Як чітко та точно спілкуватися електронною поштою, щоб підвищити ефективність
Про автора
Гей! Управління та управління проектами, що підключає вас ?
Я також ! Тож ми добре порозуміємось!:)
Надсилати електронні листи - це добре. Краще надіслати їх потрібній людині в потрібний час з правильної причини та уникати одержувача інтерпретувати повідомлення краще.
Електронних листів, ми всі отримуємо занадто багато! Є також цікаві альтернативи, такі як Microsoft Teams або Slack. Саме це змушує деяких експертів стверджувати, що електронна пошта приречена на смерть.
Вони говорять це вже 20 років, і вже 20 років електронна пошта триває.
Оскільки надіслати електронне повідомлення легко, ми натискаємо Новий, набираємо текст, натискаємо Надіслати, і бах! воно надходить у поштову скриньку одержувача.
Я передбачаю, що на електронні листи все ще чекають світлі дні.
Так, але ось вам. Ми не надсилаємо електронного листа в будь-який час і в будь-який час.
Ось 8 порад, які я міг би зібрати, щоб краще керувати вашими електронними листами та знати, коли надсилати електронне повідомлення.
8 підказок, як ефективно спілкуватися за допомогою електронних листів ?
1) Для простої відповіді спілкуватися в прямому ефірі простіше
Маєте запитання і чекаєте простої відповіді? Так/Ні, погоджуюсь/не погоджуюсь тощо ...
Уникайте електронної пошти, вона загубиться серед десятків інших у папці вхідних вашого одержувача, і в кращому випадку ви отримаєте відповідь протягом 48 годин.
Не великий термін для кількох слів.
У цих випадках віддайте перевагу користуванню телефоном або зверніться безпосередньо до свого колеги. Ви отримаєте час відповіді.
2) Використовуйте та зловживайте спільними повідомленнями
Ви входите в робочу групу і витрачаєте свій час, надсилаючи один одному електронні листи, обговорюючи, як рухатись далі у своєму проекті, або навіть краще (гірше?) Надсилати один одному різні версії того самого вкладення. ?
Давайте швидко зробимо невеликий розрахунок: 5 людей у робочій групі, тому систематично 5 одержувачів електронних листів.
Якщо кожен пише 4 відповіді на початковий електронний лист, це дає нам 20 електронних листів для обробки на кожну поштову скриньку. Додайте до цього вкладені файли з різними версіями кожного електронного листа, і цим почнеться багато керувати.
Використовуючи спільний обмін повідомленнями, такий як Microsoft Teams (входить до пакету Office365) або Slack, дозволяє:
- Створити дискусійну групу, щоб звільнити свою поштову скриньку
- Щоб надати спільний доступ до файлу між усіма учасниками групи, без забруднення поштової скриньки та поштових серверів
- Працювати з кількома людьми одночасно над одним файлом
Економте час, не можете знайти ?
3) Майте право відключити кабель
Надіслати цей електронний лист о 19:00 вашій команді - справді гарна ідея? Якщо вони використовують свою робочу голосову пошту на своєму телефоні, і є велика ймовірність, що вони є, вони відчують тиск відповісти на неї. А якщо ні, це напружить їх до наступного ранку.
Я бачу, що багато менеджерів роблять це, оскільки протягом дня вони не встигають обробити свої електронні листи.
Якщо це стосується вас, дозвольте мені задати вам запитання: як надсилання електронного листа ввечері о 19:00 вашій команді для завдання, яке потрібно виконати наступного дня, відрізняється від відправлення наступного ранку ?
Завдання не дивом вирішиться за одну ніч.
Якщо ви маєте справу зі своїми електронними листами ввечері, напишіть свої відповіді, але подайте їх у чернетку. Надішліть їх наступного ранку та поважайте право на відключення ваших співробітників та колег.
4) Не перевіряйте свої електронні листи в будь-який час доби
У всіх компаніях, в яких я працював (або як працівник, або під керівництвом), мене вразило одне: більшість співробітників залишають свої поштові скриньки постійно відкритими і зупиняють те, що хочуть. Робіть, як тільки надходить повідомлення про нову пошту, щоб прочитати його та терміново відповісти.
Це жахливе безгосподарне управління його поштовою скринькою та його часом.
