Інвентаризація просто пояснює типи запасів та визначення - IONOS

Для багатьох підприємців це нудний обов’язок: інвентаризація. Багатьом новачкам та малому бізнесу, зокрема, важко регулярно підбивати підсумки, тим більше, що для цього часто потрібен багато персоналу. Ось чому ми розповідаємо вам, що саме стоїть за терміном торгівлі, та деталі, на які вам потрібно звернути увагу у відповідній інвентаризації. А щоб зробити ваш наступний інвентар максимально плавним, ми також дамо вам поради та підказки щодо того, як можна виконати річну інвентаризацію якомога легше та швидше.

типи

Запаси не тільки необхідні, оскільки це вимагається законодавством, вони також важливі для того, щоб оцініть вартість власного бізнесу. До того ж, це не є нічим новим: більше 500 років тому це визнав італійський математик Лука Пачолі, добрий друг Леонардо да Вінчі. Він не лише описав у своїй роботі подвійну бухгалтерію, яку італійські купці вже використовували на той час, але він також порадив підприємцям свого часу використовувати товарні запаси як основу власного балансу.

  1. Інвентаризація: визначення такої інвентаризації
  2. Хто повинен вести інвентар ?
  3. Коли вести інвентар ?
  4. Як вести інвентар ?
  5. Види товарно-матеріальних цінностей
    1. Переривчаста інвентаризація
    2. Постійний інвентар
  6. Що робити після інвентаризації ?
  7. Поради та підказки щодо вашого інвентаря
    1. Персонал: правильно розподіліть свої людські ресурси
    2. Підготовка: швидка інвентаризація завдяки гарній підготовчій роботі
    3. Впровадження: інструменти та методи
    4. Закриття: щоб інвентар добре закінчувався

Ми створюємо ваш веб-сайт для вас

Довірте реалізацію свого веб-сайту експертам, ви заощадите час і гроші.

Ця послуга має право надержавна допомога 500 євро * для оцифрування малого бізнесу. Насолоджуйся !

Інвентаризація: визначення такої інвентаризації

За допомогою інвентаризації ви визначаєте поточний склад своїх активів та боргів. Повинні бути перераховані всі активи (і всі борги) бізнесу. Метою цієї процедури є визначення фактичного запасу. Купці та підрядники повинні регулярно визначати, що знаходиться на їхніх складах, використовуючи їхні системи управління товарами. Зараз інвентаризація визначає, чи були ці інвентаризації правильними. Нерідкі випадки, коли фактичний запас (результат інвентаризації) не відповідає обліковому запасу. Отже, інвентаризація має три основні завдання:

  1. інвентаризація є основою ваших річних звітів
  2. інвентар використовується для виявлення втрат, крадіжок тощо.
  3. ви можете скорегувати облік запасів за допомогою запасів.

Для належного проведення інвентаризації необхідно враховувати кілька принципів. Вони базуються на принципах відповідного обліку:

  • Повнота: всі запаси повинні бути включені до інвентаризації з їх правильною вартістю.
  • Точність: тип, кількість та вартість товару повинні бути вказані правильно.
  • Рентабельність: в деяких ситуаціях, якщо нерозумно очікувати точної кількості конкретного товару, це можна оцінити.
  • Суттєвість: відповідно до цього принципу, основні фонди вартістю менше 60 євро не повинні включатися до інвентаризації.
  • Чіткість: окремі запаси повинні бути чітко визначені, щоб їх можна було також розподілити пізніше.
  • Перевіряність: перелік інвентаризації повинен бути чітко структурований, щоб навіть сторонні експерти могли перевірити його зміст.
  • Швидкість: підприємці повинні завершити свою інвентаризацію до певного терміну, в більшості випадків до кінцевого терміну.
  • Індивідуальна реєстрація: в принципі, кожен актив та кожен борг реєструються окремо в інвентаризації.

Під матеріальними та нематеріальними активами розуміються права, що з’являються на балансі після капіталізації.

Хто повинен вести інвентар ?

