Як надати відгук своїм співробітникам
Зворотній зв'язок, один з найважливіших процесів, необхідних для підтримання рівноваги в організації, є найбільш прямим способом передачі аргументованої думки про якості та недоліки роботи, яку виконує працівник.
На відміну від процесу оцінювання, зворотний зв'язок надається в результаті конкретного проекту або протягом короткого періоду діяльності. Щоб бути впевненим, що ви надаєте конструктивний, збалансований та ефективний відгук, скористайтеся цією статтею як посібник та дізнайтеся більше що таке зворотний зв'язок, докладніше читайте тут .
I етап - аналіз співробітників
Хоча процес оцінки є колективним, і тимчасові інтервали, за які він проводиться, оголошуються заздалегідь, зворотний зв'язок виникає, коли потрібна перекалібрування способу роботи. Хоча це часто надходить з відділу кадрів або керівництва, його також можуть запропонувати колеги. Якщо ви хочете розпочати роботу з методами, за допомогою яких ви можете визначити справді цінних працівників, ви також можете пройти курси для інспектора з управління персоналом .
Для того, щоб бути впевненим, що ви не витрачаєте час і сили на зворотний зв’язок, результати якого не будуть видно до кінця, вам слід правильно відноситись до працівника, на якого ви орієнтуєтесь. Тільки після точного визначення, як найкраще підійти до кожної людини, ви можете точно знати, як втрутитися.
Крок 1. Якою особистістю він володіє
Незалежно від планів та пріоритетів компанії, якою ви керуєте, зростання настане лише в тому випадку, якщо ви адаптуєте свій тон голосу відповідно до особистості кожного з працівників. Як би ви охарактеризували працівника, якому збираєтесь дати відгук? Він серед тих, хто виступав або вже мігрував до табору тих, хто спалахнув, і чия діяльність видає це повною мірою.?
Якщо працівник прагне домінувати чи впливати на колег, вам доведеться бути обережним, надаючи відгуки, до балансу між позитивними оцінками та тими, які можуть поставити під сумнів його авторитет. Старі співробітники, які демонструють стабільну довгострокову поведінку, захисно реагуватимуть на занадто жорстку критику та почуватимуться мотивованими, якщо ви оціните їх відданість без жодної скупості.
Крок 2. Як ви реагуєте у своїх стосунках з начальством та колегами
Враховуючи, що ви прибули, ви готуєтесь до моменту зворотного зв’язку, ви вже знаєте не лише ім’я чи посаду працівника, але й деякі особливості, пов’язані з його поведінкою. Отже, досить легко скласти уявлення про те, як відбуватиметься дискусія із врівноваженою людиною, з імпульсивним, тим чи іншим, емоції яких часто проявляються.
Ви не хотіли б розпочати розмову занадто урочистим тоном і поставити стіну перед співрозмовником. Зайнята атмосфера може призвести до незадоволення або розчарування обох сторін, а занадто розслаблена може розбавити ваше повідомлення. Пристосувавши свою промову та спосіб нанесення на шпалери тем зворотного зв’язку під темперамент кожного працівника, ви почнете спочатку з шансом отримати бажаний результат.
Крок 3. Дізнайтеся, наскільки сприйнятливі ви повинні змінитися
Вже є істиною сказати, що люди відрізняються один від одного, але, можливо, це є запорукою успіху справді функціональної організації: в розумінні особливостей і способі вирішення кожного з них. Співробітник, якого ви щойно викликали на дискусію, щоб дати йому зворотний зв’язок, має власний горизонт очікувань щодо еволюції, яка очікує його в компанії, та його особливий спосіб зрозуміти все, що відбувається навколо.
Якщо повідомлення, яке ви хочете передати, пов’язане насамперед із впорядкуванням діяльності, воно повинно відповідати досвіду, який ви мали до цього часу з працівником. Ось декілька запитань, які слід задати собі перед зустріччю зі своїм працівником:
- Скільки мобільності він виявляє в процесах, в яких він бере участь?
- Як швидко він засвоює нові методи роботи?
- Як вона пристосовується до сучасних технологічних засобів?
- Сприяє реконфігурації команд, в яких вона працює?
Крок 4. Як реагувати на виклики
Не рідко завершення проекту передбачає не лише знання обов’язків, перелічених в посадовій інструкції. Пікові періоди, коли клієнти та ділові партнери можуть додатково ускладнювати процедури, вимагатимуть додаткових ресурсів від вашого працівника.
