Встановіть пріоритети відповідно до терміновості та важливості
Актуальність та важливість визначають пріоритети
Розстановка пріоритетів означає спочатку найважливіше. Однак ця порада дуже мало корисної, коли повенне, здавалося б, невиконаних завдань проливається на нас щодня. Стаття показує, чому невідкладні завдання можуть бути попереджувальним сигналом та як ви можете отримати більше часу для справді важливих справ. Крім того, представлений метод Ейзенхауера, який покликаний сприяти встановленню пріоритетів на основі критеріїв терміновості та важливості.
Терміновість та важливість:
Критерії пріоритетності par excellence!
Для того, щоб розумно розставити пріоритети, ви повинні оцінити майбутні завдання на основі критеріїв. Терміновість і важливість є не єдиними характеристиками для виконання завдань, які слід виконувати в оптимальному порядку. Але вони настільки важливі, що вони повинні бути відправною точкою для всіх зусиль щодо встановлення пріоритетів. Давайте спершу розглянемо терміни, а потім перевіримо їх використання на конкретних прикладах.
Терміновість:
Критерій терміновості - це все про часовий аспект. Зокрема: існує завдання для завдання, яке закінчується у чітко визначений момент часу. Податкові декларації, терміни подання заяв, іспити та багато повсякденних завдань на роботі мають такі "терміни".
Коли є ще багато часу, справа не є нагальною. Але очевидно, що навіть найдовший доступний проміжок часу неухильно скорочується - і терміновість відповідно поступово зростає.
Приклади:
Податкову декларацію потрібно подати за три дні; інакше існує ризик оцінки доходу/податків, що підлягають сплаті.
Помітний зубний біль; останній візит до стоматолога був два роки тому.
Прорив водопроводу перетворив квартиру на заболочену територію вчора ввечері.
Важливість:
Що стосується важливості, все стає дещо складнішим. Для цього є кілька причин. Важливість завжди пов’язана з величиною ефектів, які можна очікувати від певної дії. Майбутні наслідки завжди чреваті певною мірою невизначеності - у багатьох випадках неможливо точно передбачити, як це відбудеться.
Тим не менше, корисні висновки можна зробити із поєднання досвіду та здорового глузду. Важливість може означати дві речі: з одного боку, у формі "вдосконалення". Спорт та повноцінне харчування покращують стан здоров'я та працездатність. Ті, хто робить хорошу роботу, можуть покращити свої можливості для просування по службі.
З іншого боку, важливість може також виражатися в тому, що запобігається негативний розвиток подій - і пов'язані з цим витрати. Закріпіться в машині, щоб уникнути неприємностей з поліцією та серйозних травм. Необхідно дотримуватися термінів, щоб уникнути штрафних санкцій за контрактом чи інших витрат, яких можна уникнути.
Приклади:
Всі документи та квитанції про податкову декларацію подавались у папці протягом року; Традиційно податкові декларації подаються у вихідні дні січня.
У разі звичайного відвідування стоматолога буде призначено наступний огляд.
Один планує несподівані вихідні для партнера. Нагода - день весілля.
Важливо, терміново або і те, і інше?!
Всякий раз, коли все надзвичайне, слід бути продуманим
Ви повинні були помітити, що наведені вище приклади терміновості теж важливі. У будь-якому випадку затримка обробки може мати (потенційно) серйозні наслідки. Однак також стає зрозумілим, що ні податкова декларація, ні стоматологічні проблеми не повинні були стати нагальними! Причиною, мабуть, була недбалість щодо планування та зволікання. Що з цього можна зробити?
Важливим повинно бути якомога рідше терміново!
Важливими завданнями є визначення великої ваги їх наслідків. Відповідно, до них слід ставитись з необхідною обережністю та сумлінністю. Не бажано балуватись податковою декларацією! "Дрібниці" можуть легко перерости в серйозні проблеми.
Прийом до стоматолога забувається або просто ігнорується. Якщо у вас слабо болить зуб, протягом тижня приймайте таблетки для знеболення. Зрештою, проводиться лікування кореневих каналів або навіть дорогі протези. Усякої неприємності було б легко уникнути. Навіть із податковою декларацією ніхто не може вибачитись від здивування призначенням. Спочатку у вас був увесь час на світі.
