатьох компаній такого підпису немає. Вони можуть зателефонувати підписання контрактів у зустрічних частинах - найпростіший спосіб дистанційного підписання - який вимагає від кожної сторони договору підписання окремої, але однакової версії одного і того ж договору.

Остаточна версія договору розповсюджується в електронному форматі (.pdf) з усіма сторонами, кожна сторона друкує контракт, підписує його (бажано на кожній сторінці), пише дату та надсилає відскановану підписану версію іншим сторонам. У цьому випадку кожна сторона матиме оригінал контракту із власним підписом та варіантом/сканованою копією, що містить підпис іншої сторони.

Вони можуть закінчитися таким чином контракти, які згідно із законом повинні укладатися в письмовій формі або контракти, щодо яких закон не передбачає жодних формальних вимог. Як і під електронним підписом, підпис контрагента не може використовуватися для договорів, які повинні бути укладені в автентичній формі (перед нотаріусом) - наприклад, для продажу нерухомості.

Це дозволяє уникнути зустрічей, організованих для підписання контрактів, або часу, необхідного для розповсюдження оригіналів копій договору поштою/кур'єрською службою. Однак ми рекомендуємо зберігати оригінали копій контрактів у легкодоступному вигляді, тобто тих, на яких кожна сторона застосувала свій підпис у друкованому форматі. Ця рекомендація є дуже важливою для контрактів, що мають обов’язковий титул примусове виконання, компанії повинні подати судовому приставу оригінали копій договору або завірену копію після них (особливо корисно в цьому відношенні надсилати оригінали поштою/кур'єрською службою).

Варіанти, відскановані підписами сторін, можуть бути використані в будь-яких суперечках, які можуть виникнути між сторонами, в тому числі в питання неплатоспроможності для клопотання про відкриття провадження у справі про неплатоспроможність або про реєстрацію у кредиторів, щоб довести існування договору та зобов’язання сторін. За необхідності можуть бути надані додаткові докази, такі як електронні листи, за допомогою яких сторони змінили остаточну версію та підписану версію договору.