Цифри Як розпочати роботу з альтернативою Excel від Apple Mac Life

Числа, стовпці та діаграми - це сильні сторони чисел. Запізнювачу від Apple не потрібно ховатися від Excel. Оскільки числова програма добре обчислює, вона також виглядає приємно і навіть має деякі зручні функції, готові для вас. Ми покажемо вам, що можливо.

роботу

Numbers - це приємна і проста альтернатива галузевому стандарту Excel від Microsoft. Оскільки Apple випустила завантаження для всіх користувачів Mac, є ще одна причина перевірити безкоштовну електронну таблицю Apple. Раніше Apple надала покупцям нових Mac безкоштовне завантаження Pages, Numbers і Keynote з жовтня 2013 року.

Numbers є відсталим у комплекті iWorks від Apple. Перша версія була представлена ​​в серпні 2007 року. Тому Numbers трохи відстає у номері версії: Numbers 6.1 - це поточна версія для Mac, Numbers 5.1 - остання для iPad та iPhone.

Як і у випадку з Pages і Keynote, Apple переглянула функції Numbers кількома способами. Зокрема, з версією 4.0 компанія повернула низку раніше скасованих функцій, і починаючи з версії 4.1 (або 3.1 для iOS) вона могла відкривати захищені паролем електронні таблиці на MacBook Pro за допомогою розпізнавання відбитків пальців за допомогою сенсорної панелі. Версія 6.1 світить, наприклад, можливістю одночасної співпраці над документами Numbers на Mac, iPhone, iPad та в iCloud.

інформація

Номери Apple

Numbers - це настроювана та проста у використанні електронна таблиця для Mac, iPad та iPhone. Поточна версія самої програми вимагає операційної системи macOS 10.13 Mojave на Mac, з якою вона поділяє системні вимоги. Коротше кажучи, якщо ви використовуєте Mojave, ви можете запустити останню версію, Numbers 6.1.

Робоча поверхня

Електронні таблиці - це насамперед бізнес-програми. Це пояснюється тим, що програми розрахунку використовуються для таких видів діяльності, як бюджетні плани, звіти про доходи та побутові книги. Найчастіше мова йде про дефіцитний товар, який називається грошима, у всіх його формах - наприклад, на залишку на рахунку, витратах чи доходах. Програми електронних таблиць можуть також вести таблиці амортизації або списки інвентаризації і, не в останню чергу, беруть участь у контролі працівників.

У першій частині цієї серії семінарів (див. Попередній випуск) ми вже використовуємо Numbers як базу даних для серійного листа із Pages. Рядки та стовпці чудово підходять для структурування даних. Цифри також можуть відкривати та зберігати файли CSV у цьому форматі. CSV буквально означає "значення, розділені комами". Це текстовий формат, у якому значення комірок відокремлюються комами. Крім того, Numbers експортує у формати XLS Excel та у форматі PDF, а також - подібно до Pages - у форматі Numbers '09. Це поступка користувачам, які все ще хочуть або повинні працювати зі старою версією 2.0. Як і у випадку зі сторінками, розширення файлу ".numbers" не відображає жодних відмінностей. Однак ви не можете втратити будь-яку інформацію, оскільки нові документи не можуть бути відкриті за допомогою «старої» версії Numbers.

Буфер обміну

Розгортання результатів

Цифри можуть запобігти поєднанню стилів, які часто просочуються в документ як нове форматування з копіювання в буфер обміну. Виберіть команду меню "Редагувати> Вставити та налаштувати стиль" (cmd) + (shift) + (alt) + (v), якщо ви хочете вставити розділ без форматування. Numbers регулює стиль під час наклеювання. Подальше переформатування не є необхідним. Це економить час.

Буфер обміну може зробити навіть більше: цифри можуть вставляти обчислені значення лише за допомогою команди меню «Редагувати> Вставити результат формули» (cmd) + (shift) + (v). Це означає, що використовувані значення втрачають відношення до формул та залежних полів. Використовуйте буфер обміну для перенесення діаграм із Numbers у Keynote. Ви можете скоригувати значення пізніше для презентації.

Контрольний список: Робота з цифрами

  • Чи є шаблон від Apple?
  • Експорт або співпраця через iCloud?
  • Використовуйте автоматизми та заповнюйте значення, рядки та формули в рядках або стовпцях!
  • Перевірте посилання у формулах!
  • Форми структурують запис значень!

Експертиза, як Excel

Незважаючи на те, що за останні роки Numbers покращив функціональність поданих формул, а також параметри сортування зведених таблиць, упередження все ще зберігаються, що електронна таблиця Apple поступається Excel. Це порівняння не заходить далеко - фокус занадто інший. Творці Numbers зосереджуються на графічно привабливому поданні табличних даних. Діаграми та діаграми можна створювати лише кількома клацаннями миші за допомогою Numbers. Numbers має близько 250 математичних функцій.

Найпоширеніші формули, такі як "Сума" та "Середнє", наводяться, як тільки ви позначаєте кілька комірок та вибираєте їх. Однак Numbers ніколи активно не змагався за використання інструментів аналізу та підпрограм в Excel; Складні статистичні функції та програмовані макроси залишаються доменом Excel.