Будь-яка фізична або юридична особа, яка займається бізнесом, повинна вести інвентарну книгу. Якщо останнє є важливим елементом для складання бухгалтерського балансу, цей баланс не є обов'язковим для всіх.

Інвентарна книга містить усі активи та зобов’язання бізнесу. Отже, це дозволяє вам мати хороший огляд вашої економічної діяльності. Йдеться про a зобов'язання, лише якщо ваша діяльність стосується експлуатації готової продукції та/або сировини.

Для облікових років, відкритих з 1 січня 2016 року, інвентаризаційна книга вже не є частиною обов’язкової бухгалтерської звітності (розпорядження. 2015–900 та указ 2015–903 від 23 липня 2015 року, ОВ від 24 липня 2015 року).

Коли вести інвентар ?

Інвентаризація бухгалтерського обліку є a обов'язковий річний документ для будь-якого торговця, що здійснюється в цілому до 31 грудня поточного року. Стаття L 123-12 Господарського кодексу зобов'язує всіх торговців "перевіряти, принаймні раз на дванадцять місяців, існування та вартість активів та зобов'язань активів компанії та складати річний звіт у кінець фінансового року ".

фінансовий рік не повинен бути таким, як календарний. Для деяких галузей (наприклад, сільського господарства) має сенс реагувати на сезонні коливання і, отже, встановлювати дату балансу в інший час, наприклад, коли запаси є якомога порожніми. Те саме стосується комерційної діяльності, яка досягає високого обороту протягом святкувань в кінці року.

Як вести інвентар ?

Залежно від того, що є у вашому інвентарі, ви використовуєте різні форми інвентаризації. Для матеріальних та нематеріальних благ застосовуються різні процедури. Ведення інвентаризації складається з кількісної оцінки запасів вашого бізнесу. Запаси - це товари, придбані ще нереалізованими. Це також може бути сировина, яка ще не вступила у виробничий процес, у випадку виробничих компаній.

Щоб правильно вести інвентаризацію, необхідно дотримуватися кількох принципів:

  • Розподіл обов'язків та нагляду: ведення інвентаризації оперативними підрозділами повинно здійснюватися керівником відділу (в ідеалі з іншого сайту, щоб зменшити ризик шахрайства).
  • Підрахунок: інвентаризація повинна бути заповнена за допомогою спеціальних форм, щоб бути затвердженою та підписаною менеджером.
  • Повнота: всі запаси повинні бути занесені в інвентар. Сюди входять усі куточки бізнесу !

Види товарно-матеріальних цінностей

Існують різні типи інвентарю. Вони різняться тим, коли ви виконуєте винос. Існує два основних типи інвентаризації: періодична інвентаризація та постійний інвентар.

Переривчаста інвентаризація

Це інвентаризація, яка повинна проводитись принаймні раз на рік, наприкінці фінансового року, згідно з Господарським кодексом. Таким чином, необхідно кількісно визначити та оцінити запас множення кількості на вартість придбання або виробництва.

Постійний інвентар

Метод постійної інвентаризації складається з відстежувати в режимі реального часу кожен вхід і вихід запасу. Для цього компанії, як правило, використовують професійне інтегроване програмне забезпечення для управління для спрощення своїх завдань. При постійній інвентаризації ви не проводите інвентаризацію на ключову дату, а розподіляєте її протягом усього року. Ви проходите різні групи сімейств поступово. Наприклад, у січні товари категорії А, у лютому групи В тощо. Обов’язковою умовою безстрокової інвентаризації є проведення фізичної інвентаризації в певний день року для порівняння теоретичного запасу з фактичним запасом. Для цієї мети, наприклад, можна вказати день, для якого рівень запасів є особливо низьким, що економить час та робочу силу. Потім матеріальний запас оновлюється з фактичної визначеної вартості.

