Як організувати приватний захід 11 речей, які слід врахувати - billetto blog
Ви вирішили провести приватну подію, але не зовсім впевнені, як це зробити. Це нормально, це причина, яка привела вас сюди.
Читайте далі, щоб дізнатись, як:
- Визначте мету заходу
- Знайдіть потрібне місце
- Встановіть реалістичний бюджет
- Визначте правильний рівень конфіденційності
- Створити меню
- Знайдіть та налаштуйте фасилітаторів чи ораторів
Готовий знайти відповіді на ваші запитання ?
Billetto - це платформа продажу квитків, яка допомагає вам керувати, організовувати та рекламувати ваші події. Створіть сторінку події та почніть продавати квитки за 5 хвилин.
СТВОРИТИ ПОДІЮ >>
1. Який тип події ?
Ваші зусилля щодо організації повинні розпочатися із спроби відповісти на це питання. Обід для ділових контактів матиме інші потреби, ніж сімейний обід.
Розглянемо наступні підзапитання:
- Хто братиме участь у заході ?
- Це робота чи дозвілля ?
- Чи буде якась розвага ?
- Чи знадобиться вам технічне обладнання ?
- Яку їжу ви б хотіли подати ?
Після встановлення цілей вашого приватного заходу ваша організація стане набагато простішою.
2. Де відбуватиметься захід ?
Визначившись із метою та темою заходу, настав час поглянути на місце проведення. Ви збираєтесь організувати захід у місті чи на селі? В приміщенні або на відкритому повітрі ?
Ось кілька речей, які слід враховувати при виборі місця:
- Чи добре це поєднується з темою заходу ?
- Чи хочуть гості зміни обстановки ?
- Чи доступний він для всіх гостей ?
- Чи будете ви добре захищені від сторонніх очей ?
- Скільки це вам обійдеться ?
Порада: DesignMyNight має великий перелік приватних приміщень, які можна зарезервувати для вашої події.
3. Коли відбудеться подія ?
Напевно, ви будете мати на увазі приблизну ідею для своєї події. Однак сайт, який ви розглядаєте, повинен бути доступний до цієї дати, майте це на увазі, створюючи свій порядок денний.
Також подумайте про сезон. Якщо ви влаштовуєте вечірку на Різдво, то вам потрібно буде забронювати сайт заздалегідь, щоб уникнути неприємних сюрпризів.
Порада:Обов’язково враховуйте державні свята та святкові періоди.
4. Який ваш бюджет ?
Управління бюджетом може бути складним з багатьох причин. З одного боку, ви не завжди знаєте, скільки людей збирається взяти участь, і складно визначити бюджет без конкретної інформації.
Але зробіть якнайкраще можливе і складіть список найкращих і найгірших можливих сценаріїв. Також слід подумати, хто за що платить. Витрати виходять з вашої кишені чи вашого бізнесу ?
Порада: Прочитайте наш посібник про те, як скласти бюджет та керувати бюджетом подій, щоб отримати вихідну точку.
5. Оренда сайту або мінімальні витрати ?
При виборі місця та управлінні бюджетом слід враховувати, чи платите ви за простір, чи гарантуєте мінімальні витрати.
Оренда місця проведення означає, що вам доведеться платити фіксовану ціну за простір, їжу та напої. Використання мінімальних витрат означає вільний простір, якщо ваші гості витрачають достатньо грошей на їжу та напої.
Деякі місця також запропонують вам знижену ціну за сайт, але додайте ціну їжі та напоїв до рахунку.
Слід врахувати наступні моменти:
- Скільки гостей повинно бути присутнім ?
- Який ваш бюджет ?
- Чи можете ви домовитись про знижку ?
Порада:Прочитайте нашу статтю про те, як домовитись про оренду місця, щоб переконатися, що ви отримуєте найкращу пропозицію.
6. Наскільки приватною має бути подія ?
Рівень конфіденційності вашої події - це також важливий момент, який слід враховувати. Це буде залежати від мети заходу (див. №1) та від того, хто братиме участь.
