Чому посадова інструкція важлива і як вона повинна виглядати! Ми HR
Незалежно від того, чи працюєте ви вже у HR, чи хочете розвинути кар’єру в галузі людських ресурсів, інформація про посадову інструкцію буде вам корисна. Якщо вам потрібно створити нову посаду у вашій компанії, ви можете скористатися цією статтею. І оскільки ми знаємо, скільки часу ви витрачаєте на пошук потрібних кандидатів та їх навчання, ми думали, що прийдемо вам на допомогу. Ми зробили для вас документацію та зробили доступною всю інформацію. Як це слід писати, що повинна містити посадова інструкція чи як виглядає модель структури? Відповіді на ці питання ви знайдете в цій статті.
Яка посадова інструкція?
Посадова інструкція - це інструмент, підготовлений рекрутинговою компанією. Це повинно включати обов'язки та права працівника на майбутню роботу. І не тільки це, а й те, як їх виконувати, поки він працює на певній посаді. Посадова інструкція також повинна містити вимоги до роботи, а також завдання, які буде виконувати працівник.
Хоча це додаток до індивідуального трудового договору, посадова інструкція не менш важлива. І елементами, які необхідно включити, є: необхідні вимоги до ролі, умови праці, фактична відповідальність працівника та стандарти виконання. Ми розглянемо кожен із них у наступному.
Чому посадова інструкція важлива?
Перш за все, добре знати, що посадова інструкція така ж важлива, як і трудовий договір, хоча вона є додатком. Чому? Тому що це доказ у суді, якщо його зміст не дотримується або якщо між двома сторонами є конфлікти чи непорозуміння. Таким чином, важливість опису роботи не слід ігнорувати ні на хвилину!
Тоді посадова інструкція є основою кількох процесів людських ресурсів. Сюди входять набір та відбір, працевлаштування, навчання, а також розвиток майбутніх працівників. Без посадової інструкції ці процеси не здійснювалися б ефективно.
Також важливо, щоб майбутній працівник зайняв цю посаду. Оскільки посадова інструкція - це керівництво, в якому працівникові дається детальний опис роботи з точки зору відповідальності, яку він повинен взяти на себе на рівні організації.
Маючи перед посадовою інструкцією, працівник з першого дня буде знати все, що має на увазі його посаду в компанії. Він буде знати свої обов'язки, завдання, оточення та графік роботи.
Для роботодавця це також може бути відправною точкою у правильній оцінці результатів роботи, а також забезпечує умови для просування та навчання майбутнього працівника.
Кому адресована посадова інструкція?
Посадова інструкція адресована не виключно працівникові, який виконує певну роль. Це фактично опис завдань, які належать будь-якій людині, яка буде виконувати певну роль, яку кидає виклик роботодавець.
Що повинна містити посадова інструкція
Посадова інструкція повинна містити певні обов’язкові елементи. До них належать:
- офіційна назва посади
- місце, яке майбутній працівник займе в організаційній схемі
- вимоги до працевлаштування
- визначення обов'язків
- показники ефективності
- дата, коли вона була складена і підписана як працівником, так і роботодавцем.
Ось з чого почати!
ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ
Офіційна назва він є тим обов’язковим елементом в посадовій інструкції і взято з національної номенклатури професій (COR). Це повинно супроводжуватися кодом COR, пов'язаним з цією роллю.
Також тут обов’язково вказується відділ, в якому буде працювати майбутній працівник, а також безпосередній керівник або особа, якій він буде звітувати про результати та результати діяльності в майбутньому.
Не менш важливим є інтеграція цієї позиції в організаційну схему компанії. Більш конкретно, представлення ієрархій: позиції субординації та координації, які майбутній працівник матиме чи не матиме стосовно інших співробітників.
Ось яку інформацію повинна містити перша частина опису роботи!
УМОВИ ПРАЦІ
Ця частина посадової інструкції включає графік і робочі дні, кількість вихідних днів, а також те, чи поїде працівник у поїздки чи ні.
Додаткова інформація про довкілля та робочу область
З цієї частини посадової інструкції майбутній працівник дізнається, де знаходиться робочий простір, чи передбачає його діяльність польові роботи або лише в офісі, а також те, яким обладнанням йому доведеться використовувати. У нашому прикладі, будучи листоношею, майбутньому роботодавцю знадобляться ноутбук, принтер та телефон. Однак їх можна урізноманітнити відповідно до кожної ролі.
МЕТА РОБОТИ
Ця точка відрізняється від однієї позиції до іншої. В основному, повинна бути вказана мета, для якої була створена ця посада. У нашому прикладі ми маємо посаду рахунка-фактури, створену для найму особи, яка займається підготовкою та передачею рахунків-фактур відповідно до методів виставлення рахунків, встановлених для кожної категорії клієнтів. Зазвичай їх встановлює керівник відділу, в якому повинен працювати кандидат.
ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ'ЯЗКИ
Обов'язки працівника створюються роботодавцем, і найголовніше, щоб вони були максимально чіткими та супроводжувались деталями кожного. Більшість випадків атрибуції пишуться майбутнім менеджером, який найкраще знає, що саме доведеться робити працівникові.
ВТОРІЧНІ ЗАВДАННЯ
У цій частині керівник вказує, які ще завдання повинен виконувати майбутній працівник, крім основних завдань. Також можна згадати інформацію, що стосується трудової дисципліни.