Починаючи з дати балансу, ви можете отримати доступ до обліку запасів. Тут вирішальним фактором є, з одного боку, ви використовуєте a відповідна система управління вантажами а з іншого боку, що ви фактично підраховуєте кожну позицію раз на фінансовий рік. Цей тип фізичної інвентаризації надає вам більшу гнучкість, і вам може не знадобитися закрити кілька днів для своєї фізичної інвентаризації. Цей метод також не слід застосовувати для особливо цінних товарів або тих, для яких можна припустити неконтрольований приплив або відтік (наприклад, погіршенням стану або випаровуванням).

Що робити після інвентаризації ?

Ймовірність того, що ви помітите надмір чи недолік своїх книг, використовуючи цей інвентарний список, досить велика. Особливо при предметах малої вартості може трапитися так, що вони втрачаються або ламаються без належної реєстрації працівником. Наприклад, іржаві гвинти або витоки масла не завжди правильно відзначаються, особливо при напруженій щоденній роботі. Додаткові кількості виникають, особливо якщо квитанції про товар введені неправильно. Потім ви виправляєте різницю запасів в бухгалтерському обліку. Різниці включаються до звіту про прибутки та збитки та відображаються у балансі.

Поради та підказки щодо вашого інвентаря

Інвентар, особливо для великих запасів, трудомісткий та трудомісткий. Однак гарне планування та структуроване виконання є більш ніж цінними для забезпечення того, щоб підрахунок, вимірювання та зважування не закінчилися хаосом. Це починається з планування, виходить за рамки штатного розкладу і не закінчується фактичним виконанням.

Персонал: правильно розподіліть свої людські ресурси

Не забувайте планувати персонал на цей день. Це також може означати, що ви наймаєте на роботу додаткові тимчасові працівники виключно для інвентаризації. Це має переваги та недоліки. Вищі витрати - не єдиний негативний фактор. Додаткові співробітники незнайомі з вашим бізнесом і, можливо, ніколи не проводили інвентаризацію, тому їм може знадобитися навчання в короткостроковій перспективі. Однак цей час та витрати можуть бути компенсовані більш швидким запасом. Чим більше співробітників одночасно працює над інвентаризацією, тим швидше вона виконується.

Ще однією перевагою зовнішніх працівників є незацікавленість по відношенню до компанії і, отже, певна упередженість. Навіть якщо ви не вирішили найняти додатковий тимчасовий персонал, має сенс не розподіляти працівників у своїй звичайній робочій зоні. Ймовірність того, що вони будуть повторювати ті самі помилки в оригінальному записі під час фізичної інвентаризації, досить велика. До того ж, як підприємець, ви не можете припустити, що працівники, які допустили помилку або навіть вчинили шахрайський вчинок, не намагатимуться це приховати. Не викликаючи підозр у своїх співробітників, інвентар також розроблений як засіб виявлення крадіжок.

Нарешті, ви повинні сформувати команди та визначити зони відповідальності. Це допомагає гарантувати, що жодна робота не залишається поза увагою, оскільки ніхто не відчуває відповідальності за неї. Якщо ви не виконуєте це завдання самостійно, ви повинні вказати це управління запасами. Це координує процес інвентаризації, призначає області завдань, пам’ятає про графіки та дозволяє проводити виїзні перевірки.

Коли справа стосується робочої сили, може бути корисно пройти навчання команди з двох людей. Це має дві переваги: ​​по-перше, одна людина може рахувати, а інша - це писати. Це пришвидшує роботу. По-друге, працівники можуть чергувати їх, щоб полегшити рельєф голови та суглобів. Якщо ви можете собі це дозволити, корисно перевіряти кожен предмет двома окремими командами: Це мінімізує помилки.

Підготовка: швидка інвентаризація завдяки гарній підготовчій роботі

Перш ніж навіть розпочати фактичну інвентаризацію, вам слід створити замовляйте на своїх складах і робочих місцях. Коли ваші працівники проводять інвентарний день, прибираючи та прибираючи, інвентар займає багато часу, а настрій погіршується. За кілька днів до фактичного матеріального запасу ви не тільки страхуєте замовлення, але й узгоджуєте товари товарної категорії за певний час і структуруєте їх. Під час цього процесу у вас також є можливість перевірити маркування: Щоб уникнути питань під час інвентаризації, важливо, щоб усі предмети були правильно позначені.

