Нова ділова дієта споживає менше паперу з цифровим офісом Business-Age, ресурсним центром
Маючи продуктивність праці за годину роботи, у 5-6 разів нижчу за середньоєвропейську, румунські компанії мають очевидну потребу в модернізації. Перехід до цифрового офісу є реальним шансом на прогрес, оскільки місцеві підприємці розуміють, що паперові робочі процеси неефективні, полегшують помилки та створюють невиправдані витрати.
Часто асоційований з поняттям "безпаперовий", цифровий офіс означає не повну ліквідацію паперу, а оцифрування робочих процесів, завдяки чому ефективність роботи зростає, а витрати часу та грошей зменшуються. Але що передбачає перехід до цифрового офісу з практичної точки зору? Просто додавання сканера та передплати мобільних даних не означає цифрової трансформації. Потрібно більше.
Співпраця та оцифровка
Як для фабрики в самому центрі Барагана, так і для юридичної фірми на Калеа Вікторії, цифровий офіс передбачає генерацію, обіг та споживання інформації на електронних носіях. Але також робота в команді, мобільність, архівування та безпека даних. Цифрова трансформація офісу починається з постійного використання електронних повідомлень, рішень для спільної роботи та спільного використання документів. Таким чином, інформація швидко циркулює, рішення можуть бути підкріплені реальними даними, а клієнти отримують своєчасні відповіді. Поточна діяльність стає більш ефективною та набагато гнучкішою, і працівники можуть здійснювати свою діяльність з будь-якого місця за допомогою мобільного обладнання (ноутбука, планшета, телефону).
Для створення, розповсюдження та обміну документами між членами однієї команди або із зовнішнім світом простим та ефективним рішенням є Office 365. Доступний за передплатою, пакет продуктивності Microsoft пропонує доступ до класики Outlook, Word та Excel, а також особистий простір для зберігання документів та простий спосіб співпраці з SharePoint Online. Незалежно від характеру бізнесу або розміру організації, Office 365 є найкращим початком для створення цифрового офісу.
Як видалити 10 тонн паперу
Очевидно, є сфери, де діяльність є більш складною і де законодавство вимагає тривалого зберігання документів на папері. Для таких організацій, які керують великою кількістю документів, є рішення для оцифрування фізичних документів та організації операцій з реєстром. Згідно з даними, представленими в SEAP (Електронна система державних закупівель), велика мерія купує та споживає близько 10 000 паперових вершин щороку, що заповнює середній офіс. Завдяки такій програмі, як StarCapture, будь-яка компанія чи державна установа може швидко транспонувати всі фізичні документи в електронному форматі, а потім легко ділитися ними відповідно до робочих процесів, що стосуються конкретних видів діяльності. Ось як 10 тонн паперу набагато легше обробляти та зберігати, а інформацію швидше знаходити.
Якщо для окремих користувачів Office 365 охоплює вимоги щодо зберігання інформації, на організаційному рівні цифрові документи повинні архівуватися за допомогою професійного рішення, що дозволяє ефективно керувати як з точки зору зберігання, так і класифікації, пошуку та пошуку. Наприклад, SEAL відповідає всім довгостроковим вимогам щодо архівування приватної компанії чи державної установи. Більше того, це простий інструмент аудиту, який також доступний щомісяця.
Тенденція проти необхідності
Багато хто вважає, що "цифрова трансформація" - це лише тенденція, запозичена із західної економіки. Однак при детальному розгляді переваги цієї еволюції порівняно легко зрозуміти та оцінити. Будь-який підприємець повинен задати собі просте запитання: "що мене найбільше поглинає"? Відповідь так само проста: пошук інформації, втручання в документи вручну, підготовка розширених зустрічей тощо. Час - це найбільший виграш у цифровізації, оскільки отримані години перетворюються на продуктивність та прибутковість.
Для Румунії дані, надані Євростатом, свідчать про подвоєння мінімальної заробітної плати в період між 2008-2016 роками та, очевидно, загальне підвищення рівня заробітної плати, що призводить до життєво необхідної підвищення продуктивності праці. Для того, щоб співробітники були ефективнішими, їм потрібно усунути простої, мати можливість легко співпрацювати з колегами та бути мобільними. Важко зробити, якщо більша частина інформації є на папері. Папір викликає високі витрати на виробництво, обробку та зберігання та різко обмежує потік інформації. Якщо ви хочете вийти з цієї пастки, Star Storage є постачальником інтегрованих рішень, партнером, який вам потрібен для створення вашого цифрового офісу та використання спільного робочого середовища з електронними документами.