Я маю 2 поради для вас, якщо це так:
- По-перше, вимкніть усі сповіщення про нову пошту, як на телефоні, так і на комп’ютері. Повідомлення подібне до того, як людина приходить до вашого офісу і кричить перед виходом, ніби нічого не сталося. Це відволікає увагу, і саме це утримує всіх нас від зосередження уваги на тому, що ми робимо щодня.
- По-друге, плануйте два-три рази протягом дня читати свої електронні листи та відповідати на них. І дотримуватися їх, незважаючи ні на що. По суті, електронний лист не є терміновим. Якщо проблема нагальна, люди зателефонують вам або прийдуть до вас.
5) Вкажіть, що насправді очікується від вашого співрозмовника
Немає нічого більш прикрого як одержувача, ніж отримання електронного листа, для якого вам незрозуміло, що робити:
- Чи повинен я відповісти на це, якщо маю копію чи це просто інформація ?
- Яка відповідь чекає мого співрозмовника? Коротка відповідь, довга відповідь ?
Ці запитання я задаю собі щодня і щодня отримую електронні листи, за якими не знаю, що робити.
Ніхто не любить отримувати такі електронні листи, ніхто не любить витрачати 30 хвилин, відповідаючи на простий електронний лист, тому полегште життя своєму співрозмовнику: жуйте їх роботу.
Вкажіть, чого саме ви від нього очікуєте: відповідь/відсутність відповіді, інформація, документ, протягом яких строків ?
6) Економно використовуйте функцію копіювання
Електронний лист легко надіслати, настільки простий, що дуже часто ми копіюємо весь світ лише для інформації. Для задоволення.
Я отримую десятки електронних листів із копією на день. І ти знаєш, що я з цим роблю? Я читаю їх по діагоналі і класифікую. Або я кладу їх прямо в смітник.
Бо вони мене не стосуються.
Менеджер не повинен копіювати всі біржі, які його команда має з внутрішніми співробітниками та постачальниками послуг. Ми повинні розширити можливості "божевільних копірів", повернути їм ініціативу та автономію.
І замість того, щоб розміщувати себе в копії електронного листа (ще раз, насправді не знаючи, що від нас очікують), ми повинні визначити пріоритет звітування, ескалації інформації.
Мені не потрібно знати зміст обміну електронною поштою, просто щоб знати, чи проект іде на шляху чи ні, і чи є проблема, яка це.
Якщо у вас більше двох людей у копії ваших електронних листів, задайте собі питання про правомірність їхньої копії.
7) Пошта надіслана = Тема на розгляді
Майте на увазі, що коли ви надсилаєте електронне повідомлення, ви не маєте справу з темою. Ви просто залишаєте його висіти, поки не отримаєте відповідь.
Ваша поштова скринька - це просто список інших. І навпаки.
Тому суб’єкт зрештою повернеться, і як мінімум у сприятливий момент.
Якщо вам потрібен конкретний документ для продовження проекту, перед тим, як надіслати електронне повідомлення, запитайте себе та подумайте про інші передумови, які можуть вам знадобитися.
Складіть список і лише потім запитуйте своїх співрозмовників.
В іншому випадку ви не закінчите обмін електронною поштою та призупинення завдань у розкладі.
8) Чим більше електронних листів ми надсилаємо, тим більше отримуємо
Нарешті, знайте, що чим більше електронних листів ви надішлете, тим більше отримаєте.
Більшість ваших співрозмовників вважають, що електронне повідомлення призводить до відповіді, тому чим менше електронних листів ви надсилаєте, тим менше часу ви витратите на управління своєю поштовою скринькою і тим ефективнішими ви будете.
Що ви повинні пам’ятати
Електронна пошта не мертва, і вона все ще має свої переваги перед конкурентами, наприклад, спільний обмін повідомленнями. Вам все одно потрібно знати, як користуватися цим засобом спілкування:
- По суті, електронний лист не може бути терміновим. Якщо це терміново, ми їдемо або телефоном, або фізичним контактом.
- Якщо ми можемо уникнути надсилання електронного листа, ми уникаємо його, оскільки електронне повідомлення викликає електронне повідомлення, і це без потреби забруднює вхідні скриньки всіх
- Необхідно ретельно вибрати одержувачів електронного листа, а також часовий інтервал, на який воно надсилається
- Ми консультуємо свої електронні листи лише 2-3 рази на день
- Нарешті, електронний лист ні в якому разі не повинен бути однозначним і повинен чітко визначати, що очікується від його співрозмовника