Управління проектами в юридичних фірмах

Адвокати та податкові консультанти рідко мають досвід роботи з управління проектами. Що таке проект і коли він настільки великий, що ним слід керувати? Агенції та юридичні фірми регулярно скаржаться на те, що "нічого не прогресує", що проекти неефективні, забуваються і їх доведеться обговорювати знову і знову.

Управління проектами має сенс, коли конкретний проект має бути реалізований за певний час, а ресурси обмежені. Йдеться про структурування процесів, про швидке та ефективне впровадження і, звичайно, про те, щоб не залишити позаду будь-яку відставку. Наступна стаття пояснює, як управління проектами може працювати в юридичних фірмах і де криються підводні камені.

Чому управління проектами?

Незалежно від того, чи йдеться про впровадження нового програмного забезпечення юридичної фірми, редизайн домашньої сторінки юридичної фірми чи управління великим мандатом: управління проектами є необхідним у професійних юридичних фірмах. Тиск на витрати зростає. Клієнти очікують, що їх адвокати або податкові консультанти працюватимуть ефективно та прозоро. Для досягнення успіху, середні та великі юридичні фірми, зокрема, змушені професіоналізувати свої робочі процеси.

Але перш ніж дійти до конкретного планування та реалізації проектів, необхідно, щоб ті, хто приймає рішення в юридичній фірмі, усвідомили проект. Проекти можуть бути реалізовані швидко, лише якщо ця обізнаність розроблена та доступна.

Перш за все, важливо точно визначити поточну проблему, сформулювати мету проекту (управління) та оцінити, які ресурси потребуватиме проект. Це важливо на початку проекту.

Саме структура партнерства багатьох юридичних фірм регулярно призводить до різних поглядів на фундаментальні питання стратегічної спрямованості. Це також впливає на проекти. Наш досвід показує, що залучення зовнішньої третьої сторони на даний момент може мати сенс. Він пропонує новий погляд на теми та усуває безмовність та блокування в рамках партнерства, що живе роками.

Чудовий побічний ефект: Проекти, які були успішно завершені разом, зміцнюють згуртованість усієї юридичної фірми і, отже, бренду.

Особливість управління проектами в юридичних фірмах?

Мандатна робота завжди на першому місці. Проекти регулярно організовуються на рівні партнерів, і часто не вистачає часових ресурсів для просування проектів вперед.

Це призводить до обурення тих, хто бере участь у проекті - часто навіть до зупинки проекту. Постачальники послуг юридичних фірм, наприклад веб-дизайнери та художники-графіки, діляться цим досвідом. Нездатність діяти, спричинена неадекватними проектними організаціями в юридичних фірмах, спричиняє шкоду: Фінансову та нематеріальну шкоду, таку як втрата довіри серед постачальників послуг та працівників та зменшення зобов'язань. Щоб цього уникнути, потрібно добре спланувати.

Для великих проектів доцільно визначити етапи. Розбиття його на розділи знімає складність проекту і допомагає не загубити слід. Відповідальні можуть також використовувати проміжні результати для внутрішнього відображення прогресу проекту.

Також особливо важливо думати з точки зору процесів. Над проектом часто працюють різні люди та відділи юридичної фірми. Ось чому керівник проекту повинен тримати поводи в руках і гарантувати, що окремі учасники вчасно виконують свою роботу. Інакше будуть затримки та відставки.

Ось чому має сенс залучати зовнішніх третіх сторін як менеджерів проектів, особливо для великих проектів або проектів, що вперше здійснюються. Вони знеохочують роботу та створюють професіоналізм. У будь-якому випадку повинен бути названий керівник проекту.

Чому проекти в юридичних фірмах провалюються

Проекти в юридичних фірмах зазнають краху через повсякденний бізнес, відсутність тиску діяти, волю до реалізації та відсутність пріоритетів. Особливо коли навантаження професіоналів дуже добре, бракує готовності мати справу зі стратегічним розвитком юридичної фірми на ринку. Стратегія є основою для таких галузей, як розвиток бізнесу, маркетинг або рекрутинг.

Відсутність ясності щодо цілей проекту призводить до відсутності інструктажу. Але якщо ви з самого початку відкрито і чітко не опишете внутрішній погляд власної юридичної фірми і не сформулюєте відповідне завдання, ви, принаймні, поставите під загрозу успіх проекту.

Управління проектами: тема для великих юридичних фірм?

Більші одиниці мають перевагу в управлінні проектами. У вас є керуючий директор, розробник бізнесу та відділ бренду. Ви доручаєте і чекаєте, не вимагаючи інтенсивних особистих зусиль з боку юристів та податкових консультантів. Управління проектами тут часто стандартизоване і, отже, на певному рівні професіоналізму. Тим не менше, відсутність готовності приймати рішення на рівні партнера може затримати проект або навіть призвести до його провалу.

Невеликі одиниці не мають такого комфорту і можуть дозволити собі втрати на тертя та тривалі розлади ще менше, оскільки перехресне субсидування зазвичай не передбачено в юридичній фірмі. Саме це робить необхідним управління проектами в малих та середніх підрозділах, адже якщо працівники тут не задоволені, коли проекти не вдаються, довіра до партнерів швидко падає. Готовність до подальших проектів, природно, зменшується.

То що треба робити?

Визначте мету! Сформулюйте свої очікування та бажаний результат письмово.
Опишіть початкову ситуацію та виникаючу потребу в діях.
Встановіть бюджет. Отримайте різні пропозиції, щоб мати можливість реалістично оцінити ціни на послуги.
Назвіть відповідальних за проект та тих, хто бере участь.
Визначте інструменти, які будуть використані у проекті.
Регулювати дозволи та доступ до інформації.
Здійснюйте регулярні зустрічі. Вкажіть, про що слід повідомляти у цих призначеннях.
Створіть план проекту, що включає всі заходи, етапи та, якщо можливо, всі дати звітування.
Регулярно перевіряйте проміжні результати та за потреби контролюйте проект.
Оцініть проект наприкінці. Дозвольте фундаментально критикувати маневри та критично ставити під сумнів проектні процеси. Таким чином ви покращуєте результати свого проекту в довгостроковій перспективі.

Ліан Алман

Ліан Алманн є власницею агентства Kitty & Cie. Вона консультує юридичні фірми з питань стратегічного спілкування та управління продажами.

Фрідеріке Софі Фойтцик

Фрідеріке Софі Фойтцік вивчала журналістику та комунікативні науки, а також політологію у Вільному університеті Берліна. Вона працювала в різних прес-службах, серед інших у Німецькій Балтійській торговій палаті в Ризі, Національних музеях Берліна та міжнародній комерційній юридичній фірмі CMS Hasche Sigle.