Але для бюджетних планів, звітів про доходи та побутових книг чисел більш ніж достатньо. Як проста база даних програма програмує ряд записів. Ви навіть можете використовувати Numbers для запису часу або документування робочого часу або для організації проектів.

Apple пропонує підготовлені шаблони для типових завдань. Бюджетними книгами, робочим часом, а також планами дієти чи фінансовими порівняннями, а також плануванням подорожей та організацією команди можна керувати, не починаючи з нуля. Шаблони локалізовані складно і можуть бути використані негайно “з коробки”.

Поради та підказки

Три недооцінених замовлення

1. "Вікно> Об'єднати всі Windows" об'єднує всі відкриті документи як вкладки в одному вікні. Це полегшує впорядкування електронної таблиці в компактному вигляді та її перенесення у файл.

2. "Таблиця> Реорганізувати рядки та стовпці" повністю переформатує таблицю, змінивши рядки таблиці на стовпці та стовпці на рядки. Тож не впадайте у відчай, якщо таблиця структурована неправильно.

3. "Формат> Умовна розмітка ..." забезпечує автоматичне форматування червоних чисел червоним кольором, але також може допомогти заповнити таблиці без помилок, виділивши порожні поля та поля, які потрібно заповнити.

Співпраця замість експорту

Apple постійно вдосконалює прийняття документів Excel. Цифри можуть або створити поточний формат XLSX, або зберегти його у старому форматі XLSX. Однак документи з різним форматом попередньо запрограмовані. Numbers працює з «полотном», яке вміщує кілька таблиць, діаграм та графічних зображень, тоді як робоча поверхня в Excel повністю складається з комірок таблиці.

В Excel графіки плавають над клітинками. Процес обміну даними за допомогою імпорту-експорту-імпорту повинен швидко досягти практичних меж. Оскільки для Excel кожна таблиця перетворюється у свій власний аркуш. Таким чином, організація робочих аркушів швидко втрачається, хоча Numbers однозначно отримує заголовки з Excel.

Концептуально Apple покладається на співпрацю через iCloud. ICloud Drive - це центральний пристрій для зберігання даних для ваших власних пристроїв, таких як Mac, iPad та iPhone. За допомогою браузера на iCloud.com ви також можете інтегрувати користувачів Windows у спільну роботу над документами. Відповідні запрошення надсилаються електронною поштою; ви використовуєте права доступу, щоб визначити, чи дозволено комусь лише перевіряти або вносити зміни. Додатковий захист паролем забезпечує додатковий захист доступу. А завдяки вбудованому модулю коментарів ви можете пояснити питання на місці.

Числа говорить Excel

Є можливість експортувати власні таблиці з Numbers у формат файлу Excel. Numbers визначає сучасне розширення файлу XLSX. Можливий і старіший та надійніший формат XLS. Таблиці Excel також можна відкрити за допомогою Numbers. Однак із складними функціями часто виникають повідомлення про помилки через знижену функціональність Numbers.

Висновок

Фокус Numbers зосереджений на простоті використання, що робить програму основною альтернативою електронним таблицям у важкій вазі Excel, особливо в рамках "екосистеми" Apple. Ніхто не зможе серйозно оскаржити Microsoft за "місце на сонці" бізнес-додатків - але в той же час ніхто не може заперечувати переваги Numbers, тим більше, що він безкоштовний і не тягне за собою жодних подальших витрат.

Семінар: Просто краще працюйте з цифрами

Крок 1:

Кожен документ Numbers може містити кілька таблиць та редагувати їх на різні діаграми на основі введених значень. Використовуйте робочу поверхню як полотно для своїх ідей.

Крок 2:

Прорахуй у кількох таблицях! Це має ряд переваг. Завдяки гнучко адаптованим таблицям ви підтримуєте огляд і можете швидше знаходити такі помилки, як неправильні значення або відсутні посилання.

Крок 3:

Дайте своїм таблицям значущі назви, інакше незабаром ви опинитесь у безглуздому списку "Таблиця 1", "Таблиця 2" тощо. Це робиться у "Вікні інформації" в розділі "Формат".

Крок 4:

В області «Інформаційне вікно> Формат> Клітинки» виберіть відповідний «формат даних» для комірок, якщо автоматичний формат неправильний. Потім значення правильно відформатовуються і правильно записуються у формули.

Крок 5:

Використовуйте “Умовне позначення”, щоб, наприклад, ви могли негайно розпізнати прогули або негативні цифри, виділивши відповідні помилки. Ви навіть можете застосувати кілька правил для кожного поля.

Крок 6:

Посилання на формули - це особливість кожної електронної таблиці. Ці посилання можна перевірити та змінити за допомогою редактора формул, але їх також можна перемістити за допомогою перетягування.

Крок 7:

Бланки заявок полегшують збір даних на iPhone та iPad через iCloud. Версія Mac має більше команд. Покладіть документи Numbers на iCloud Drive для спільного використання.

Крок 8:

Закріпіть конфіденційні цифри у своїх розрахунках паролем для документа, щоб їх могли бачити лише уповноважені особи. Захист паролем працює через Touch ID.

Крок 9:

Числа зберігаються автоматично, але команда Файл> Зберегти ([cmd] + [s]) створює версію, до якої ви можете повернутися за допомогою машини часу. Це економить вашу роботу вдвічі.