Якщо ви хочете виконати роботу «вчасно», вам не потрібно багато потрапляти в серйозні проблеми з часом: проблеми з ПК, хвороби тощо - раптом вам доведеться битися на декількох фронтах одночасно. Цього було б легко запобігти. Призначення, списки справ та адекватне планування запобігають тому, щоб все раптово стало терміновим, а різні терміни викликали страх.
Звичайно, бувають і ситуації, коли важливі речі також є нагальними. Такі завдання завжди мають дуже високий пріоритет. Не все можна спланувати, і абсолютна безпека - це ілюзія. Знову і знову трапляється, що, незважаючи на всі планування та попередні міркування, “пожежна команда” повинна грати. Якщо член родини або ви самі раптом захворієте, це було б так. Багато ситуацій, які можна передбачити на роботі, були непередбачуваними, і їх слід негайно з’ясувати/виправити.
Проте надзвичайний стан для таких "протипожежних завдань" повинен бути винятком, а не правилом! Інакше буде постійний стрес, а огляд буде втрачено. Зрештою, ви спотикаєтесь від катастрофи до катастрофи, і реагуєте лише замість того, щоб вирішувати структурні проблеми, що лежать у їх корінні.
Не важливо, але терміново -воно взагалі існує?!
Так, є! Значна частина повсякденних негараздів доводиться до нас із великим акцентом. Значна частина цього абсолютно непотрібна і неактуальна.
Приклади:
Телемаркетинг дзвінків, які вас не цікавлять.
"Проблеми" від колег, за яких ви не відповідаєте і які могли б їх вирішити самі.
Потрібно складати протокол засідання (зрозуміло, що його ніхто ніколи не прочитає).
Завжди є хтось, хто чекає від вас чогось. Однак переваги часто утримуються в дуже керованих межах. Тому вам слід добре подумати, як вийти з таких ситуацій, не витрачаючи часу.
У найкращому випадку ви можете просто опустити такі марнотратники часу під стіл, бо це все одно ніхто не помічає. Однак в інших випадках слід обмежити витрачений час до мінімуму. Можливо, деякі речі також можна делегувати.
Не вистачає терміновості та важливості?Просто ш наприклад, з ним!
На такі завдання слід витрачати якомога менше часу. Звичайно, є процедури з розділу «Ми завжди робили це так!», Але тут теж їх легко ігнорувати. Зазвичай є краща річ, яка виправдовує те, що цього не робиш.
Перш ніж у другій частині статті йдеться про метод Ейзенхауера, який часто рекомендується в управлінні часом, я хочу дати кілька рекомендацій, які справді полегшують життя та підтримують зусилля щодо встановлення пріоритетів.
Запишіть усі завдання, які потрібно виконати в письмовій формі (приблизні витрати часу та дедлайн). Час початку обробки зазначається в календарі з часом буфера.
На початку дня а) подивіться на календар = що потрібно зробити, щоб він навіть не став терміновим, і б) що має найбільші (позитивні) ефекти?
Рекомендація Зака Девіса має завершити першу частину статті:
«Якщо ви хочете підвищити свою продуктивність, багато разів на день ви задаєте собі питання на зразок: Наскільки важливим є це завдання? Який ефект я маю від цієї діяльності? Який результат? "
Терміновість і важливість з
освоїти матрицю Ейзенхауера?
У консультативній літературі часто стверджують, що так звана матриця Ейзенхауера (також відома як принцип Ейзенхауера) допоможе систематично підійти до завдань відповідно до їх пріоритету. Але давайте спочатку розглянемо структуру матриці.
Є дві осі, кожна з яких відображає ступінь важливості та актуальності. Він приблизно поділений лише на два рівні, так що створюються чотири сектори, які мають позначення від А до С. До речі, тут є більш привабливий шаблон для завантаження.
Сектори матриці Ейзенхауера
Сектор А: важливий і невідкладний
Звичайно, ці завдання повинні опинитися вгорі порядку денного, і тому вони повинні бути вирішені негайно. Кризи будь-якого роду тут не рідкість.
Приклади:
80 відсотків колег з відділу перехворіли харчовим отруєнням від їжі в їдальні. Ви організовуєте бригаду з надзвичайних ситуацій з інших підрозділів, щоб дотриматися строку для важливого замовлення.
