Коли це працює і коли терміни не працюють - ДАН ЛУКА
Автор Ден Лука - Підпишіться, щоб отримувати статті електронною поштою, натисніть тут
"Всім потрібні терміни. Навіть бобри ... затримуються все літо, але коли їх поставили перед зимовим терміном, вони працюють як лють. Якби у нас не було термінів, ми б застоювались ". (Уолт Дісней)
Чи необхідні терміни? ... Безумовно, ТАК!
Чи спрацьовують терміни щоразу? … Звичайно, ні!
У цій міні-статті я маю намір пояснити вам більше ясності щодо наступних аспектів:
1. Коли необхідно мати терміни (свої та стосовно інших)
2. Рецепт гарантує, що терміни НЕ будуть працювати
3. Правильний спосіб встановлення термінів (стратегія та приклади)
А тепер почнемо з першого пункту:
Коли необхідно мати терміни?
Я думаю, що відповідь на це запитання чудово висвітлена в цьому вислові:
"Якщо у вас є лист для написання, це займе у вас цілий день. Якщо у вас є 100 листів для написання ... ви, мабуть, закінчите їх того самого дня ".
або ... у відповідь на це запитання:
"Який найпродуктивніший день у році?"
Відповідь: Останній день перед святом!
Чому? Тому що * вам * потрібно закінчити все, що ви розпочали, і у вас немає альтернативи ...
(якщо у вас є кому делегувати, було б добре дати йому все, що йому потрібно для гідної роботи за вашої відсутності ... тому врешті-решт ви все-таки * повинні * підтримувати порядок)
Зокрема, вам потрібно встановити власні терміни, коли:
- Потрібно бути дисциплінованим і ви знаєте, що без фіксованого терміну ви більше ніколи цього не зробите
(напр .: ви хочете схуднути на 5 кг, щоб добре виглядати в сукні/носі для хрещеної матері, і цей термін, очевидно, є датою весілля)
- Інші люди залежать від вас і той факт, що ви не робите доставку вчасно, утримує їх на місці:
(напр .: керівники збираються та обговорюють щоквартальні цифри, і ви повинні скласти звіт/презентацію. Без вашої роботи, проведеної вчасно, зустріч марна)
- Ви хочете отримати кращі результати за коротший проміжок часу, тому що це змушує вас краще зосереджувати свої ресурси. Ви також можете додати "щось втратити", щоб підняти ставку.
(напр .: ви зобов'язуєтесь менеджеру збільшити продажі на 25% у наступному місяці або погоджуєтеся зменшити свою зарплату на 25%)
Встановити власні терміни - це одночасно легко і складно.
Це легко, бо ти сам вирішуєш, але важко, тому що ти хочеш переоцінити або недооцінити себе.
Керування власною ефективністю залежить від періоду моніторингу, протягом якого ви встановлюєте собі терміни і постійно оцінюєте їх. Самоспостереження є запорукою довгострокової діяльності.
По відношенню до інших існують правила, які порушують, призводять до недотримання термінів у пропорції майже 100%.
подивимось коли терміни НЕ працюють:
- Не працює, коли їх можна затримати.
Вони неефективні, коли біль не перевищує прострочений термін, ніж короткочасне задоволення від відстрочки.
Ви можете відкласти скільки завгодно, але в останній день місяця проводиться рядок і вимірюються результати. Якщо ви збільшили продажі на 25%, ви отримуєте відповідний бонус, якщо ні, то вас карають 25% зарплати.
- Це не працює, коли невідомі чіткі наслідки недоставки.
Надто неважливо, що начальник злиться, кричить або б’є по столу. Це незрозумілий наслідок. Очевидним наслідком будуть штрафи, що вимірюються в грошах, відпрацьованих робочих днях, письмових доганах тощо.
- Не працює, коли умови лише вимовляються, а не пишуться. Чи знаєте ви це слово: "ми говоримо разом і розуміємо один одного окремо"? Ось про що йдеться. Для бізнесу чи стосунків не здорово, щоб кожен розумів, чого хоче від розмови. Отже, лише те, що написано, може бути прийнято як перевіряється посилання пізніше.
- Це не працює, коли тільки ви знаєте цей термін і ніхто інший.
Даремно ви очолюєте відділ і за кілька днів отримуєте якісний аудит, але ви єдиний, хто знає про це. Якщо ви заздалегідь не сповістите своїх підлеглих про підготовку необхідної документації, вони можуть не змогти доставити те, що вам потрібно, вчасно.
- Не працює, коли термін штучно встановлений.
Коли термін вважається некорельованим з реальністю, він виробляє ефект роз'єднання та демотивації. Це може бути так, якщо ви хочете зв’язатися з новим клієнтом, організувати зустріч і попросити медсестру підготувати всю необхідну документацію до кінця дня, хоча зустріч триває більше 4 тижнів.
Він не працює, якщо не враховує інші конкуруючі проекти на тих самих ресурсах (час, енергія, гроші тощо)
Це у випадку з босом, який звинувачує підлеглого, який не може сказати «Ні», і вважає, що якщо він дав йому щось зробити в можливий час. Цей аспект має найбільший потенціал для катастрофи, оскільки це бомба уповільненого дії ... як менеджер ви покладаєтесь на ресурс, який надмірно експлуатується і який, безумовно, не виконає даних обіцянок.