E1. ЗДОРОВ'Я ТА БЕЗПЕКА
Ця частина є однією з необов’язкових відомостей в посадовій інструкції. Тут роботодавець вирішує, вказувати цю інформацію в посадовій інструкції чи ні. Однак при працевлаштуванні прийнятий на роботу кандидат зобов’язаний брати участь в іспиті з медицини праці, але пізніше і в звичайному.
ВЛАДА ПРИЙНЯТИ РІШЕННЯ
Якщо це керівна посада, майбутній працівник повинен буде прийняти певні рішення щодо компанії. Таким чином, обов’язковим є додавання цього пункту до посадової інструкції.
ПРОФІЛЬ РОБОТИ
У профілі роботи зазначаються необхідні вимоги e зайнятість на вільній посаді і найчастіше стосується рівня освіти майбутнього працівника, стажу роботи на ринку праці або технічних навичок. Наприклад, для посади в кол-центрі важливо вказати навички спілкування або знання іноземної мови, особливо якщо роботодавець надає послуги іноземною мовою. Також тут, як правило, вказуються необхідні технічні навички.
КРИТЕРІЇ ОЦІНКИ
В останній частині посадової інструкції обов’язково вказуються критерії оцінки майбутнього працівника. Це полегшить роботу менеджера, коли він хоче оцінити працівника. Ось стандарти посади, які доведеться дотримуватись майбутньому працівникові.
Далі йде дата, коли була підписана посадова інструкція, а також підпис працівника та роботодавця.
Ось шаблон для структури опису роботи:
Законодавство щодо посадової інструкції
У КЗпП є кілька статей, які посилаються на посадову інструкцію. Вони стосуються як обов’язків та відповідальності майбутнього працівника, так і обов’язків роботодавця. Деякі предмети, знайдені в Трудовий кодекс:
- Працівник зобов'язаний виконувати трудову норму та виконувати свої обов'язки згідно посадової інструкції.
- У свою чергу, роботодавець зобов’язаний інформувати працівників про умови праці. Але також постійно забезпечувати технічні та організаційні умови, враховані при розробці норм роботи.
- Роботодавці, які не виконують вимоги посадової інструкції, можуть бути оштрафовані територіальною інспекцією праці.
Хто підписує посадову інструкцію?
Посадова інструкція підписується працівником у день укладення ним трудового договору, а також роботодавцем.
Опис роботи можна змінювати з часом?
Часто трапляється, що мита помножуються в порівнянні з працевлаштуванням. У той же час є роботодавці, які вимагають виконання завдань, які не підпадають під обов'язки тієї ролі, яку виконує працівник. Тому важливо, щоб обидві сторони підписали узгоджені обов'язки.
Однак, якщо роботодавець хоче кардинально змінити посадову інструкцію, тим самим змінивши особливості роботи, він повинен звернутися за погодженням з працівником.
Крім того, про будь-які зміни форми або змісту посадової інструкції необхідно повідомляти працівника. Він його підпише ще раз, а нова посадова інструкція також буде додана до індивідуального трудового договору.
Згідно з інформацією з КЗпП, роботодавець має право тимчасово змінювати вид роботи та обов'язки роботи, не запитуючи згоди працівника, лише у випадках форс-мажорних обставин.
Коли потрібно написати посадову інструкцію?
Є кілька випадків, коли виникає необхідність у створенні посадової інструкції. Наприклад, це може бути компанія, яка зростає і потребує нових працівників на певних посадах.
Інша ситуація, коли компанія перебуває в процесі реорганізації і потребує технологічних змін, а працівник потребує нових кваліфікацій або навичок.
У той же час те саме відбувається, якщо компанія повністю або частково змінює свою діяльність. Це лише кілька прикладів ситуацій, коли посадова інструкція потребує оновлення.
Хто відповідає за написання посадової інструкції?
Здебільшого працівники відділу кадрів дбають про посадову інструкцію. Вони не тільки складають його та знають про всі законодавчі зміни, але й зберігають його.
Але не виключається ситуація, коли керівник бере участь у написанні посадової інструкції, особливо коли йдеться про нову посаду. Безпосередній керівник найкраще знає, чим буде займатися майбутній працівник і яка саме його діяльність.
І останнє, але не менш важливе: представники вищого керівництва схвалюють посадову інструкцію, але вони також мають остаточне рішення щодо набору кандидатів.
Також може трапитися так, що нинішні працівники беруть участь у написанні посадової інструкції. Наприклад, коли необхідно переглянути або збагатити його новими завданнями або навіть коли посадова інструкція написана з нуля. Часто працівники, які вже займають цю роль, є тими, хто найкраще знає реальні, конкретні дані про завдання та діяльність, яку вони виконують.
Як написати опис роботи?
Перш за все, стиль спілкування повинен бути досить чітким і лаконічним. Використовуйте максимально прості слова та уникайте занадто технічних термінів. Також добре уникати специфічного використання чоловічої чи жіночої статі.
Намагайтеся чітко підкреслити рівень підпорядкування, а також рівень представництва щодо зовнішньої частини відділу чи організації.
Якщо ви не можете уникнути технічної мови, коли справа доходить до позиції, яка її стосується, це не проблема. Кандидат, який хоче влаштуватися на роботу, також буде знати технічні умови з посадової інструкції.
Хто зберігає посадову інструкцію
Після прийняття працівником своєї нової ролі він підпише контакт разом із посадовою інструкцією. Один з примірників залишається у відділі кадрів, а другий належить працівникові.