Період зберігання документів - наша юридична справа - Riverchelles
Відкрийте наш юридичний файл № 14!
Період зберігання документів
Зобов'язання роботодавця
Роботодавець юридично зобов'язаний зберігати протягом мінімального періоду певні документи для перевірки інспекцією праці, податковою адміністрацією чи Урсафом або можливих юридичних дій.
Для документів, зберігання яких не передбачено законодавством, доцільно зберігати їх принаймні до закінчення строку давності, що застосовується.
Цивільний припис загального права
Звичайний цивільний припис - це 5 років з моменту прийняття закону від 17 червня 2008 р., Що реформує давність у цивільних справах. Однак, за деякими винятками, строк позовної давності в трудовому законодавстві становить 2 роки для дій, пов’язаних із виконанням трудового договору, та 12 місяців для будь-яких дій, пов’язаних із розірванням трудового договору.
Документи, які слід зберігати для можливих перевірок інспекції праці
Ця категорія документів включає, зокрема, реєстри, які необхідно вести і які повинні бути в будь-який час представлені агентам, відповідальним за забезпечення дотримання Трудового кодексу та Кодексу соціального забезпечення.
Роботодавець повинен зберігати:
- Протягом 5 років:
- Документи, що стосуються спостережень та офіційних повідомлень інспекції праці, а також документи, що стосуються перевірок та інспекцій з точки зору охорони праці та безпеки, і в будь-якому випадку, документів останніх 2 інспекцій або перевірок (ст. D. 4711- 3 КТ).
- Записи в єдиному кадровому реєстрі протягом 5 років з дати, коли працівник залишив заклад (ст. Р. 1221-26 КТ).
- Протягом 3 років:
- документи, що дозволяють фіксувати кількість робочих днів, виконаних працівниками, яких стосуються угоди з фіксованою ціною (ст. D. 3171-16, 3 ° CT).
- протягом 1 року:
- Документи, що дають змогу реєструвати робочий час, виконаний кожним працівником (ст. 3171-16, 1 ° КТ), у тому числі у випадку індивідуальних графіків.
- Документ, що підсумовує кількість годин чергування, які кожен місяць виконує працівник, а також відповідну компенсацію (ст. D. 3171-16, 2 ° CT).
Документи для зберігання будь-яких перевірок податковою адміністрацією
Роботодавець повинен тримати протягом 6 років, але бажано довше - будь-які книги, реєстри, документи чи експонати, над якими можуть здійснюватися права на спілкування, розслідування чи контроль адміністрації. Цей 6-річний період починається з дати останньої операції, згаданої в книгах або реєстрах, або з дати, коли документи або документи були складені (ст. L. 102 B, Livre des Procedure Fiscales, CGI). Це стосується ПДВ та податкових декларацій на BIC, а також обов'язкових книг (книга журналу, книга тощо).
Документи, які слід зберігати для будь-яких перевірок Урсафом
Контроль над Урсафом дає можливість перевірити правильність застосування законодавства про соціальне забезпечення та страхування на випадок безробіття, забезпечити точність декларацій та стосується не передбачених внесків та внесків.
Прописані соціальні внески та внески на 3 роки з кінця календарного року, на який вони належить (ст. L. 244-3 CSS). Тому бажано зберігати документи принаймні 4 роки.
Зверніть увагу, що у питаннях незаконної роботи контроль над Урсафом може здійснюватися протягом 5 років (ст. Л. 244-11 CSS).
Контрольні офіцери може вимагати надання кількох документів:
- звичайні операційні документи компанії (таблиця та зведений звіт про внески, DADS, доказ зменшення чи звільнення від сплати соціальних внесків, DPAE тощо);
- бухгалтерські документи (баланси та операційні рахунки, загальні бухгалтерські книги тощо); - банківські документи (чекові заглушки, виписки з банків тощо);
- податкові документи (дублікати податкових декларацій тощо).
Документи, які потрібно зберігати для можливих юридичних дій
Роботодавець також повинен зберігати певні документи, щоб у разі потреби розглядати скарги або дії, як цивільні, так і громадські, від працівників або колишніх службовців, від компаній-користувачів або від адміністрації.
