Грамотно пропонуйте та домовляйтесь про зустрічі - в т.ч.

Призначення зустрічей - одне з найпоширеніших рутинних завдань секретарів та помічників. Для того, щоб успішно запропонувати та домовитись про зустрічі, слід врахувати кілька важливих моментів. Формулювання розрізняються залежно від випадку та терміновості призначення. Щоб уникнути непорозумінь, спілкування також має бути чітким і однозначним.

Сигнали про корпоративну культуру: Сучасна? Традиційний? Випадковий і неформальний? Офіційне та гідне?
Сигнали стосунків: доброзичливість, повага, послужливість, довіра тощо.
Стиль роботи: нескладний? Гнучкі? Трудомісткий? Суворо згідно з правилами?

Мистецтво повсякденних електронних листів, що пропонують зустрічі, полягає в тому, щоб дати одержувачеві гарне самопочуття і в той же час досягти фактичної мети - отримати швидку і чітку відповідь.

Ці 3 елементи повинні бути включені до вашого електронного листа про зустріч

Нагода або занепокоєння
Альтернативи призначення
Заклик до дії

Перерахування альтернативних дат - найпростіша частина листування. Два інших основні елементи є більш вимогливими. Основне прочитайте тут.

Запропонуйте зустріч електронною поштою: Такі випадки існують

Запропоновані дати стосуються зустрічей, які дуже різні Цілі може мати:

презентації
Візити для ознайомлення
Порада: консультація або призначення служби
Переговори або обслуговування

У листі із пропозицією дати має бути чітко вказана мета або заклопотаність зустрічі. Здебільшого також має сенс включити до листа кілька (декількох) деталей:

Тема презентації
Мета переговорів
Ідеї щодо процесу вступного візиту.

За допомогою цих шаблонів ви можете швидко та грамотно організувати зустрічі:

Звільніть Зразки шаблонів "Призначайте зустрічі та пропонуйте зустріч" завантажити у форматі PDF.
5 прикладів призначень та пропозицій.
Текстові модулі для зустрічей та пропозицій із клієнтами, постачальниками та після відвідування ярмарку.

Приклад формулювання, щоб запропонувати першу зустріч

Якщо ви хочете домовитись про письмову зустріч, є два варіанти, якими ви можете скористатися.

Ввічливо попросіть про зустріч, не вказуючи час

Який день та дата вам найбільше підійшли б?
Віддайте перевагу певному дню чи даті?

Приклад у текстовому форматі

Шановна пані Мустерманн,

Кілька днів тому ми зробили вам пропозицію щодо товару. надіслати.

Ми з радістю поговоримо з вами про можливі договірні угоди. Ми були б раді домовитись з вами про зустріч.

Який день та дата вам найбільше підійшли б?
Віддайте перевагу певному дню чи даті?

З найкращими побажаннями

Ввічливо попросіть про зустріч із часом

Чи буде це можливо для вас 28 жовтня 2020 року о 9.30 ранку?
Не могли б ви спланувати 28 жовтня 2020 року о 9.30 ранку?

Приклад у текстовому форматі

Шановний пане Мустерманне,

Кілька днів тому ми зробили вам пропозицію щодо товару. надіслати.

Ми з радістю поговоримо з вами про можливі договірні угоди. Ми були б раді домовитись з вами про зустріч.

Чи буде це можливо для вас 28 жовтня 2020 року о 9.30 ранку?
Ви можете планувати 28.10.2020 о 9:30.?

З найкращими побажаннями

Запит на прийом: типові випадки

Презентація продажу як продовження після відвідування ярмарку
Скарга у постачальника
Обговорення відкритих питань щодо проекту
Переговори/переумови умов

У таких випадках слід бути обережним. Електронне повідомлення не повинно "маскуватися" простою пропозицією побачення, але повинно бути справедливим щодо ситуації. Це починається з теми:

"Справжнє" призначення:Запропоновані зустрічі - зустріч з паном.
Претензія:Запитується термінове призначення (= фактично замовлення.)
Подальший візит:Хочете побачення? або: пропозиція щодо знайомства

У тексті електронних листів має бути коротко викладена причина листа або мета візиту.

3 поради щодо підказки та призначення зустрічей

Ви хочете встановити дату якомога швидше. Ось чому ви хочете, щоб одержувач швидко реагував на запропоновану вами зустріч. Як це зробити, не ослабляючи одержувача?

Складіть кришталево чітку заяву Ласкаво просимо. Скажіть прямо і прямо, що ви хочете від одержувача: запит на пропозицію про зустріч або вибір зустрічі, підтвердження зустрічі тощо.
"Будь ласка, дайте мені знати, яка дата вам підходить".
Якщо вас дійсно вимагає час, чемно, але твердо поділіться своїм Термін С.
"Чи можете ви повідомити мене про бажану зустріч до завтра ввечері?"
Пріоритет у відповіді, не ставте обіцянку про призначення. Підтвердження зустрічі важливо, але важливіше мати можливість швидко призначити зустріч. Якщо запропоновані дати не відповідають, одержувач повинен зробити зустрічні пропозиції. Важливо, щоб він оперативно реагував.
"Будь ласка, повідомте мене до завтра ввечері, чи можете ви призначити одне з цих зустрічей. Якщо ні, я з нетерпінням чекаю ваших альтернативних пропозицій щодо призначення ".

Сформулюйте пропозицію щодо зустрічі: До форми

Чи включати ви запропоновані дати до поточного тексту чи перераховувати їх - справа смаку. Для більшості одержувачів зручніше читати чітко перелічені пропозиції щодо призначення. Іноді трапляється так, що інформація в тексті пропускається.