Давайте подивимося, що є гарною стратегією встановлення термінів стосовно інших:
1. Проаналізуйте, де в ієрархії пріоритетів знаходиться діяльність, яку ви хочете виконати.
Існує велика різниця, якщо воно знаходиться на 1-му місці або на 4-му місці. Якщо воно на 1-му місці, ви переконфігуруєте всю свою програму дня, якщо воно на 4-му місці, ви знайдете місце серед.
2. Оцініть час, необхідний для завершення діяльності
Тут є дві різні точки зору:
а) ви виконували цю діяльність раніше (або подібну) і можете точно оцінити необхідний час
б) Ви виконуєте діяльність вперше, і у вас є багато змінних, які потрібно врахувати. Мій досвід підказує, що нове завдання може зайняти вдвічі більше часу, ніж очікувалося. Тож виділіть достатньо часу, але також враховуйте принцип попереднього кроку.
3. Перевірте докладно, що ваші припущення правильні (особливо якщо ви потрапили в ситуацію 2b)
Цей крок може захистити вас від катастрофи.
Те, що ти вважаєш правдою ... це правда?
Деякі припущення, які можуть бути помилковими ... зі значним впливом ...
- кур’єр також працює по суботах
- Міхай може дотримуватися графіка, щоб закінчити пропозицію на завтра вранці
- клієнт "x" сплатить рахунок сьогодні, і я зможу виплачувати зарплату ... і так далі
4. Чітко встановіть - письмово - день і час доставки
Якщо це віддалений зв’язок, попросіть підтвердити згоду електронною поштою або смс. У будь-якому випадку вам потрібні "сліди" того, що ця угода мала місце і була узгоджена у такій формі.
5. Чітко встановити - письмово - наслідки недотримання строку доставки
У контрактах зазвичай є пункти, що стосуються затримок, лише для захисту від непередбаченого. Я також вважаю, що нормально існувати такі угоди між людьми, а не лише між суб'єктами.
Чому я так думаю?
Оскільки компанія втрачає від затримок внутрішніх операцій, і це нормально, коли збитки діляться з особою/особами, які спричинили цей факт.
6. Після завершення транзакції оцініть і вивчіть свої уроки щоб не повторювати помилок і дублювати те, що пройшло добре.
Як я вже говорив вище, результативність та досконалість насправді є результатом самоспостереження та постійного вдосконалення, тому дайте собі шанс стати кращими та кращими у тому, що ви робите.!
Дозвольте дати вам зараз одну приклад які я проходжу через 6 кроків:
Діяльність: Скласти проект прогнозного бюджету продажів на 3 квартал
1. Рівень пріоритетності: 3
(рівень 1 - 2 зустрічі з продажу вже встановлені, рівень 2 - нагляд за доставкою першого замовлення для нового клієнта)
2. Розрахунковий час: 2 години
(бюджет на другий квартал був складений за 90 хвилин, тому я також отримую запас)
3. Припущення, які слід перевірити:
- які шанси на те, що зустрічі з продажу (за участю дороги) триватимуть довше, ніж передбачається?
- скільки зайвого часу я можу виділити для нагляду за першою доставкою у разі виникнення проблем? Я обмежу час, призначений для першої доставки, або забираю стільки часу, скільки потрібно?
- яка ймовірність (історично кажучи) інших надзвичайних ситуацій, які перевищують пріоритет 3, над якими я хочу працювати?
… Тощо
4. Час доставки: сьогодні до 18:00
5. Наслідок невиконання: 10% штрафу від зарплати
6. Оцінка: (буде зроблено після закінчення терміну)
Це був приклад, коли діяльність була делегована вам, але принципи ідентичні, коли ви є делегатом.
Описані тут принципи вам допоможуть зняти тиск із особистих стосунків з колегами (стрес, нерви, розчарування) тощо ви отримуєте точні та передбачувані професійні стосунки.
Коли все зрозуміло з самого початку, і всі знають, яка ставка і вартість, більше не можна сприймати непорозумінь ... і це підтримувати здорові особисті стосунки на роботі.
З практикою з’являється досвід оцінки термінів все точніше і точніше, тому я бажаю вам скористатися плодами правильного планування термінів як для тих, кого ви встановлюєте для себе, так і для тих, кого ви надаєте іншим.
2 коментарі
Хм Існує ще одна ситуація, коли терміни не можуть працювати: керівник (проекту) бере безпосередню участь у багатьох подробицях (не застосовує делегування повноважень), є вузьке місце діяльності та неявне недотримання термінів.
Керівник проекту бере участь, оскільки: 1) він не знає, як делегувати; 2) не довіряє тим, кому він міг би делегувати це завдання; 3) він єдиний, хто розуміє наслідки недотримання умов або до нього застосовується лише можливе покарання, інші байдужі до результату. Іноді добре не делегувати, інколи життєво важливо делегувати. Справа досвіду.