Правила, формулювання та методи дають зворотній зв’язок
Термін "зворотний зв'язок" (або: "надання зворотного зв'язку") означає зворотній зв'язок або оцінку іншою особою. Зворотній зв'язок доповнює самосприйняття або самооцінку, наскільки це можливо, "об'єктивним" зовнішнім оцінюванням та зовнішнім сприйняттям. Ті, хто надає зворотний зв'язок, можуть розповісти іншому, як працює їхня поведінка або як вона сприймається, як він або вона оцінює ситуацію чи результативність, або який потенціал для покращення визнаний. При правильному використанні відгуки можуть бути надзвичайно цінними. Насправді у вашій роботі важливо розвиватися далі. Відгуки не завжди вітаються і потребують чітких правил ...
Що таке зворотний зв'язок?
Це може бути не завжди приємно, іноді навіть соромно. Але відгуки в основному складаються з двох компонентів:
- дати відгук
- Візьміть відгук
-
Зворотній зв'язок - одна з основ безконфліктного та конструктивного спілкування. Вони служать для з’ясування непорозумінь, усунення слабких місць та формулювання претензій та очікувань.
Коротше кажучи: професійний відгук створює приємну атмосферу, зміцнює взаєморозуміння, допомагає зміцнити довіру та покращує результат:
Відгуки як інструмент управління
Як інструмент управління персоналом та розвитку персоналу, професійний зворотний зв'язок використовується для підвищення ефективності роботи та мотивації працівників. Наприклад, Річард Конніфф з Єльського університету показав, що конструктивні відгуки можуть збільшити мотивацію та ефективність роботи співробітників на 10 відсотків. Якщо високі результати оцінюються і про це повідомляється, мотивація навіть зростає на 17 відсотків.
Позитивні відгуки краще впливають на настрій та мотивацію працівників, ніж суто грошові заохочення, такі як премії або збільшення зарплати.
Однак передумовою цього є те, що зворотний зв’язок не дається спонтанно чи імпульсивно, а навпаки, готується та здійснюється професійно в достатній кількості (з точки зору простору та часу). Наприклад, у формі так званої дискусії зі зворотним зв'язком.
Однак конкретні цілі, які переслідуються за допомогою зворотного зв'язку, також є визначальними. Можливі такі цілі та функції зворотного зв'язку:
Функції зворотного зв’язку
- Визначити та оцінити рівень роботи
- Назвіть та оцініть досягнуті успіхи
- Визначте нові цілі та сформулюйте майбутні вимоги
- Проаналізуйте необхідні навички
- План подальшого розвитку працівника
- Вирішуйте непорозуміння або (особисті) конфлікти
- Домовитись про подальшу співпрацю
- Зміна (небажаної) поведінки
- Удосконалювати або заохочувати майбутні рішення
- Створіть більшу ідентифікацію роботи та робочого середовища
Немає сумніву в тому, що такий широкий зворотний зв'язок є величезним викликом для обох сторін - як для того, хто дає відгук, так і для одержувача.
Зрештою, професійний відгук - це не просто похвала, це ще й критика і завжди включає делікатні сфери, такі як особистісний розвиток, і одночасно включає позитивну та негативну поведінку.
Сказати це не простіше, ніж прийняти такий відгук. Тим важливіше для постачальника зворотного зв'язку створити для цього неформальну та спокійну атмосферу, а також звернути увагу на доцільність зворотного зв'язку.
Ті, хто безпідставно перевантажують своїх колег, лише посилюють своє розчарування.
Правила зворотного зв’язку: 6 порад
Для того, щоб професійний відгук працював, вам потрібні чіткі правила зворотного зв’язку. Зворотній зв'язок може розкрити весь свій потенціал лише за умови, що порада вітається, а радник має на увазі (насправді хоче лише найкращого для вас). Для цього обидві сторони повинні дотримуватися цих шести основних правил:
1. Отримайте огляд
Зовні все часто виглядає набагато простіше. Перш ніж піддатися спокусі догодити іншим своєю проникливістю, важливо судити про це справді грамотно: чи всі змінні насправді відомі - також з урахуванням ситуації зацікавленої особи? Іншими словами, ви повинні давати хороші поради іншим, лише якщо можете.
