План вечірок на десять пунктів Як організувати захід на тему ЖИТТЯ ПУЛЬС
Будь то рок-вечірка, випускний вечір чи благодійне читання - кожен, хто хоче організувати публічний захід із великою кількістю відвідувачів, повинен заздалегідь багато подумати. Ми відповіли на десять найважливіших питань для успішного заходу.
З: Кароліна фон Айхгорн
Статус: 15.06.2011 | архів
1. Як розпочати?
Кожен початок важкий. Або: два найважливіші запитання, які ви повинні задати собі на початку. Коли і де повинно підніматися гудіння?
У будь-якому випадку уникайте суперечливих призначень. Чи піднімається фестиваль міцного пива того самого дня, куди поспішає все ваше село? Або хтось влаштовує вечірку, подібну до вашої? Почніть планувати за півроку заздалегідь і дотримуйтесь графіка.
Друге: де ви хочете вечірити? Виберіть місце, яке є замалим, а не занадто великим. Ніщо не гірше вечірки з позіхаючою порожнечею. Кімната добре заповнена приблизно двома людьми на квадратний метр.
Звичайно, віддалена лісова хатина теж крута. Тим не менш, ви повинні мати можливість оцінити, скільки людей хоче взяти довшу подорож. Чи достатньо місця для паркування чи вам доведеться організувати трансфер? Навіть на відкритому повітрі доводиться детальніше міркувати: де наступне джерело живлення? Яких заходів безпеки слід дотримуватись? Є туалети або мені доводиться ставити туалети Dixie?
2. Які органи влади я повинен повідомити?
Як тільки ви визначите час і місце, вам доведеться зареєструвати свою партію в муніципалітеті.
Відповідно до статті 19 Закону про державні покарання та постанови, це є обов’язковим для публічних заходів. Ви повинні зареєструватися щонайменше за два місяці до того, і ви повинні бути повнолітніми.
Для кожного заходу існують різні вимоги, залежно від того, скільки людей приїжджає і наскільки великий фестиваль. Чим масштабніше ваша подія і чим більше вона відхиляється від звичайного використання місця, тим більшим вимогам ви повинні відповідати. Наприклад, якщо ви хочете провести концерт з 500 гостями у порожній адміністративній будівлі, включаючи світлове шоу, танці та фуршет, іспит у муніципалітеті складніший, ніж класичний концерт у концертному залі. Не забувайте, що за реєстрацію потрібно платити. Чим складніше ваша заявка, тим вище плата. Обов’язково зверніться за порадою до місцевих органів влади. Найкраще, що потрібно зробити, це завітати особисто.
Не відкладайте, якщо офіцери розплющать очі на вашу божевільну ідею. Чим більш організовано ви передаєте їм свою подію, тим менше вони мають претензій.
Якщо муніципалітет перевірить вашу заявку, він також залучить інші установи, такі як поліція, пожежна охорона, будівельний департамент або екологічний відділ. Тепер вона поставить перед вами вимоги: від шумозахисту до пожежної охорони, аварійних виходів, рятувального персоналу до захисту молоді, ви повинні відповідати законодавчим вимогам постанови Баварської асамблеї. Це неможливо обійти, якщо ви хочете провести безпечний і законний захід.
Авторитет - про який початківці часто забувають - доходить до цього: колективне товариство GEMA. Ви повинні платити за будь-які публічні заходи музикою, яка підпадає під дію GEMA. Отже: заздалегідь зареєструйтесь електронною поштою або через Інтернет-форму за адресою www.gema.de.
Якщо GEMA виявить подію, яка не була зареєстрована, ви сплатите принаймні подвоєний фактичний тариф як штраф. Ви можете знайти тарифи на веб-сайті GEMA. Вони пов’язані з розміром місця проведення та ціною входу. Якщо ви сумніваєтесь, ви можете подзвонити у двері в районному офісі GEMA. Вони можуть дати вам поради щодо того, як знизити витрати.
3. А як щодо їжі та напоїв?
Якщо ви святкуєте в барі чи кафе, де їжа подається і їжа подається щодня, вам не потрібно реєструвати це окремо. Інакше виглядає з теплими стравами.
Як тільки ви захочете запропонувати теплі страви, вам доведеться дотримуватися норм щодо ресторанів та готелів, які можна знайти на веб-сайті www.haccp.de. Правила варіюються від медичних довідок працівників до областей підготовки. Наприклад, моркву не можна різати на дерев'яних столах, лише на пластикових поверхнях. Якщо ви хочете запропонувати гарячу їжу на відкритому повітрі, краще зв’язатися з власником кіоску чи подібних, який може продати його їжу за плату в кіоску.
