Інтерв’ю З нами майже у кожному річному звіті є помилки, пов’язані з проживанням у власності
WiE розмовляє з членом Євою Гек про її досвід роботи адміністративним радником.
Член WiE та адміністративний радник Єва Хек з Франкфурта/М. WiE дає уявлення про свою попередню роботу адміністративним радником та труднощі, з якими вона стикається. Єва Хек дає цінні поради іншим адміністративно-консультативним радам, особливо тим, хто тільки починає свою роботу в якості адміністративно-дорадчої ради. Ви також можете дізнатись, як Єва Гек розглядає питання відповідальності та які теми, на її думку, є найбільш нагальною потребою в реформі для майбутньої реформи WEGesetz.
WiE: “Пані Гек, ви кілька років були адміністративним радником у двох різних WEG. З якими труднощами ви стикаєтесь під час цієї діяльності? "
Єва Гек: “З мого досвіду, найбільша проблема полягає в тому, що часто не ясно, за що саме відповідає менеджер. Нам також часто важко змусити стюарда виконувати свою роботу. Іноді адміністратори не звітують місяцями. Зрештою, як дорадча рада ми виконуємо роботу, за яку WEG фактично платить адміністратору ".
Як от?"
WiE: "Як ви готуєтесь до такої зміни керівника?"
Єва Гек: “Перш за все, важливо, щоб ви вчасно подбали про нову адміністрацію до закінчення терміну дії контракту з існуючим менеджером. Ми почали приблизно дев'ять місяців раніше, щоб розглядати інші адміністрації та отримувати від них пропозиції. Потім ми домовляємося про зустрічі з вами, щоб оглянути WEG, надіслати нам контракти та домовитись про них. Що стосується ціни, ми приділяємо особливу увагу послугам, які входять у комплект, і уважно розглядаємо, які додаткові послуги повинні коштувати скільки. Потім ми надсилаємо попередньо обговорені проекти контрактів як додаток із запрошенням на збори власників, щоб кожен власник міг спокійно розглянути пропозиції ".
WiE: "Чи трапляється іноді у вашій роботі, що вам спочатку потрібно дізнатись про певні речі, і де ви тоді отримуєте необхідну інформацію?"
Єва Гек: «Як адміністративний радник, я постійно стикаюся з новими темами та викликами, які спочатку маю з’ясувати про себе. Я можу знайти необхідну інформацію в Інтернеті та на веб-сайті WiE, прочитати посібники WiE та взяти участь у вебінарах WiE та зустрічах WiE. Крім того, я часто користувався безкоштовними юридичними порадами WiE і дозволяв нашим WEG здійснювати посередницьку діяльність з такими експертами, як юристи та архітектори. І останнє, але не менш важливе: я також розмовляю з іншими власниками квартир, які є друзями ".
WiE: "Чи перевіряєте ви річні звіти та як далі?"
Єва Гек: «Перші три роки я перевіряв рахунки самостійно, а в кінці разом з іншим членом правління. Ми в першу чергу перевіряємо квитанції, рахунки бронювання, виписки з рахунків та окремі виписки. У нас також є путівник «Нарешті перспектива! Аудит річних звітів ", який використовує Wohnen im Immobilien e.V. Я також багато отримав від участі в круглих столах на тему "річний облік" у WiE у Франкфурті/М. організовано, оскільки тут, окрім можливості обговорити окремі проблеми з експертами, не нехтується обміном з іншими адміністративно-дорадчими комісіями ".
WiE: "З якими проблемами стикаєтесь при перевірці річних звітів?"
Єва Гек: “Часто не вдається присвоїти документи елементам проводки, оскільки перекази часто здійснюються між різними рахунками. Вимоги також викликають труднощі. Вони були просто заброньовані на загальну суму під назвою "Дебіторська заборгованість", але окрема дебіторська заборгованість не могла бути ідентифікована з них. Щоб не втратити сліду надзвичайних вимог WEG, ми, консультативні ради, повинні контролювати їх за лічені хвилини. Оскільки наша адміністрація не виконує вимоги сама, а лише діє “за запитом” через нас, консультативні ради. Це дратує. Окрім цього, поточний рахунок не дає зрозуміти, наскільки WEG є ліквідним, або йому навіть бракує грошей. Все це не може бути знайдено в річному звіті, тому ми маємо вести окремі списки для багатьох. Мій висновок після кількох років аудиту як адміністративного радника такий: мабуть, майже в кожному річному звіті є помилки ".
