Як вибратися з пекла електронної пошти та зустрічей

Опублікував Артур ВІНСОН. 8 травня 2019 р. Опубліковано в QVT

Артур ВІНСОН, Артур 7 років працював над інноваціями та маркетинговими темами в Lafarge, перш ніж створити Mailoop.

Існує нагальна необхідність вжити конкретних заходів щодо наших практик цифрового спілкування. Якщо цифри зростають з кожним роком (+ 5% електронних листів на рік), тема недостатньо виведена на стратегічний рівень. Я робив вправу в контексті, коли досвід співробітників стає ключем до підходу до управління персоналом, щоб змінити точку зору, намалювати на шкалі робочого часу досвід, пов’язаний з HR, який зазнає співавтор.

LІнновації з персоналу в QWL, як правило, зосереджені на неробочій діяльності: спортивні заходи, побудова команди, послуги консьєржа ... Однак ми також повинні діяти в щоденне життя, щоб надати зміст місіям працівників: майже 25% часу, який він приділяє електронним листам та зустрічам, вважається непотрібним! Ми виміряли, що підключений працівник споживає від половини до повного робочого часу (FTE) часу концентрації для своїх колег за допомогою електронних листів, які він надсилає, створюючи показання, відповіді та зустрічі. Уявіть, що кожного разу, коли наймають підключеного співробітника, ця організаційна ентропія, що генерується в команді, генерує невидиму повну роботу на повний робочий день. Таким чином, дія на практиці та способах використання є надзвичайною стратегічною ситуацією.

Після того, як обізнаність досягнута, з’являються класичні моделі, не надаючи стійких рішень проблем. Нам вдалося виділити три основні сімейства рефлексів:

Ми визначили кілька ключових моментів, які допомагають зрозуміти, як вирішити проблему.

По-перше, ми повинні швидко вийти з маніхейського бачення спілкування та використання, що свідчить про те, що існує один найкращий спосіб: кожна людина виробила власні звички та має свої вимоги. Ось чому так складно спроектувати загальний статут, який би визначив хороший спосіб зробити.

Тоді, дуже цікаво відзначити ту частину суб’єктивності, сприйняття та емоцій, яка входить у гру на всіх наших цифрових біржах. Семінар, що проводився в консалтинговому МСП, показав, що подразник номер один при електронній пошті - це орфографічні помилки. Ми також спостерігаємо жваву дискусію між прихильниками якнайкоротшого і прямого письма ("не потрібно ставити форми, ми знаємо один одного, давайте економити час") і тими, хто залишається прив'язаним до спільної бази ввічливих формул (" Ми всі однакові люди, треба привітатися і подякувати, це найменше з речей "). Нарешті, ми оживляємо нескінченні обміни між прихильниками "нульової непрочитаної пошти" та дарвіністами електронної пошти ("якщо інформація важлива, вона повернеться!"). Однак ніхто не правий, і жоден алгоритм сьогодні не може теоретизувати або передбачати ці сприйняття.

Нарешті, право на відключення є одним із предметів, який найкраще кристалізує ці відмінності у сприйнятті. Взаємозв'язок з неповноцінністю та управління пов'язаним з цим безперервним потоком інформації залежить від наших операційних методів. Отже, приблизно 50% людей, яких зустрічали, прив'язані до свого особистого часу та його відмінності від професійного часу. Вони вважають за краще, щоб їх не перебивали, навіть якщо це означає наявність значної кількості інформації для обробки наступного дня, наприкінці вихідних або навіть при поверненні з відпустки. Інші 50% вважають за краще керувати інформацією вчасно і більше стурбовані обсягом інформації, яку потрібно "вискочити", ніж повторним підключенням поза робочим часом. В крайньому випадку існує навіть FOMO (Fear of Missing Out): звичка до постійних повідомлень виробила форму звикання; тоді логіка відключення доступу до інформації в цьому випадку майже нестерпна.

З цього досвіду ми зберігаємо три основні моменти:

Йдеться про розвиток емоційного інтелекту співробітників, а не штучного інтелекту
Ми повинні думати з точки зору сприйняття, а не правил
Необхідно терміново застосувати "спеціально підібрані" підходи, щоб задовольнити багатогранні очікування працівників

На наш погляд, немає жодного рішення, яке би віталось працівниками, якщо воно позбавляло їх сили діяти. Прикладами можуть служити легіон: робот для керування вашими зустрічами, алгоритм вибору важливості електронних листів для вас (без участі), автоматизовані відповіді на електронні листи ... За короткий термін ви заощадите час; у середньостроковій перспективі це вплине на зобов'язання працівників, якщо вони будуть позбавлені свободи керувати своїми програмами або надавати пріоритети інформації відповідно до власних критеріїв.

Саме поняття стресу на роботі тісно пов’язане з питанням сили діяти. Дійсно, згідно з Патріком Легероном 1, стрес - це поєднання двох факторів: стресу з одного боку та свободи, що дається йому справлятися з іншого. Отже, зіткнувшись із занадто великим цифровим стресом, є два важелі: зменшення обмежень (не обов’язково сумісних з розпорядком дня компанії) або ... надання більшої сили діяти! Виходячи з цього наріжного каменю, ось основи трансформації, які ми радимо вам встановити:

Mailoop, лідер у галузі зворотного зв’язку та аналізу людських ресурсів електронної пошти та зустрічей, підтримує організації, спираючись на 3 технологічні цеглини, щоб назавжди змінити поведінку:

Аналіз електронної пошти та потоків зустрічей допомагає підвищити обізнаність людей та колективів завдяки простим, унікальним показникам, на які можуть діяти всі.
Анонімний, керований та асинхронний зворотний зв’язок у системах обміну повідомленнями користувачів на 360 °: Кожного місяця кожен усвідомлює вплив свого спілкування на свою мережу та знає, де діяти, щоб прогресувати.
Розумне відключення, щоб дозволити всім працівникам привласнити право на відключення відповідно до своїх потреб та своїх робочих звичок.

Результат: зменшення обсягу електронних листів та внутрішніх зустрічей на 10-20%, зменшення обміну поза робочим часом на 25%, а 70% користувачів змінюють свої звички.