Найпростіший спосіб отримати пиво та газовану воду - у місцевій пивоварні. Запитайте, що може запропонувати вам пивоварня. Від диспенсерів до пивних лавок до кухлів, як правило, на них багато матеріалу з логотипом, який вони люблять позичати. Найбільше грошей можна заробити на коктейлях, але тоді вам також потрібні навчені бармени, і їх дозволяється обслуговувати лише людям старше 18 років. Пиво та вино дозволяються дітям 16 років. Не забувайте, що вам також потрібно пропонувати безалкогольні напої. Найдешевший напій в меню повинен бути безалкогольним.
4. Як запобігти фінансовому краху?
На самому початку ви повинні чітко дати собі зрозуміти: чи хочете ви інвестувати у свою партію, заробляти гроші або працювати на беззбитковість?
Якщо ви хочете досягти нуля, зробіть простий бізнес-розрахунок: витрати дорівнюють доходу. На вечірці ви заробляєте більшу частину грошей на напоях. Вступні внески зазвичай додаються до плати та орендної плати. Але люди все одно воліють платити за пиво, ніж за марку. Тож якщо ви тримаєте низькі ціни на вхід і робите пиво дорожчим на 50 центів, зрештою ви отримуєте від цього більше.
Якщо ви не організовуєте бар самостійно, але керуєте ним за допомогою дискотеки, наприклад: Не дозволяйте власникові розірвати вас, але наполягайте на частці обороту. Важливо: Не гарантуйте мінімальну суму доходу нікому, наприклад, зовнішнім постачальникам або оператору нічного клубу.
Найбільша фінансова небезпека: Як організатор, ви несете відповідальність за нещасні випадки з вашими приватними активами. Багато може трапитися: хтось спіткнувся про кабель або лампа впала зі стелі і вдарила когось у голову. У будь-якому випадку, укладіть страхування відповідальності організатора, ваш приватний за це не несе відповідальності. Існує достатньо пропозицій, таких як короткострокові контракти на одноденний захід, вартість яких становить від 75 до 300 євро залежно від кількості відвідувачів. Якщо ви організовуєте вечірку з друзями, ви несете відповідальність, як це передбачено договором: разом, поодинці або в інших сузір'ях. Якщо гроші ні в кого з вас відсутні, батьки повинні служити.
5. Як отримати правильний звук?
Незалежно від того, ви регіональний техно-ді-джей або всесвітньо відома рок-група: будьте приємні зі своїми виконавцями, бо вони влаштовують вечірку.
Коли ви домовились про гонорар, ви повинні підписати контракт, в якому все регламентовано: від громадського харчування в кулуарах до необхідного косметичного дзеркала в гардеробі до кімнати в готелі. Ви також повинні домовитись зі своїми художниками про те, що вони самі подбають про заміну у разі хвороби.
Уточніть у вашої групи чи ді-джея якомога раніше, яке обладнання їм потрібно, або надайте їх самостійно. Багато ді-джеїв віддають перевагу власному звуку, включаючи освітлення.
Зверніть увагу на умови на місці. Вам потрібні різні коробки в заскленому павільйоні, ніж у бетонному бункері. Порівняйте ціни різних орендних компаній, оскільки є великі відмінності. Кредитори також із задоволенням ведуть з ними переговори. Можливо, компанія, що орендує транспорт, доставить вам обладнання до місця проведення подій безкоштовно, якщо ви віддаєте перевагу йому перед конкурентом.
6. Як отримати спонсорів?
Хороша партія часто провалюється через гроші. Але це можна організувати. Ми зібрали для вас декілька порад щодо того, що слід врахувати, кого запитати та як працюють переговори про контракт.
Насправді ви можете шукати спонсорів для всіх напрямків вашої вечірки: від місця розташування, до напоїв, їжі, музичних систем до друкованої продукції. Навряд чи існує якийсь фінансовий орієнтир, однак, це все питання переговорів. Гроші рідко потрапляють через стіл. Спонсори вважають за краще робити внески в натуральній формі.
Правило таке: чим більше місцевих, тим краще! Запитайте у кутовій крамниці чи у лісовій компанії вашого дядька. Запропонуйте повісити банер, показати листівки або згадати компанію в промові на сцені.
Якщо ви шукаєте компанії, з якими ви можете встановити орієнтири, вони особливо відкриті. Наприклад, коли ви влаштовуєте коктейль, той чи інший виробник алкогольних напоїв може скинути кілька пляшок. Студентські турагенти обов’язково люблять рекламувати на літньому фестивалі для студентів.
