Як створити випадаючі списки в Excel
Зображення: “AdrenalinaLibre Breaking межа”, автор Adrenalina Libre. Ліцензія: CC BY 2.0
Коли слід використовувати випадаючий список?
Одне важливе питання - коли і чому ви взагалі повинні користуватися цим засобом? В принципі, випадаючі списки завжди підходять, якщо ви хочете використовувати точно визначені значення за замовчуванням для певної комірки. Це означає принаймні два варіанти. Не існує максимального обмеження кількості записів у спадному меню. Для наочності рекомендуємо використовувати не більше 10-15 різних елементів.
Якщо ви пам’ятаєте про це, цей інструмент пропонує багато переваг, зокрема значне спрощення введення даних. Замість того, щоб вводити відповідне значення самостійно, просто виберіть запис. Це завжди гарантує правильну відповідь, навіть якщо користувач інструменту ще точно не знає бажаного результату. Це дозволить уникнути непотрібних помилок.
Ще одна перевага: пізніше ви можете призначити певні значення різним параметрам, які можна використовувати для подальшої обробки.
Приклад випадаючого списку.
Інструкції: Можливості створення випадаючого списку
Щоб створити випадаючий список, Excel пропонує кілька способів. Зараз ми представимо їх вам індивідуально. Точна інформація стосується версії Excel 2013. У старих версіях є незначні відхилення, але вони не стосуються застосування цих інструкцій.
Варіант 1: Пряме введення
За допомогою цього найпростішого варіанту ви позначите комірку на своєму аркуші Excel, призначену для списку. Потім перейдіть на вкладку «Дані» у рядку меню та виберіть опцію «Перевірка даних» у розділі Інструменти даних.
Відкриється спливаюче вікно. На вкладці «Налаштування» ви знайдете розділ «Критерії дійсності». Тут ви можете вибрати різні варіанти. Щоб створити випадаючий список, знайдіть запис "Список". Потім з’являється поле “Джерело”. Там ви вводите всі значення, розділені крапкою з комою, які ви хочете мати у списку. Якщо ви підтвердите за допомогою ОК, ваш перший розкривний список уже створений в Excel.
Як створити список за допомогою прямого введення.
Варіант 2: Введення опцій через окремий список
Цей варіант має перевагу: ви можете легко використовувати значення для кількох спадні меню. Якщо вам потрібно внести подальші зміни, вам потрібно лише відкоригувати запис у початковому списку. Потім програма оновлює всі випадаючі списки, створені з нею.
Спочатку запишіть значення - в ідеалі десь на вашому аркуші Excel - у стовпець один під одним або в ряд поруч один з одним. Будьте обережні, щоб не залишати порожніх комірок між записами. Потім виберіть клітинку, яку ви призначили для розкривного списку. Тепер дійте, як описано вище під "Варіантом 1". Після активації поля "Джерело" введіть знак рівності (=). Тепер позначте перший запис у заповненому списку. Ім'я комірки автоматично приймається в поле "Джерело". Там ти ставиш за ним двокрапку. Потім натисніть на останнє значення у вашому списку, натисніть OK - готово!
Але ви також можете просто позначити всю область вашого списку. Це також автоматично передається в поле "Джерело". Це заощаджує клацання миші.
Введення зі списку на тому ж аркуші.
Варіант 3: Визначте значення вибору за допомогою окремого аркуша
Ви також можете використовувати інший аркуш із різними критеріями відбору. Тоді ваш список більше не відображатиметься у фактичному документі. У цьому випадку вам потрібно назвати список для подальшого використання. Це завдання також дуже просте. Для цього просто позначте мишкою відповідні клітинки. Якщо натиснути цю область правою кнопкою миші, з’явиться контекстне меню із позначенням «Визначити ім’я». Після призначення підтвердьте за допомогою ОК.
Як дати списку назву.
Створення випадаючого меню багато в чому ідентичне описаній вище процедурі. Єдина відмінність - інформація в полі "Джерело". Тут ви також спочатку встановили знак рівності. Потрібно лише ввести назву списку, який ви щойно призначили. Якщо зараз натиснути OK, у вашому документі з’явиться розкривний список зі значеннями.
Скористайтеся списком із зовнішнього робочого аркуша.