Організація та здійснення прийому проекту - завершення проекту -
Надайте результати проекту та попросіть їх перевірити
Проект офіційно завершується, коли ви передаєте результати проекту клієнту проекту та користувачам проекту. Вони перевіряють, наскільки і в якій мірі ці результати відповідають очікуванням, встановленим на початку проекту.
Крім того, в рамках прийняття проекту також перевіряється та обговорюється, чи були досягнуті початкові цілі проекту. Це впливає на якість результатів проекту, зусиль та витрат, а також на графік.
Що враховуватиметься, залежить від типу результату проекту. Коли продукт був розроблений, він тестується в рамках прийняття проекту та проводиться контроль якості. Якщо процеси були змінені в проекті, надані послуги або здійснено інші нематеріальні заходи, то цілі, визначені на початку проекту, перевіряються, щоб дізнатись, наскільки вони були досягнуті. Зазвичай це можна визначити за показниками досягнення цілі. Якщо специфікація була складена на початку проекту, перелічені там пункти перевіряються.
Нехай клієнт підтвердить прийняття проекту
Якщо очікуваний результат проекту буде необхідної якості, він буде прийнятий клієнтом. Якщо це зовнішній клієнт, наприклад, клієнт, то головне перевірити договірні послуги та їх надання та отримати підтвердження, що ці зобов'язання виконані. Для цього його слід записати в письмовій формі:
- Якість результатів проекту чи продукту в порядку? Якщо це не так, можна вимагати переробки, вдосконалення або зниження ціни. У проект вкладаються додаткові зусилля.
- Чи були дотримані домовлені дати? Якщо це не так, можуть застосовуватися контрактні штрафи. Це напружує бюджет проекту.
- Чи дотримано бюджету проекту? Ціна за результат проекту була погоджена за контрактом. Якщо витрати проекту перевищують цю ціну (бюджет проекту), це буде нести підрядник; крім: узгоджено положення про ескалацію цін або облік витрат.
Ці критерії також можна перевірити та задокументувати, коли проект приймається внутрішнім клієнтом. Принаймні досягнення мети, якість результату проекту, хід проекту, дотримання термінів та дотримання бюджету перевіряються та оцінюються як частина прийняття проекту.