Періоди зберігання документів відповідають різним режимам давності, як цивільним, так і кримінальним.
Цивільний строк загального права становить 5 років (ст. 2224 C. civ).
Однак у питаннях трудового законодавства, за деякими винятками, загальноприйнятим законодавством є:
- 2 роки на дії, пов'язані з виконанням трудового договору;
- 12 місяців для позовів про розірвання трудового договору (ст. L. 1471-1 КТ)
Що стосується покарання за покаранням, слід розрізняти, чи має злочин характер суперечності чи правопорушення. Дійсно, рецепт публічних дій є один рік Зникли квитки і 6 років за проступки (статті 9 та 8 Кримінального кодексу).
Роботодавець повинен зберігати:
- Протягом 6 років:
- Тому рекомендується дотримуватися 6 років різні документи, що стосуються представництва персоналу (протоколи виборів та засідань тощо).
Злочин перешкоджання, що становить факт підриву або спроби підірвати вільне призначення представників персоналу (IRP та DS), або регулярне здійснення їх функцій на 6 років (ст. 8 C. проц. перо).
- Протягом 5 років:
- Протягом 3 років:
- Дія з виплати або стягнення заробітної плати передбачена 3 роки з того дня, коли особа, яка його здійснює, знала або повинна була знати факти, що дозволяють їй це здійснити.
Запит може стосуватися сум, належних за останні 3 роки з цього дня, або, коли трудовий договір припиняється, до сум, належних за 3 роки, що передували розірванню контракту (ст. Л. 3245-1 КТ).
Під заробітною платою розуміються всі суми, які, маючи свою причину у виконанні роботи, мають юридичну природу винагороди. Сюди входять, зокрема, премії, приналежності до заробітної плати, надбавки за відпустку, оплата за попередження, виплата після закінчення місії.
- Протягом 2 років:
- Беручи до уваги дворічний термін виконання трудового договору (ст. L. 1471-1 CT), рекомендується зберігати принаймні протягом 2 років усі документи, пов’язані з виконанням трудового договору (дисциплінарна справа, оціночні співбесіди, запис часу, дозволи про відсутність та підтвердні документи тощо).
- протягом 1 року:
- Беручи до уваги 12-місячний строк позовної давності з точки зору розірвання трудового договору (ст. L. 1471-1 КТ), рекомендується зберігати принаймні протягом 1 року:
- дублікат свідоцтва про працю, що видається працівникові;
- документи, що стосуються юридичних або договірних відшкодувань, відшкодування збитків за припинення, які не мають характеру елемента винагороди ...
Основні документи, що зберігаються компаніями
Документи, що стосуються файлів заявок (1):
Період утримання
Можливість зберігати максимум 2 роки з моменту останнього контакту з кандидатом (Обговорення № 02-217 від 21 березня 2002 р.)
Копія посвідчення особи
Копія заголовка, що дозволяє іноземцю працювати у Франції
Копія дипломів, навчання, професійних звань ...
Номер соціального страхування (копія життєвої картки)
Можливість зберігати його протягом максимум 1 року
(1) Заборонено зберігати документи, надані кандидатами, як частину процесу набору. Навпаки, і якщо не вказано інше, коли після прийому на роботу не було прийнято на роботу, компанії зобов’язані видалити всі зібрані персональні дані. Отже, зазначені періоди є максимальними періодами зберігання. Необхідно регулярно очищати файли та/або файли паперових додатків і принаймні видаляти дані, зібрані після зазначених термінів.
Документи, що стосуються укладення та виконання трудового договору:
Період утримання
Документи, що стосуються дотримання компанією своїх зобов'язань щодо прихованої роботи: DPAE, почесна грамота ... (ст. L. 8221-5 CT)
Бажано зберігати ці документи протягом 6 років, оскільки злочин прихованої роботи передбачений 6 роками (ст. 8 Кримінального кодексу).
Підтвердження отримання DPAE
До завершення DADS (ст. R. 1221-8 CT)
Трудовий договір працівника
Бажано зберігати ці документи протягом 5 років
Професійний контракт
Назва, що дозволяє іноземцю працювати у Франції
Ці документи бажано зберігати протягом 6 років, оскільки правопорушення, пов’язане з незаконним працевлаштуванням, передбачене 6 роками (ст. 8 Кримінального кодексу).