WiE: "Які висновки з цього ви робите?"
Єва Гек: «Зараз ми домовились з менеджером про те, що відтепер він буде створювати огляди непогашеної дебіторської заборгованості як частина річного звіту, і що кредити будуть розбиті за роками, що особливо важливо для оренди власників. Я також дуже ретельно перевіряю рахунки і, якщо потрібно, адміністратор пояснить мені номери. Випадкової перевірки, на жаль, недостатньо; всі цифри повинні бути зрозумілими і бути остаточними ".
WiE: "Яку частину вашої роботи ви вважаєте найскладнішою?"
Єва Гек: “Обов’язково перевірка річних звітів! Це вже обійшлося мені у багато вихідних ".
WiE: "Питання відповідальності: Чи знаєте ви, що саме вам потрібно робити, і утримуйтесь від своєї роботи як радник, щоб не піддаватись ризику відповідальності?"
Єва Гек: “Як адміністративно-дорадча рада, ви не повинні дозволяти адміністрації підштовхувати вас до виконання завдань, які адміністрація насправді повинна виконувати. На жаль, адміністрації намагаються робити це знову і знову, щоб притягнути відповідальність дорадчих рад. Крім того, будучи адміністративно-консультативною радою, ви повинні переконатися, що вся необхідна інформація надається власникам. Оскільки Адміністративно-консультативна рада, звичайно, не має права нічого “прикривати”. Однак мені не зовсім зрозуміло, коли я, як адміністративний радник, відповідаю за що і в якій мірі ".
WiE: "Ви покрили ризик відповідальності, і якщо так, то як?"
Єва Гек: «З самого початку для мене було важливо покрити ризик відповідальності, якому я підлягаю як член правління. Тому за моєю ініціативою наш WEG деякий час тому уклав страхування відповідальності за майнову шкоду для нашої адміністративно-консультативної ради ".
WiE: "Де ви бачите найгострішу потребу в реформах щодо майбутньої реформи Закону про ОСББ?"
Єва Гек: «Моїм головним бажанням було б, щоб адміністративні завдання регламентувались більш чітко. Поради адміністрації WEG повинні надати значно більшу вагу. Крім того, підтримка вартості WEG повинна бути набагато більшою у центрі уваги адміністрації. Адміністрації повинні почуватись більш відповідальними за всебічне виконання своїх завдань відповідно до WEG. Часто також не вистачає передбачуваної роботи. Наприклад, у нашій WEG адміністрація вирішила та здійснила складну і дорогу посадку. На жаль, це, мабуть, не врахувало, що рослини доводиться регулярно поливати. Зараз рослинам загрожує загибель, шкоду завдає WEG. Крім того, не слід дозволяти звільнення адміністрації щодо річних звітів. Не може бути прийнятним те, що адміністрація може регулярно звільнятися від участі у зборах власників і, таким чином, не несе відповідальності. Окрім того, законодавством слід чітко регламентувати, яка інформація повинна знаходитись у звіті про рахунки, щоб полегшити перегляд річного звіту для адміністративних радників, а також зробити щорічний звіт більш прозорим для всіх власників ".
WiE: "Що б ви порадили власникам квартир, які лише вперше переймають посаду адміністративно-дорадчої ради?"
Єва Гек: «Я б порадив вам стати членом WiE, обмінятися досвідом та труднощами з іншими адміністративно-дорадчими комісіями та ознайомитися з численними путівниками, які надає WiE. Ви також повинні перевірити найважливіші документи WEG. Що стосується колекцій резолюцій, то слід визначити, наприклад, чи всі резолюції були виконані, чи існують ще нерешені резолюції. У декларації про розподіл та порядок громад особливо важлива частина, в якій регулюються методи скликання зборів власників. Кворум регульованої там WEG також важливий. Крім того, необхідно перевірити всі страхові документи, включаючи те, що вони актуальні. На додаток до всіх зазначених зобов'язань, я думаю, важливо також, щоб правління постійно контактувало з іншими співвласниками ".
WiE: "Щиро дякую за інтерв'ю!"