Також непогано розмітити робочі зони, наприклад кольоровою стрічкою. Також переконайтеся, що все необхідний робочий матеріал доступний в день інвентаризації фізичні: Блокноти, ножі, ваги, калькулятори та, як би тривожно це не звучало, ручки повинні надаватися в достатній кількості для працівників. Крім того, інвентарні списки є важливою частиною обладнання: ви можете створити їх самостійно, завантажити безкоштовно з Інтернету або придбати. Якщо ви не можете зупинити сайт під час інвентаризації, ви також створюєте списки продажів і надходжень товарів, щоб ваші співробітники могли правильно їх вводити.

Впровадження: інструменти та методи

Дуже важливо перед початком інвентаризації: співробітники підрахунку ніколи не повинні знати цільовий запас. Це призведе лише до підрахунку помилок на користь передбачуваної кількості. Тож має сенс дати процедуру підрахунку команд. Наприклад, робота зліва направо та зверху вниз підтвердила свою користь. Під час цього процесу ви також можете вказати правильне (комерційне) округлення при вимірюванні. Після того, як команда повністю зареєструвала групу продуктів, вони чітко позначають область, щоб не було плутанини. Ви також можете роздрукувати правила реалізації письмово та для всіх команд.

Також встановіть a центральна точка контакту, де ви також можете знайти менеджера з інвентаризації з будь-яких питань. Команди також подають тут свої заповнені списки інвентаризації. У списки вводяться імена лічильників, реєстраторів та інспекторів, а також дата. Щоб скоротити документи, існують електронні допоміжні засоби, які роблять інвентаризацію більш ефективною: ваші співробітники можуть легше реєструвати результати за допомогою ручних сканерів, особливо для предметів, які можуть мати штрих-код. Завдяки цим спеціальним інвентарним пристроям, які ви також можете орендувати у певних продавців, ви полегшуєте весь процес - але, звичайно, вашим працівникам все одно доводиться рахувати себе. Крім того, податкова інспекція просить вас роздрукувати списки, записані в електронному вигляді, підписати їх від руки та дати дати.

В якості додаткової технічної допомоги рекомендується використовувати a залишок запасів. Якщо ви враховуєте великі кількості дрібних деталей в інвентарі, то, мабуть, варто використовувати одну або декілька вагових шкал цього типу. Ви надаєте цим вагам (частково також використовуючи вашу систему управління товарами) інформацію про ваш склад. Таким чином пристрій знає, скільки важать різні предмети. Тепер ваші співробітники розміщують велику кількість одного і того ж предмета на вазі, де відображається не тільки вага, але і кількість штук.

Аутсорсинг: Є зовнішні постачальники, які беруть на себе всю інвентаризацію за вас. Вони забезпечують необхідний персонал, а також все обладнання та матеріали. Залежно від вашого бюджету, це може виявитися вартим інвестицією.

Закриття: щоб інвентар добре закінчувався

Добре, щоб ваш податковий радник зробив інвентаризацію. Останній може здійснити візит під час процедури, перевірити його правильність і підтвердити візит. Це твердження дає a позитивний сигнал для податкової інспекції. Але що важливіше - це належним чином ведені інвентарні списки. Тут ви також можете справити хороше враження, якщо ваші квитанції правильно заповнені, підтверджені та пронумеровані. Організуйте все в одній папці: ви зобов’язані зберігати документи протягом десяти років.

Перш ніж закривати інвентар, зафіксуйте різниці в інвентарі. Ви завжди вважаєте вирішальним фактичний запас, який ви внесли у свій інвентар. Відмінності можуть виникати внаслідок внесення кількісних змін (наприклад, втрати чи крадіжки). Щоб закрити інвентар, перенесіть відсутні елементи до правильних рахунків.

Будь ласка, ознайомтесь із чинними юридичними повідомленнями до цієї статті.