2. Зачекайте момент часу
Ніколи не слід радити нікому непроханим. Готовність дати відгук має бути. В іншому випадку це набуває характеру інструкції. У кращому випадку хороша порада - це пропозиція, від якої хтось може так само легко відмовитись, не ображаючись. У кращому випадку зворотний зв'язок - це відповідь на питання. Тим не менше, зворотній зв'язок повинен бути наданий якомога швидше, інакше зв'язок із ситуацією все більше зникає.
Формулювання зворотного зв’язку: У роботі можливі такі формулювання зворотного зв'язку:
- "У мене таке враження, що ..."
- - Я нещодавно помітив ...
- "Хоча я дуже ціную _________, цього разу мені це не сподобалось ..."
- "Я думаю, що порівняно з ..."
- "Я б хотів більше цього ..."
- "Я думаю, було б краще, якби ти наступного разу ..."
- "Я був би радий, якби в майбутньому ти ..."
3. Створити фреймворк
Якщо це можливо, дайте відгук лише приватно, щоб інший міг зберегти обличчя, особливо якщо відгук є критичним.
4. Сформулюйте I-повідомлення
Конструктивна критика ніколи не є розмитою, вона завжди конкретна. Узагальнення та загальні висловлювання нікому не допомагають, ніяких значущих дій з них не можна зробити. Щоб відгук був зрозумілим, він повинен якомога конкретніше пояснити, як його можна покращити. Це також змушує постачальника зворотного зв’язку довести, наскільки насправді якісні його поради. Однак такий відгук тим краще сприймається, чим суб’єктивніше він формулюється (технічний жаргон: I-повідомлення). Тож поговоріть про свої особисті спостереження та враження та скажіть, що б ВИ робили, а не те, що робите ви. Наприклад: «Пані Мустер, у мене склалося враження, що Ви не були оптимально підготовлені до Вашої останньої презентації. Відповісти на запитання можна було лише ухильно. Що це було? "
Надання відгуку: 3 кроки
- Покажіть свою точку зору
Перш за все, мова йде про ваше особисте та індивідуальне сприйняття. Не вимагайте правди для себе, а повідомте про те, що бачите, відчуваєте і спостерігаєте. - Поясніть свою точку зору
На другому етапі вам слід пояснити, які висновки ви робите зі свого сприйняття та як це впливає на вас. Одне з можливих формулювань: "Для мене це здається ..." - Сформулюйте свої сподівання
Нарешті, ви формулюєте апеляцію (нова німецька: "Заклик до дії"): Що ви очікуєте від іншої людини? Що він повинен робити інакше в майбутньому?
5. Показати перспективи
Але не втручайтесь! Хороший радник ніколи не створює тиску, він лише підсилює підозру. Так само табу: Примушення інших виправдовуватися. Йдеться про конструктивне відображення інших нових, інших перспектив; описувати ситуацію об’єктивно нейтрально, не засуджуючи та не ображаючи іншу людину. Навіть якщо вам доведеться змусити когось бути щасливим - тут це заборонено!
6. Прийміть відгук
Розумний той, хто дає відгук, ніколи не сформулює свої рекомендації абсолютно так, ніби це найвища мудрість і непереборні істини. Швидше, він повинен дозволити іншому висловитись і сигналізувати про відкритість, дозволити самому ставити під сумнів його поради і, звичайно, також приймати відгуки з його боку. Тільки так можна створити щось на зразок діалогу на рівні очей.
Прийміть відгук: 3 кроки
- Прийміть
Прийміть спостереження одне одного для того, що ви є: Його сприйняття речей. - Довідки
Переконайтеся, що ви правильно надіслали відгук. Якщо щось незрозуміло: запитайте! - Підсумовувати
Подумайте, що надійшло вашому колезі, та підсумуйте висновки та відгуки своїми словами.
