Обов’язкові та факультативні реєстри асоціації

Трохи цифровий у вашій асоціації ?

Будь-яка асоціація згідно із законом 1901 року повинна вести спеціальні реєстри, в яких фіксуються всі події, що відбуваються в житті асоціації: зміна статуту, зміни в адміністрації чи управлінні асоціацією тощо. Оскільки постанова від 23 липня 2015 року про спрощення режиму для об’єднань та фондів, ведення спеціального реєстру більше не є обов’язковим, хоча це все ще настійно рекомендується. З іншого боку, інші документи, як і раніше, актуальні і сьогодні, такі як реєстр проваджень, протоколи ....

Спеціальний реєстр асоціації: що говорить закон ?

Постанова No 2015-904 від 23 липня 2015 року, стаття 1, 1 ° скасувала пункт 5 статті 5 закону від 1 липня 1901 року таким чином скасовуючи зобов'язання вести спеціальний реєстр, в якому реєструються зміни та зміни, що стосуються асоціації. Ця зміна закону спрямована на спрощення режиму діяльності об’єднань та фондів, а також на оптимізацію їх правової безпеки.

Однак він залишається корисним, оскільки дозволяє задокументувати функціонування асоціації протягом усього її існування: формальності, що виконуються в префектурі (зміна керівника, переведення головного офісу, придбання установ тощо), юридичні процедури тощо.

У вас є асоціація ?

HelloAsso - це безкоштовне рішення для французьких асоціацій та організацій для отримання онлайн-платежів.

Інші реєстри закону про асоціації 1901 року

Для належного функціонування асоціації можуть також вести різні реєстри. Факультативний характер деяких не зменшує їх корисність.

Реєстр обговорень

Статути або внутрішні нормативні акти можуть вимагати від асоціації ведення реєстру обговорень, особливо якщо воно визнане державним корисним. Однак у тиші статутів доцільно уникати подальших суперечок стосовно рішення, прийнятого, наприклад, на загальних зборах. Крім того, цей документ гарантує надійне управління та прозоре функціонування асоціації.

Реєстр обговорень реєструє основні обговорення засідань різних органів асоціації: офісу, ради директорів, загальних зборів. З цією метою це дозволяє:

Зберігати історію та пам’ять асоціації, щоб полегшити передачу даних між старими та новими лідерами;
Доведіть, у разі суперечки, дотримання процедур, зазначених у статуті, та обґрунтованість прийнятих рішень

За своїм необов’язковим характером він може приймати будь-яку форму, яку бажає асоціація. Таким чином, це може бути:

Реєстр у прямому розумінні цього слова;
Розв’язувальний підшивник, в який вставляються та нумеруються комп’ютерні видання протоколів.

У всіх випадках його потрібно зберігати хронологічно, без пробілів, стирань або перевантажень та зберігати в штаб-квартирі асоціації.

Добре знати

Щоб надати доказове значення реєстру обговорень, він повинен бути перерахований та парафірований особою, уповноваженою представляти асоціацію.

Унікальний реєстр персоналу

Цей документ є обов'язковим для всіх асоціацій, в яких працюють працівники. У ньому перелічено всіх працівників у хронологічному порядку їх найму. Таким чином, для кожного з них у документі повинна бути зазначена наступна інформація:

Прізвище та ім'я;
Дата народження;
Національність;
Стать;
Працевлаштування;
Кваліфікація;
Дата в'їзду та, можливо, виїзду;
Дата дозволу на найм або припинення.

Добре знати

Єдиний кадровий реєстр ведеться в штаб-квартирі асоціації протягом п’яти років з дня від’їзду працівників.

Для кожного закладу асоціація повинна вести кадровий реєстр.

Реєстр учасників

Цей документ являє собою список імен усіх членів асоціації: особистість, банківська ідентичність, асоціативне життя. У випадку невеликої кількості членів або якщо асоціація організовує лише одне або два загальних збори на рік, може бути достатньо простого зошита. У цьому випадку необхідна оцифрована версія. Більше того, комп’ютеризований реєстр членів дозволяє:

Сприяти сортуванню, класифікації та консультуванню файлу;
Спрощення автоматичного надсилання комп'ютеризованої пошти;
Спростіть редагування ярликів пошти.

З моменту впровадження затвердження № 8 (колишній спрощений стандарт № 23), некомерційна асоціація згідно із законом 1901 року звільняється від декларування справи про членство в CNIL. За умови, що в ньому згадуються лише особисті дані членів (дані, які, ймовірно, не порушують конфіденційність чи свободи), спрощуючи адміністративне управління членів та донорів асоціації. Таким чином, не повинно бути включено жодного расового чи етнічного походження, політичних, філософських чи релігійних поглядів, членства в профспілках, стану здоров'я чи статевого життя, правопорушень, засуджень чи правових заходів стосовно члена.

Зверніть увагу, що особисті дані не можуть зберігатися після від'їзду члена, якщо не вимагається інше.

Протокол

Складання та ведення протоколів наприкінці засідань не є обов'язком для асоціацій, крім тих, на яких поширюються особливі умови. Тим не менше, ці документи настійно рекомендується уникати будь-яких подальших суперечок щодо резолюцій, прийнятих на загальних зборах. Таким чином, вони повинні згадати:

Назва асоціації;
Дата та місце зустрічі;
Спосіб скликання та його автор;
Члени, присутні та представлені;
Інші люди, які беруть участь у зборах;
Можливий кворум;
Будь-які документи та звіти, що надаються членам;
Порядок денний;
Текст обговорення, винесеного на голосування;
Результат обговорення голосів шляхом обговорення.

Для надання доказового значення протоколам вони повинні бути:

Підписано спільно президентом асоціації та секретарем:
Сформульовано без пропусків, стирань або перевантажень у реєстрі або пронумерованих сторінках:
Зберігається в штаб-квартирі асоціації.

Бухгалтерські записи

На додаток до цих записів, асоціація зобов’язана вести бухгалтерський облік, включаючи ті, що підпадають під план рахунків. Мова йде про:

Книга журналу: вона фіксує за датою всі доходи та витрати об’єднання. Формулювання, обсяг та посилання на підтверджуючі документи згадуються там.
Головна книга: вона охоплює всі операції журналу і, можливо, всі інші книги асоціації. Кожен класифікується на присвяченому йому рахунку відповідно до плану рахунків асоціацій та фондів.
Інвентаризаційна книга: вона централізує річні рахунки: звіт про прибутки та збитки, баланс, додатки та балансовий баланс.

Добре знати

Асоціації, які ведуть подвійний облік, повинні розробляти кілька типів журналів: журнал закупівель, журнал продажів, банківський журнал, журнал касових операцій та журнал різних операцій або ОД.

Ведення рахунків згідно з асоціативним планом рахунків є обов'язковим для того, щоб дати фінансову оцінку волонтерства та оцінку пожертв та зробити їх доступними в натуральній формі.