Lexoffice Юридично безпечне зберігання документів ІТ-космополіта
Моє запитання до служби підтримки Lexoffice (5 травня 2018 року о 9:01):
Наразі я також зберігав квитанції на своєму ноутбуці. Я хотів би заощадити собі ці додаткові зусилля в майбутньому. Чи можу я бути впевненим, що мої квитанції все ще будуть доступні в Lexoffice через 10 років, і чи витримає це також можливу податкову перевірку?
Відповідь від служби підтримки (8 травня 2018 р., 9:24)
З lexoffice ваші квитанції все ще захищені навіть після того, як ви повідомили про це, і у вас завжди є режим читання, який ви можете використовувати для доступу до них.
За допомогою lexoffice ви зазвичай можете сканувати паперові документи, сумісні з GoBD, а потім знищувати їх (замінне сканування).
Однак є кілька речей, які потрібно врахувати.
1. Створіть письмову процедурну документацію для власного подання документів
Ви повинні створити письмову процедурну документацію для своєї компанії для зберігання документів.
Це повинно показувати, хто у вашій компанії обробляє, які документи і як. Крім того, ви повинні описати механізми контролю (наприклад, принцип чотирьох очей), які ви використовуєте для того, щоб відскановані документи відповідали оригіналу.
Порада: Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftsverwaltung e.V. надає зразок процедурної документації, яку ви можете легко адаптувати для власної компанії.
2. Перевірте електронне зображення відразу після сканування квитанції
Повнота: Чи співпадають номери сторінок у скані та оригіналі? Весь вміст сторінки записується?
Правильність: Чи всі цифри та текст правильні?
Читаність: чи чітке сканування? Чи достатній контраст? Чи читається важлива інформація про колір (наприклад, червоний текст для мінусових сум)?
3. Записуйте та негайно записуйте квитанції у lexoffice
Після того, як ви завантажили скан у lexoffice, вам слід записати його якомога швидше та записати квитанції якомога швидше - найпізніше, коли ви подасте авансову декларацію з ПДВ.
4. Ви завжди повинні зберігати оригінал деяких документів
Квитанції про пожертви, (нотаріально завірені) контракти, податкові свідоцтва та документи, що мають доказову цінність у судовому процесі, повинні завжди зберігатися в оригіналі. Звичайно, ви можете також відсканувати ці документи та зберігати їх у lexoffice, щоб ви могли у будь-який час стежити за ними.
5. Як користувач ви несете відповідальність за ведення бухгалтерії та подання документів
Як користувач lexoffice або законний представник вашої компанії, ви є і залишаєтесь особою, відповідальною за ваш облік та пов'язану з цим запис та архівування ваших документів. Ні lexoffice, ні ваш податковий радник не можуть звільнити вас від цієї відповідальності.
Іншими словами, незалежно від того, використовуєте ви lexoffice чи іншу технологію, і незалежно від того, який метод ви використовуєте для організації своєї бухгалтерії та подання документів, ви як законний представник несете відповідальність за дотримання законодавчих вимог щодо відповідності.
Ви повинні детально відповідати цим вимогам:
відповідність принципам належного ведення бухгалтерії (Розділ 239 (4) HGB)
враховуючи відповідні вимоги щодо безпеки бухгалтерського обліку на основі ІТ
простежуваність бухгалтерських та бухгалтерських процедур (розділ 238 (1) речення 2 HGB)
простежуваність відображення окремих господарських операцій при їх створенні та обробці (розділ 238 (1) речення 3 HGB)
відповідність вимогам щодо збереження (розділ 239, пункт 4, розділ 257 HGB)