Не вдається виконати 5 завдань, що призведе до зниження вашої продуктивності
від Тіма Рейхеля
Старий добрий Список справ.
У кожного є один і майже кожен день у нього каракулі. Завдяки їй ми відстежуємо напружені будні. Важливі завдання, звичайно, перетворюються на "завдання", їм дають тире і щасливо ставлять галочки після того, як ми їх виконаємо.
Єдина проблема: списки справ - це не просто списки справ.
На шляху до продуктивної самоорганізації ви можете зробити багато дрібних помилок, які надмірно ускладнюють ваше життя. Створення списку справ не є ракетною наукою, але я знаю багатьох студентів, які підходять до планування своїх завдань абсолютно неправильно і тим самим гальмують себе.
Щоб цього не сталося з вами, я покажу, на що слід звернути увагу.
Прочитайте книгу про дупу!
Більше ніяких проблем з мотивацією під час навчання: вдари себе в попу і стань щасливим! Отримайте книгу про дупу: перші 37 сторінок ви отримуєте безкоштовно. Просто додайте себе до списку електронної пошти:
Гарантовано відсутність спаму. Ви станете частиною мого бюлетеня і отримаєте зразок для читання, корисні поради для навчання та відповідні рекомендації щодо книг. Можливість скасування в будь-який час.
Ось як скласти свій список справ
Список справ - це більше, ніж простий перелік речей, які ви маєте на увазі. Список справ - це організаційний інструмент, який повинен полегшити вашу роботу та вести вас протягом дня.
Щоб це працювало, вам слід дотримуватися кількох правил гри. Інакше ви не створите ясності та порядку, а розгубленість та додатковий стрес.
На цьому 5 Список завдань не вдається відтепер слід мати на увазі:
Помилка # 1: Забагато шансів і кінців
Не використовуйте свій список справ як резервуар для всіх шансів і кінців.
Мета вашого списку - записати та впорядкувати найважливіші завдання, щоб ви могли швидко та ефективно їх обробляти.
Призначення, контактні дані, речі для щотижневих покупок або довідкова інформація про ваші улюблені серії не є частиною цього і не мають місця у вашому списку! До вашого списку можна вносити лише завдання - те, що потрібно зробити; то нічого.
Слід також розмежовувати важливі та неважливі речі, і для кожного пункту обмірковувати, чи дійсно це потрібно додавати до вашого списку. В іншому випадку ваш список справ буде занадто повним, і ви втратите слід.
Рішення: На додаток до списку справ, ви також можете створити інші списки покупок, зустрічей та інших категорій! Обмежтеся справді важливими завданнями у вашому списку справ та не робіть дрібниць!
Помилка №2: Неточні завдання
Переконайтесь, що ваші завдання чітко і точно сформульовані.
Немає нічого гіршого, ніж прочитати завдання зі списку справ, а потім запитати себе: "Що це означає?"
Припустимо, ви подивитесь на свій список і прочитаєте пункт “книга”. Що ти хочеш із цим робити Яка книга мається на увазі? Чи потрібно читати книгу Якщо так, то які сторінки? Чи потрібно повертатися до нагрудника? Якщо так, то коли? Сьогодні? Або ви позичили його у однокурсника? Ви хотіли заздалегідь просканувати кілька глав? Ви не знаєте - соромно.
Щось подібне було б краще: "Читати книгу" xxx "(сторінки 34-58), до xx.xx.xxxx". Або: "Забронювати" xxx "назад до нагрудного знака, доки xx.xx.xxxx.
Списки справ популярні, оскільки нам не потрібно запам’ятовувати записані нами завдання. Список нагадує нам. Просто дурно, якщо наші нотатки занадто неточні і таким чином стають нікчемними.
Рішення: Сформулюйте свої завдання якомога точніше! Ви повинні включити будь-яку відповідну інформацію, щоб ви не витрачали свою здатність мислити на запам’ятовування будь-яких деталей.
Помилка №3: Цілі занадто великі
Ваші завдання та цілі не повинні бути настільки великими, щоб вони стримували та блокували вас .
Ваш список справ не є всеохоплюючим стратегічним документом, у якому ви ставите цілі на наступні 5 років. Це компіляція ваших поточних завдань. Ось чому такі пункти, як "робота зі старими іспитами", "написання бакалаврської роботи" або "біг марафону", не є одними із завдань, які повинні бути у вашому списку.
Не помиліться: всебічні, великі цілі - це чудово, і вам слід їх записати (додаткову інформацію можна знайти тут) - але вони не входять до вашого списку справ.
Якщо ви обираєте свої завдання занадто великими, ви лише створюєте додатковий тиск і блокуєте себе, тому ваші завдання повинні бути досяжними та здійсненними. Тому що це єдиний спосіб крок за кроком наблизитись до своїх великих цілей.
Рішення: Розділіть великі завдання на невеликі, керовані одиниці і працюйте над ними одне за одним! Складіть власний список для своїх довгострокових цілей!
Помилка №4: немає пріоритетів
Розмежуйте важливі та неважливі завдання та структуруйте свій список справ.
Не всі завдання у вашому списку є важливими або нагальними. Є деякі речі, про які ви просто повинні пам’ятати, але це може зачекати, поки це буде зроблено .
Наприклад, робота по дому з кінцевим терміном на кінець тижня є важливішою, ніж підготовка до іспиту за 3 тижні. Призначення лікаря через біль у грудях є більш нагальним, ніж призначення перукаря, а зустріч з професором важливіша за пиво після роботи з колегами-студентами (іноді принаймні).
Без пріоритетів ви заглиблюєтесь і приймаєте неправильні рішення. Тому вам слід вжити профілактичних заходів у вашому списку справ та оцінювати свої завдання відповідно до їх важливості та актуальності.
Призначайте пріоритети своїм завданням! Розділіть свій список справ на дві колонки: перша - важливі та невідкладні завдання; решта вноситься в інший стовпець!
Помилка №5: Без кінцевого терміну
Якщо ви підходите до своїх завдань без фіксованого терміну, ви витрачаєте час і працюєте непродуктивно.
Працюючи, ми дотримуємось так званого закону Паркінсона: «Завдання розширюється настільки, наскільки є час для його виконання». Це означає: чим більше часу у нас є для виконання завдання, тим довше нам потрібно також за це.
Приклад: Якщо у вас є місяць, щоб підготуватися до іспиту, ви витратите перші три з половиною тижні на непродуктивні резюме та деталізовану перфекціоністську роботу. Зрештою, коли наближається термін, ви дійсно все це повторюєте і робите найбільше. Чому? Бо термін вас змушує.
Тому встановіть кінцевий термін для кожного завдання у вашому списку справ та надайте обов’язкову інформацію.
Рішення: Рішення: Дайте кожному завданню зі списку завдань фіксований термін і дотримуйтесь його!