Якщо ви подаєте більше двох запропонованих дат, запишіть їх у чіткий список і одразу нижче передбачуваної тривалості. Тоді вся необхідна інформація знаходиться в одному місці, і одержувач може прочитати її з першого погляду.

Тому що іноді такі електронні листи роздруковують і представляють начальнику або передають на окремий електронний лист для боса. В обох випадках це практично, якщо вся інформація, необхідна начальнику, знаходиться чітко в одному місці і не повинна бути "вилучена" з тексту.

Сформулюйте пропозицію про зустріч: зразок

Не так

Краще таким чином

Ми хотіли б запитати, чи надаєте Ви нам можливість представити Вам нашу компанію.

Ми хотіли б представити Вам - нашу компанію, наші сильні сторони, наш спектр послуг.

Класичне "цим" є табу для сучасного листування. Тому що, як не "цим", що ще?

Розумна і незвичайна альтернатива звичній одноманітності.

Ми повертаємось до вашого візиту до нашого кіоску і хотіли б запропонувати вам презентацію нашої компанії у вашому домі.

Під час нашої розмови в Anuga у нас склалося враження, що ви хотіли б дізнатись більше про нас та нашу продукцію. Ми будемо раді прийти до вас і переконати вас у нашій продукції та нашій надійності.

Дуже непрямий та офіційний підхід. Одержувачу буде важко звернутися до них.

Це сформульовано в самовпевненій та сучасній манері. Наважись бути безпосереднім.

Містер Мейер попросив мене домовитись з вами про зустріч.

Пітер Майер попросив мене домовитись з вами про зустріч. Або: Пітер Мейєр хотів би познайомитися з вами.

Написання "Herr" замість імені здається далеким і також не актуальним. “Введене в експлуатацію” звучить занадто схоже на отримання замовлень.

Той факт, що згадується ім'я, робить речення більш чутливим, а "запитуваний" робить помічника більш рівним.

Пропоновані дати англійською та іншими мовами

Якщо ви ведете листування з іншими країнами, тут також повинні бути призначені зустрічі, будь то конференц-дзвінок або зустріч на місці. Ми підсумували найбільш поширені для вас мови та переклади.

мова

переклад

Пропозиція де дату/proposition de rendez-vous

5 типових помилок при призначенні альтернативних призначень

Альтернативи призначення ясно і безпомилковий спілкуватися. Уникайте таких підводних каменів:

Забули зустріч - Як запитати зустріч

Також можливо, що зустрічі зникають із цифрових календарів через технічну помилку.

Далі ми представляємо два способи ввічливо просити про зустріч, про яку ви забули.

Як попросити про існуючу зустріч

Шановний пане Мустерманне,

у нас була технічна проблема в компанії. На жаль, не всі зустрічі вже записані в цифровій формі.

Не могли б ви надіслати нам зустріч, бо ми домовились?

Дуже дякую

З найкращими побажаннями

Ось як ви формулюєте це, якщо забули про зустріч

Шановна пані Мустерманн,

На мій сором, я забув записати зустріч після нашого телефонного дзвінка.

Будьте люб'язними і надішліть мені це повідомлення електронною поштою?

Дуже дякую.

З найкращими побажаннями

Висновок: Зосередьтеся на найнеобхіднішому під час призначення

Якщо вам доводиться призначати ділові зустрічі для працівників або керівників, вам слід дотримуватися трьох основних елементів планування: вказати привід та очікувану дату, запропонувати альтернативні зустрічі, якщо це необхідно, і не забути завершити запрошення закликом до дії. Хороше управління терміналами - це флагман компанії.

У століття цифрового спілкування зустрічі та запропоновані дати швидко втрачаються. Зосередьтеся на найнеобхіднішому у своєму електронному листі та перейдіть до суті питання. Хоча призначення зустрічей є одним із ваших стандартних рутинних завдань як секретаря та помічника, ви ніколи не повинні втрачати свою індивідуальність. Пристосуйте свій стиль письма до ваших стосунків з одержувачем.

Ця стаття містить ідеї формулювання Клавдії Марбах.

Поширені запитання: Як грамотно та професійно домовитись про зустрічі

На що слід звернути увагу при призначенні?

Призначаючи зустріч, чітко вкажіть місце та час зустрічі. Вкажіть точну дату та день тижня та час. У деяких випадках тривалість призначення також є відповідною.

Який засіб вибрати для призначення зустрічі?

Немає універсальної відповіді на питання, коли писати електронне повідомлення чи лист. Звертаючись до заявника, бажано визначитися із засобом, за допомогою якого раніше здійснювалось спілкування. Однак якщо ви запросите на ярмарок ділового партнера, лист виглядає більш серйозним.

Чи можу я записатися на прийом по телефону?

Якщо це терміново, непогано записатися на прийом по телефону.

Як мені діяти, якщо я хочу якомога швидше домовитись про зустріч?

Дайте їм ввічливо, але твердо знати, що вас чекає час. Дайте собі зрозуміти, що вам потрібно знати, яка дата підходить. Дайте зрозуміти, що для вас важлива швидка відповідь.

Як уникнути помилок при призначенні зустрічей?

Додайте день тижня, коли ви згадаєте дату під час зустрічі. Це помітять швидше, якщо, наприклад, ви за місяць помилитесь або кореспондент помилиться. Помилка в призначенні зустрічі буде виявлена швидше за допомогою “Середа, 18 березня”, ніж якщо ви призначили зустріч лише до Березень »виступають.