Документи, що стосуються робочого часу, який виконує кожен працівник (ст. L. 3171-3 CT)
Ці документи бажано зберігати протягом 2 років.
Моніторинг періодів дежурства
Ці документи бажано зберігати протягом 2 років.
Документи, що стосуються робочого часу кожного працівника, на якого поширюється угода з фіксованою ціною
Документ про відшкодування компенсації, доданий до квитанції про оплату (ст. D. 3171-11 CT)
Ці документи бажано зберігати протягом 2 років.
Реєстр спеціального щотижневого відпочинку персоналу (ст. R. 3172-2 CT)
Щомісячний документ, що складається на кожного працівника та додається до розписки про оплату, коли працівники не працевлаштовуються за тим же колективним графіком роботи, що розміщений (ст. D. 3171-12 CT)
Загальна кількість відпрацьованих годин з початку контрольного періоду у разі встановлення робочого часу на документі, що додається до квитанції про оплату (стаття D. 3171-13 CT)
Документи, що стосуються організації компанії:
Період утримання
Єдиний реєстр персоналу (ст. Л. 1221-13 КТ)
Інформація, внесена до цього реєстру, повинна зберігатися принаймні 5 років з дати виходу працівника з компанії (ст. Р. 1221-26 КТ)
Бажано зберігати цей документ протягом усього життя закладу.
Професійне навчання (декларація, довідка про сплату внесків)
Бажано зберігати ці документи протягом 6 років за рецептом у податкових справах (ст. L. 102 B LPF CGI)
Підтвердження належності та сплати внесків до додаткових пенсійних фондів.
Бажано зберігати ці документи протягом 5 років.
Документи, що стосуються гігієни, здоров'я та безпеки працівників:
Період утримання
Спостереження та офіційні повідомлення від інспекції праці з питань охорони праці, медицини праці та запобігання ризикам (ст. L. 4711-2 CT)
Єдиний реєстр цінних паперів (ст. L. 4711-5 CT)
Реєстр доброякісних TA (ст. L. 441-4 CSS)
Копія декларацій про надання послуг, зроблених до CPAM (ст. L. 441-2 CSS)
Сертифікат медичного моніторингу (ст. R. 4624-14 CT) та висновок про придатність або непридатність (арт. R. 4624-25 CT)
Ці документи бажано зберігати протягом 2 років.
Копія зупинок роботи
Бажано зберігати ці документи протягом 3 років.
Документи, що стосуються представників персоналу:
Період утримання
Спеціальний реєстр думок представників персоналу в CSE (ст. D. 4132-1 CT)
Ці документи бажано зберігати протягом 6 років за позовною давністю у справах про правопорушення (ст. L. 2316-1 CT та ст. L. 2317-1 CT та ст. 8 Кримінально-процесуального кодексу).
Протоколи виборів та зборів представників працівників
Звіти, підготовлені представниками персоналу
Зарплатні та бухгалтерські документи:
Період утримання
Подвійні розрахункові листи
Документи, що стосуються сплати внесків на соціальне страхування
3 роки (ст. L. 244-3 CSS)
Кінцевий термін продовжується до 5 років у разі оскарження ПВ неправомірного трудового правопорушення (ст. L. 244-11 CSS).
банківські виписки
Перевірте заглушки
ПДВ та податкова декларація на BIC
Бухгалтерські документи (рахунки клієнта та/або постачальника)
10 років з кінця фінансового року (ст. L. 123-22, п. 2 C. com.)
10 років з моменту закриття книги (ст. Л. 123-22, п. 2 с. Ком.)
Документи, що стосуються розірвання трудового договору:
Період утримання
Листи-запрошення на попереднє співбесіду та звільнення
Бажано зберігати ці документи протягом 1 року з моменту від’їзду працівника.
Юридична або договірна вихідна допомога
Збитки та відсотки за припинення зловживання
Документи, що стосуються переговорів:
Період утримання
Бажано зберігати ці документи протягом 5 років.