4 помилки зворотного зв'язку
Навряд чи щось гірше за непрохані поради. Звичайно, інший може це лише добре розуміти, хоче допомогти. Але якщо неправильно сформульовано та подано не в той час, зворотній зв’язок може швидко діяти як патерналізм, напад чи приниження. Від відгуків залишається не більше, ніж критика, задирання та осуд.
Крім того, оскільки за деякими відгуками криється лицемірство або справжній профільний невроз: Такі радники хочуть покращити себе завдяки зворотним зв’язку, показавши іншим, що вони мають перевагу власних знань. погано!
Розпізнайте отруєний відгук
Нещаслива удача: отруєний відгук легко помітити. Наприклад, про такі підказки:
- Поганий відгук шкодить (формулюється), а інших робить малими.
- Погані відгуки нападають особисто на іншу людину.
- Погані відгуки засуджують замість того, щоб судити.
- Поганий зворотний зв’язок виривається - без співпереживання моменту чи поточних почуттів.
- Поганий відгук переслідує ваші власні інтереси - не те, що потрібно іншим.
Інші помилки також регулярно допускаються під час надання відгуків. Типові підводні камені здебільшого полягають у деталях і вже мають дискваліфікованих радників.
Найгірші помилки зворотного зв'язку
Оскільки вам слід завжди слідувати власним порадам, наступні чотири помилки зворотного зв’язку сформульовані (як правило) позитивно:
Реакції зворотного зв’язку: модель SARA
Скрізь, де є критика та негативні відгуки, реакція працівників варіюється від прийняття та прийняття до неприйняття та гніву. Досить багато керівників переживають справжню поїздку на гірках емоцій, що також характерно для життєвих криз. Особливо, коли відгуки пов’язані з серйозними наслідками або змінами для працівника.
У науці цей спектр відповіді також називають моделлю SARA. За цим стоїть скорочення, яке складається з чотирьох фаз - Шок, Гнів, Опір і Прийняття. Менеджери, які дають співробітникам зворотний зв'язок на основі 360-градусного зворотного зв'язку, наприклад, повинні бути готовими та бути готовими до:
Фаза 1: Шок
Той, хто отримує негативні відгуки, спочатку реагує шоком: «Не може бути! Безумовно, була допущена помилка ... «Причиною є раптовий розрив між собою та зовнішнім сприйняттям. Зацікавлена особа повинна обробити це першим.
Фаза 2: Гнів (гнів)
На другій фазі більшість відповідає своєрідною форвардною обороною: адже те, що не може бути тим, що не може бути, виною повинні лягати на інших. Замість того, щоб сумлінно розпитувати і розмірковувати над собою (що є більш неприємним), делегується відповідальність: за паршиві обставини, неприємних колег, заздрісників, дурні опитування.
Фаза 3: Опір
Оскільки зворотний зв'язок пов'язаний із (іноді болісними, іноді трудомісткими) змінами, опір зростає у фазі 3: "Ось такий я ... Це занадто, ніхто не може просити цього у мене!" завжди знаходити нові причини та аргументи. Це найскладніший етап для менеджерів.
Фаза 4: Прийняття
У якийсь момент - сподіваємось - настане останній етап емоційної поїздки на американських гірках: зацікавлений працівник приймає відгуки, а також свою частку в ситуації. Тепер шлях до змін і конструктивної роботи з розвитку відкритий. Але лише на четвертому етапі.
Всі ці реакції можуть також виникати із затримкою і лише через кілька днів після розмови. В самому оціночному інтерв'ю колеги спочатку зберігають спокій зовні. Можливо, ви не хочете спочатку демонструвати оголеність і травлення.
Тому вам слід уважно спостерігати за своїми працівниками та, якщо потрібно, провести другу співбесіду.