Сектор В: важливий, але не терміновий
Все, що є важливим, але має бути зроблено без тиску з точки зору часу, належить до цієї сфери. Дії, що сприяють досягненню цілей, включаються в цю сферу - перш за все, тут слід згадати довгострокові (життєві) цілі, оскільки вони можуть легко загубитися в напруженому повсякденному бізнесі.
Оскільки завдання B мають вирішальне значення для довгострокового успіху, вам, безумовно, слід розглянути їх належним чином з точки зору часу! Але саме тому, що вони не є терміновими, часто виникає спокуса поставити їх на другий план. Але саме така поведінка рано чи пізно створює проблеми, яких можна було б уникнути.
Приклади:
Презентація на робочому місці з присутністю важливих керівників може бути важливим кроком у передбачуваному просуванні по службі.
Сектор С: терміново - але не важливо
Тут вам слід делегувати, якщо це можливо, або негайно сказати «ні». Приклади для цього сектору вже були наведені вище. (Телефонний маркетинг, зайві протоколи зустрічей та терор невеликих розмов)
Сектор D: ні терміново, ні важливо
Насправді настільки зрозуміло, що подібні «завдання» найкраще ігнорувати, або вони повинні йти прямо до сміття.
Приклади:
Критика:
Хтось справді використовує цю частину?
Я визнаю: мене насправді не переконує метод Ейзенхауера. Це не має нічого спільного з тим фактом, що немає жодних доказів того, що генерал, а пізніше президент Дуайт Д. Айзенхауер мав якесь відношення до цього методу. Кілька інших аспектів мене турбують набагато більше.
Він дуже грубо структурований, і його форма швидко стає заплутаною. Внесок також показав, що різке розмежування термінового та важливого (як це повинно бути зроблено з принципом Ейзенхауера) не проходить без проблем. Тільки ті, хто вперше інтенсивно займається своїми цілями, насправді здатні визнати їх важливість.
Матриця також дуже мало корисна для конкретної роботи над завданнями, що виникають. Вона з'являється мені занадто абстрактно і статично. У творчій сфері, особливо під час роботи в команді, метод, мабуть, занадто жорсткий і не служить ні складності, ні динаміці сфери роботи.
Яке додаткове використання він пропонує, а розширений список справ мені не приносить? Якщо я вводжу терміни та передбачуване навантаження в такий список, я маю конкретну інформацію про свій графік. Більш конкретний і кращий у використанні, ніж із зображенням, яке є декоративним, але корисним лише в обмеженій мірі з його двома вимірами нагальності та важливості.
Висновок:
Дайте методу шанс у будь-якому випадку!
Звичайно, ви все-таки повинні дати шанс методу. Правильним методом є той, який працює індивідуально. І останнє, але не менш важливе: це також справа смаку, як виглядає графічна реалізація. Наприклад, однією з сильних сторін методу може бути те, що певні дефіцити стають очевидними.
Той, хто хронічно зволікає і чий А-сектор лопається по швах, чітко бачить, що постійні "протипожежні операції" (терміновість та важливість часто збігаються) в основному наносяться самостійно. З часом метод повинен допомогти очистити сектор А і таким чином отримати більше часу для важливого сектора В. Існує також сенсибілізація до абсолютно зайвих "марнотратства часу".
Загалом настійно рекомендується ніколи не випускати з уваги дві категорії терміновості та важливості. За допомогою правильних методів (ключове слово: планування) терміновість досить легко взяти під контроль. Щодо питання важливості - суб'єктивного і часто важко вимірюваного терміна - речі виглядають складнішими.
Цілі та цінності потрібно переосмислювати та ставити під сумнів знову і знову. Здатність добре визначити пріоритети - це, нарешті, процес навчання протягом усього життя.
* Примітка про рекламу на Amazon
Для повноти та для інформації: Реклама або зірочками (*) позначені посилання на товар на цій сторінці належать до партнерської програми Amazon. Якщо ви натиснете таке посилання, а потім щось придбаєте, ви, мабуть, не зробите мене багатим - але я отримаю невелику комісію;-Звичайно, нічого з цього не впливає на ціну придбання. Посилання - це навмисно підібрані товари, якими я часто володію сам. Коротше: Цікаві пропозиції щодо придбання з близькими посиланнями на публікації в блозі.