Стійкість до стресів, здатність знаходити нові рішення в рекордні терміни або сміливість приймати мужні рішення у важкі часи різнять простого працівника від справжнього людського ресурсу. Впровадження нових способів роботи або інтеграції у більший підрозділ, що вимагатиме максимальної здатності працювати в команді, - це також інші проблеми, які виявляють гідних працівників. Якщо хтось із працівників не пристосовується до вимог, ви можете підійти до проблеми радикально, використовуючи послуги з підбору персоналу професійного персоналу. .
II етап - як надати фактичний зворотний зв’язок
Як ніколи раніше, ми все більше залежимо від спілкування та емоційних зв’язків, встановлених між колегами. Згідно з дослідженням у Гарварді, сьогодні ми витрачаємо на 50% більше часу на спільну діяльність, будь то зустрічі, тренінги чи щотижневі навчальні заняття.
Отже, якщо ви хочете, щоб успіх компанії став реальністю, вам потрібно буде вкладати солідні ресурси часу та енергії, щоб періодично піднімати пульс команди на траву. Аргументований відгук може сприяти професійній еволюції вашого працівника, тоді як недостатньо розвинений поглибить його дилеми та призведе до виснаження.
Крок 1. Лице до обличчя або письмо?
Готуючи відгук, який ви хочете надати своєму співробітникові, ви повинні враховувати як тип відносин, які ви збираєтеся побудувати з ним, так і ступінь, до якої ви хочете налагодити діалог між собою. Якщо ви покладаєтесь на той факт, що працівник отримає і критику, і оцінку відкрито, ви можете легко забронювати кімнату для переговорів. Якщо ви думаєте, що або ваш співрозмовник був би полохливим, або зажадав би занадто багато сміливості після зворотного зв’язку, ви можете перейти до варіанту надіслати йому докладний електронний лист із усім, з чим ви хотіли б поспілкуватися.
Почніть повідомлення з дружнього зауваження, а потім згадайте важливість внеску вашого працівника у компанію. Спочатку дайте позитивні відгуки, а потім тактовно скеруйте дискусію на негативні, але перетворіть репліки на поради. Детально поясніть негативні відгуки та поясніть кожне питання окремо, навіть на прикладах, якщо це необхідно. Тут пропонуються рішення та шляхи вдосконалення речей, а також конкретні наслідки пасивності працівника. Нарешті, покажіть свою готовність пояснити будь-які питання в очній дискусії.
Крок 2. Виберіть правильний час
Навіть якщо електронні листи розлітаються і робоче навантаження накопичується від години до наступної, деякі дні в офісі можуть бути зайнятішими, а інші багатшими у хвилини перепочинку. Перед налаштуванням наради корисно перевірити наявність працівника. Існує ризик витягти його з середини вирішення складного сервісного завдання, яке зажадало б усього часу, необхідного для робочого дня. Крім того, дискусія, проведена в першій частині дня, зі свіжими силами, буде сприйнята з більшою сприйнятливістю.
І останнє, але не менш важливе: важливо, щоб ви були готові надати відгук. 44% менеджерів, які брали участь у Гарвардському дослідженні, визнали, що момент зворотного зв'язку викликає у них стрес. Можливо, зайнятий рух або бурхлива розмова по телефону зробили ваш ранок більш неприємним. Накопичена напруга з причин, які відомі лише вам, може відхилити вас від принципів невимушеної дискусії. Замість того, щоб поспішати починати дискусію, краще почекайте кілька годин або навіть кілька днів.
Крок 3. Як "упакувати" відгуки
Більшість співробітників виявляють природну тенденцію прихильно реагувати на відгуки, що надходять якомога позитивніше. Таким чином, вони відчувають, що вони професійно розвиваються і накопичують нові знання або дедалі ефективніші способи роботи, від одного дня до іншого. Замість того, щоб використовувати так звану конструктивну критику, вибирайте похвалу, але також у конструктивних цілях і лише безпосередньо у зв'язку з певним успіхом працівника.
Не вважайте такий підхід менш гідним, ніж суворе ставлення ваших співробітників. Хоча деякі керівники вважають, що похвала підлеглих також включає ризик створити занадто велику відстороненість, дослідження Галлапа може суперечити цій думці. 67% співробітників, які брали участь, виявили більше відданості організації, в якій вони працюють, в результаті відверто виражених оцінок керівника.
