Навчимось визначати пріоритети Оцінювати, відхиляти або приймати завдання - менеджер журналу
ІЛЮСТРАЦІЯ: МАРІЯ КОРТ
Оскільки багато компаній працюють між департаментами та функціями, перестаючи чітко розподіляти обов'язки та дозволяючи інструкції кількох людей, робота ускладнюється. Зараз більшість із нас щодня обробляє запити годинами. Занепокоєння бувають іноді формальними, іноді неформальними, іноді великими, іноді малими. Вони надходять не лише від безпосереднього начальства та товаришів по команді, але й від «внутрішніх клієнтів» з усіх сфер організаційної схеми. Крім того, є запити від зовнішніх груп інтересів: родини, друзів та знайомих, іноді навіть зовсім незнайомих людей. Ви прокручуєтеся по столу, на нараді зі збільшенням, телефоном, електронною поштою чи миттєвим повідомленням - пошуки ніколи не закінчуються.
є засновником консалтингової компанії з питань управління Rainmaker Thinking та автором книги "Мистецтво бути незамінним на роботі: здобути вплив, перемогти надмірність і зробити все правильно" (Harvard Business Review Press 2020).
Цей приплив запитів лякає. Те, як ви з нею справляєтеся, сьогодні як ніколи вирішальне для вашого професійного успіху та вашого особистого благополуччя. Ви не можете сказати так усім і всім, а потім зробити все добре. Якщо ви беретеся за занадто багато завдань або неправильно фокусуєтесь, ви витрачаєте час, енергію та гроші. Ви не концентруєтеся на тому, що насправді важливо. Тим не менше, ніхто не хоче дратувати або розчаровувати своїх колег чи інших опікунів - або, що ще гірше, блокувати важливі можливості в їх роботі чи житті.
Тож потрібно навчитися, коли і як говорити і ні, і так. Обдумане "ні" захистить вас. Правильний так дозволяє вам бути корисним для інших, робити щось інше, успішно працювати разом та посилювати свій вплив. Вашою метою повинно бути побудова репутації того, що ви сказали «ні» в потрібний час з потрібних причин, щоб кожен ваш «так» насправді мав значення.
Як ти це робиш? Протягом десятиліть досліджень у сотнях організацій я розглянув, що робить можливим людей, які є одними з найцінніших, незамінних працівників. Роблячи це, я виявив базову структуру, яка, на мою думку, працює. Він складається з трьох частин: оцінити запит; скажіть обґрунтоване ні; і поставте так, за допомогою якого ви зможете досягти успіху.
Оцініть запити
Що стосується фінансових інвестицій, більшість із нас проявляє належну обережність - ми збираємо більше інформації, щоб мати змогу зробити обґрунтоване судження. Коли ви говорите «так» чи «ні» запиту, ви в кінцевому рахунку вирішуєте, як інвестувати свої особисті ресурси, тому вам слід зважити це рішення так само ретельно.
Починається з того, що ви наполягаєте на чіткому визначенні запиту. Іноді запит є неточним і неправильно зрозумілим: це звучить як більша чи менша робота, ніж є насправді, або збиває вас з дороги. Тому ви повинні допомогти собі та заявнику, з’ясувавши важливі деталі запиту. Робота з цим питанням настільки глибока може принести вам репутацію дуже доступного. Однак це не означає, що ви погоджуєтесь на запит. Вони лише сигналізують про те, що ви серйозно ставитесь до потреб іншої людини, незалежно від того, чи можете ви допомогти чи ні.
Ставте запитання, робіть нотатки та роз'яснюйте всі аспекти програми, включаючи витрати та переваги. Використовуйте примітки, які адвокати, бухгалтери та лікарі роблять під час перших співбесід - ці співбесіди використовуються для запису деталей потреб кожного клієнта. По суті, ви допомагаєте заявнику відкоригувати їхній запит, щоб він став належною заявкою. Початковий протокол повинен містити такі пункти:
Сьогоднішня дата та час.
Хто є заявником?
Який результат очікується? Надайте конкретну інформацію.
До того часу, коли замовлення повинно бути готовим?
Які ресурси потрібні?
Хто відповідає за цю справу і хто має згоду від цієї особи чи групи?
Які можливі переваги?
Які очевидні та приховані витрати?
Чим більший або складніший запит, тим більше інформації ви повинні зібрати. Звичайно, є запити, які ви не можете або не хочете виконати в першу чергу. І запити надходять до вашого столу настільки незначні, що розшифровка розмови здається непотрібною - або запис займе більше часу, ніж запит було виконано.
Знання найкращих - з важливих питань про лідерство, стратегію та управління.
Ми надаємо вам ноу-хау від найвідоміших університетів світу, чітке та придатне для вашого повсякденного життя як менеджера.
Гарвардський бізнес-менеджер
Знання, інструменти та ідеї для стійкого успіху - як додаток та електронний папір
Доступ до найкращих текстів за останні кілька років
Натхнення, лідерські навички та практичні поради для успішних менеджерів
Спробуйте один місяць безкоштовно
Скасувати будь-коли в Інтернеті.
У вас вже є цифрова передплата? Зареєструйтесь тут