До речі, психолог Арт Маркманн особливо інтенсивно займався питанням, чому зворотний зв’язок не дає результатів, а поради не приймаються. Він бачить проблему в різних рівнях абстракції між постачальником зворотного зв'язку та одержувачем зворотного зв'язку.
Точне пояснення ми узагальнили для вас у форматі PDF, який ви можете завантажити ТУТ безкоштовно.
Запитайте про відгук
Рука на серці: коли ви востаннє запитували колег чи свого керівника про відгук? Чи минув якийсь час? Тоді ви почуваєтесь як багато інших працівників. Більшість з них добре усвідомлюють важливість зворотного зв'язку:
Жодної цілеспрямованої розробки без зворотного зв’язку.
Проблема: Відгуки часто ототожнюють із критикою.
Критика може бути частиною обговорення зворотного зв'язку. Але лише один із багатьох. Похвали, оцінки, поради та пропозиції щодо вдосконалення - також частина цього.
Саме тому зворотний зв’язок так важливий: без роздумів від інших ми просто працюємо попереду себе і розвиваємось далі. Ще гірше: можливо, в абсолютно неправильному напрямку.
Якщо ви просите відгук, будь ласка, не питайте всіх. КОГО ви запитуєте, майже важливіше, ніж ЯК ...
Критерії відбору радників
Уважно вибирайте, хто повинен надати вам відгук. Наступні критерії корисні:
- компетентність
Людина повинна бути достатньо технічно компетентною, щоб мати можливість оцінити вашу роботу, а також дати вам кваліфікований відгук. - чесність
Ви повинні мати змогу покладатися на чесні відгуки. Інакше все це безглуздо. - нейтралітет
Той, хто надає зворотний зв'язок, може не переслідувати власні цілі за допомогою зворотного зв'язку. В іншому випадку зворотний зв'язок мутує в маніпуляції.
Тепер до ЯК: Ви можете звертатися за відгуками до своїх колег більш-менш щодня. З вашим керівником це може бути складніше - залежно від компанії та структури команди.
Тут ви повинні використовувати оцінки працівників або щорічну оцінку та отримувати конкретні відгуки від свого начальника.
Корисно, якщо ви отримуєте такі правила, коли отримуєте відгук:
- час
Вам слід не поспішати, щоб отримати якісний відгук. Це навіть не проходить між дверима та петлею. - Слухати
Нехай той, хто дає відгук, закінчує говорити повністю і уважно слухайте. Навіть якщо стає незручно. Це не тільки чемно, але й мудро. Це єдиний спосіб використати весь потенціал зворотного зв’язку. - Дякую
Дякую за це в кінці відгуку. Завжди. Це свідчить про те, що ви цінуєте час і думки співрозмовника. До речі, ви збільшуєте шанс отримати відгук знову в майбутньому. - аналіз
Після відгуку вам слід спокійно пройти і проаналізувати згадані моменти. Перевірте, які пропозиції ви можете і хочете реалізувати, а які відіграють для вас підпорядковану роль. - зворотній зв'язок
У свою чергу, надайте своєму консультанту зворотний зв’язок щодо змін та реалізації його рекомендацій. Ви все одно робите це зі своїм керівником. Але не варто забувати і своїх колег. Це свідчить про те, що ви сприймаєте відгуки серйозно.
Надання та отримання зворотного зв’язку - це постійний процес, а не одноразовий процес!
Прохання про відгук робить вас більш креативними
Не ті, хто допомагає іншим - ті, хто просить інших про відгук, стають більш креативними. Це результат дослідницького дуету Дженніфер Мюллер та Дішан Камдар з Університету Пенсільванії та Індійської школи бізнесу відповідно. Причина: ті, хто звертався за порадою, отримували нову та кращу інформацію - і тому частіше знаходили більш креативне рішення. Ті, хто звертався за порадою, визнавали, що не зможуть зробити це самостійно - і тому були більш відкритими для нових, інших перспектив.