Якщо ви проводите засідання компанії для обговорення конфіденційної інформації або запросили відомого VIP-представника, то вам може знадобитися максимальна конфіденційність.
Подумайте над цими моментами:
- Чи відокремлений простір від решти ділянки ?
- Чи звучить це ізольовано, щоб запобігти виходу конфіденційної інформації ?
- Чи має сайт приватний вхід? ?
- Чи є окремий доступ до туалету для ваших гостей ?
Вам слід пояснити ці питання на сайті, який ви плануєте взяти в оренду для приватного заходу, щоб переконатися, що не помилилися.
7. Хто забезпечить їжу ?
Хто забезпечить їжу вашим заходом, залежатиме від вашої згоди з місцем проведення. Якщо ви вирішили орендувати лише кімнату, то вам потрібно буде знайти сторонню організацію громадського харчування.
Рахунок за їжу може дуже швидко стати дуже крутим, тож подивіться, чи можете ви отримати дешевше харчування з сайту.
Порада: Подивіться на найкращі компанії громадського харчування, щоб знайти рішення.
8. Як подаватимуть їжу ?
Їжа та напої завжди важливі для подій. Одне - враховувати смак та атмосферу, а інший - практичність.
Чи буде ваш приватний захід супроводжуватися:
- Напої та канапе ?
- Буфети ?
- Харчування з повним меню ?
Ваш вибір буде залежати від того, чи має ваша подія бути дуже офіційною чи ні, і чи може сайт адаптуватися до вашого стилю обслуговування.
Подумайте, чому ви збираєтесь служити ... і як.
9. А як щодо меню ?
Визначившись із найбільш зручним способом подачі страви, слід подумати, що насправді подаватимуть.
Якщо ви не обрали великий шведський стіл, вам слід врахувати смаки ваших гостей. А також конкретні харчові потреби кожного.
Харчові потреби
Деякі ваші гості можуть мати потреби в харчуванні з різних причин. Меню має містити принаймні один варіант, який підходить кожному на заході.
Ось кілька речей, які слід враховувати при виборі меню:
- Халяльні та кошерні дієти
- Вегетаріанські та веганські дієти
- Харчова алергія (арахіс, глютен тощо)
Добре попросити своїх гостей визначити свої особливі потреби, реагуючи на подію. І не забувайте повідомляти сайт та ресторанну компанію заздалегідь.
Торти
Якщо у вас весілля або ювілей, то вам точно знадобиться відповідний торт. Зверніться до сайту, чи зможуть вони це розробити. В іншому випадку вам доведеться попросити це зробити зовнішнього кондитера.
Напої
Напої - це те, на чому більшість подій заробляють гроші, тому ви повинні це враховувати, плануючи приватну подію. Чи буде бар без обмежень, або а-ля карт, чи гостям доведеться платити за напої індивідуально? ?
10. Чи буде якась розвага ?
День народження або весілля вимагає мінімальних розваг, таких як невеликий музичний концерт. Але корпоративний захід може отримати велику вигоду від спікера-індустріалу або коміка.
Порада: Погляньте на цей каталог розважальних агентств, щоб побачити, що ви можете отримати для свого приватного заходу.
11. Чи потрібно технічне обладнання ?
Якщо на вашому приватному заході є спікер або модератор, вам знадобиться технічне обладнання.
Перевірте, чи є на сайті:
- Мікрофони
- Звукова система
- Освітлення
- Зі сцени
- ІТ-обладнання
- Проектор
Порада: Якщо на сайті такого немає, вам потрібно буде зв’язатися з компанією, щоб орендувати аудіо/відео обладнання.
Billetto - це платформа продажу квитків, яка допомагає вам керувати, організовувати та рекламувати ваші події. Створіть сторінку події та почніть продавати квитки за 5 хвилин.
СТВОРИТИ ПОДІЮ >>
Ви почуваєтесь трохи більш підготовленими ?
Тепер ви повинні добре уявляти, що потрібно для проведення чудового приватного заходу. Тепер вам залишається лише виконати план.
Регулярно заглядайте в блог, щоб дізнатись, як це зробити, та багато іншого.