Кім Скотт, один з колишніх виконавчих директорів Google і автор книги "Радикальна відвертість: будьте босом без втрати людства", вважає, що критикувати працівників - це не робота менеджера, а обов'язок. Однак секрет полягає у фокусі на професійній поведінці, а не на самій людині. Ця порада може здатися парадоксальною для ідеї конструктивної похвали. Однак поєднання твердості та розслабленості може зробити вас більш довірливим перед працівником, який неохоче дає вам відгук.
Важливо припустити незручну розмову в перші 24 години після подій, які її викликають. В іншому випадку важливі деталі для реалістичного зворотного зв’язку будуть втрачені, і одержувач зворотного зв’язку зможе вибірково використовувати власну версію подій. На думку Бена Горовіца, відомого бізнесмена та автора, абсолютно недоречно доставляти бутерброд із негативних відгуків, розміщений між двома "шматочками" позитивної оцінки. Більше того, уникайте давати відгуки працівникові перед його колегами, особливо якщо обговорення буде відзначатися в основному критикою його діяльності.
Використовує конкретні посилання на досягнення та невдачі працівника на основі конкретних координат у часі. Таким чином, ви надасте поінформовану, актуальну та корисну думку в майбутньому. Запитайте свого співрозмовника, чи все зрозуміло, і попросіть його зробити підсумок дискусії, наприкінці, щоб перевірити, чи приділяв він достатньо уваги вашим ідеям.
Щоб передати йому, що ви довіряєте його майбутнім діям, запропонуйте йому вільно висловити свою думку, якщо він бачить інші способи роботи. І останнє, але не менш важливе: подякуйте працівникові за приділений час і запевніть, що він може звернутися до вас на випадок, якщо у нього все ще виникнуть сумніви.
III етап - подальші відгуки
Щоб зустріч принесла свої плоди в майбутньому, було б краще не покладатися на просту доставку відгуків. Перевірка того, як співробітник зрозумів ваші ідеї, збільшує шанси на їх швидше втілення.
Крок 1. Що співробітник зрозумів із відгуків
Як тільки ви поговорили з працівником, поки інформація та реакція обох ще свіжі, попросіть його повідомити вам, як він усе отримав. Незалежно від того, чи реагує працівник електронною поштою, чи просто під час подальшого обговорення, важливо з’ясувати, що він думає про розмову та які плани має покращити свій бізнес. Також з цього приводу ви можете показати свою готовність допомогти працівникові досягти його цілей або визначити найбільш відповідну допомогу серед його колег.
Крок 2. Перевірте, як реалізуються ваші пропозиції
Виходячи з того, що відносини між вами та вашим працівником характеризуються взаємною довірою, відразу після зворотного зв’язку ви можете перейти до найбільш реалістичної оцінки діяльності працівника. Перелік узгоджених з ним цілей та очікувань повинен періодично стикатися із способом роботи та звітами, що надходять від ієрархічного начальства працівника.
Для отримання більш реалістичної картини ви можете використовувати процес оцінки на 360 градусів або з кількома джерелами, один із найпоширеніших і найповніших способів, за допомогою якого роботодавець може отримати відгук про працівника. Це можете зробити ви, колеги або клієнти, і навіть працівник на прохання керівництва. Характеризуючись анонімністю, цей метод є досить суперечливим, але, незважаючи на деякі думки, його не можна вважати шпигунством.
Крок 3. Підготуйтеся до наступного відгуку
Сформульований правильно і професійно, відгук можна вважати успішним, коли він досягає своєї мети.
Якщо це призводить до поліпшення або зміни поведінки співробітників, а також до підвищення ефективності та поліпшення спілкування, ви можете бути впевнені, що діяли правильно. Слідкуйте за розвитком співробітника та встановіть наступний зворотний зв’язок або на фіксовану дату, або після виконання або відмови від деяких показників ефективності, встановлених разом із працівником.
Забезпечення збалансованого зворотного зв'язку може виявитись важливою проблемою навіть для менеджерів, які мають багаторічний досвід роботи. Людська природа, як правило, впливає на об’єктивність повідомлення, і брак часу зовсім не допомагає у підготовці мовлення. Наскільки серйозний такий підхід, зміни у діяльності ваших співробітників не затягнуться.
Будьте в курсі останніх новин про бізнес та HR!
Якщо ви підприємець, менеджер або фахівець з персоналу, не слід пропускати найкориснішу інформацію, щоб виростити продуктивну та задоволену команду.!