Подумайте добре: які мої козирі? Як я можу продати цільову групу потенційним спонсорам? Створіть спонсорську папку, в якій спонсор може бачити, що він має на вашій вечірці. Будьте сміливими і креативними. Відділи маркетингу також повинні передавати свої матеріали.
Остерігайтеся розкрадання. Коли компанії відчувають, що на роботі новачок, вони люблять пробувати криві угоди. Не продавайте вартість своєї партії занадто дешево.
7. Хто може стати на моєму шляху?
Кожна бійка зіпсує вечірку. До цього не повинно дійти. Подібно до того, як гнів на сусідів та службу громадського порядку не зовсім створює хорошу атмосферу. Тож ось кілька порад, як це буде вдалою подією.
Найбільшими партійними вбивцями є місцеві жителі, які роздратовані шумом і викликають поліцію. У будь-якому випадку заздалегідь поцікавтесь у муніципалітеті про своє місце проведення та попередьте своїх сусідів.
Остерігайтеся також маленьких братів і сестер. Дітям до 16 років заборонено відвідувати "танцювальний захід" без супроводу, 16- та 17-річним - до півночі. Важливо, щоб посвідчення особи перевіряли співробітники служби безпеки та бару. Однак ніколи не робіть службу безпеки самостійно, навіть якщо ви хочете заощадити собі витрати. Нехай це роблять люди, які мають з цим досвід і які не хочуть святкувати. Чоловік/жінка охорони коштує близько десяти або дванадцяти євро на годину.
Чим більше людей бере участь у тій чи іншій події, тим важливіше не просто домовитись про речі усно. Скрізь, де гроші входять у гру, домовленості слід укладати в письмовій формі, електронних листів також достатньо.
Навіть якщо це звучить сумно, для організатора: ніколи не пийте з собою. Ви повинні тримати голову ясною і тримати справи. Ваші працівники в касі та в барі теж не повинні напиватися.
8. Це також залежить від оздоблення
Класикою все ще залишається диско-куля. Але чи правильно це поставлено? Які альтернативи існують і що це все буде коштувати?
Прикраса, звичайно, обов’язкова на тематичній вечірці. В іншому випадку слід ретельно продумати витрачений час та гроші. Оздоблення коштує дорого і його помічають лише в тому випадку, якщо воно справді вдале і доречне. Отже: все або нічого.
З іншого боку, гарне освітлення є важливим. Неонові трубки, від яких кожен прищик сяє, псують всю партію. Трохи затемнення допомагає. Оскільки справді складне освітлення, на жаль, дійсно дороге, за професійну оренду ви отримуєте лише від 5000 євро. Якщо ви хочете підсвітити спортзал точковими світильниками і побудувати його самостійно, ви можете знайти освітлення за 400 євро. Однак вам обов’язково слід звернутися за порадою до фахівця з освітлення, адже, коли справа доходить до світла, тут є що розглянути, від правої розетки до техніки безпеки.
Найпростіший спосіб досягти класичної атмосфери дискотеки - це диско-куля. Він повинен бути освітлений з двох сторін. Для цього вам потрібні спеціальні штучні точкові світильники з пучком, який ви прикріплюєте до великої кулі за чотири метри. Повітряні кулі - це недороге, але ефектне прикраса. Часто ви також можете замовити прикраси у постачальника напоїв.
9. Як я можу повідомити своїх гостей?
Жодне торжество без гостей. Але, будь ласка, також уникайте переповнених вхідних зон. Тут ви можете дізнатись, які канали просування найкраще працює.
Найкращим рекламним носієм все ще є усний переказ. Однак важко поширити це у випадку, який відбувається вперше. Ось чому вам доведеться створити привабливий для вашої події.
Будь то ручної роботи або блиску - з дизайном ви повинні передати чітке повідомлення та звернутися до потрібної цільової групи. Окрім флаєрів, плакати викликають ще більше уваги. Якщо на ньому є справді вдале твір мистецтва, люди люблять повісити його у своїй кімнаті, що надає вашій події ще один стійкий ефект. Коли надруковані плакати та флаєри, девізом є: перемішати барабан. Почніть анонсувати свою подію щонайменше за три-чотири тижні наперед.
Facebook та інші портали соціальних медіа тепер також можна використовувати для того, щоб швидко та легко залучити велику кількість людей до події - якщо хтось розкатує хвилю. Кнопки "Подобається" та "Прийняти" можна використовувати для приблизно оцінки кількості зацікавлених людей у вашій події. Якщо в Інтернеті стає очевидним, що забагато людей хоче прийти - підготуйтеся до зупинки вступу.
10. Як виникає настрій?
Чи все на своєму місці, чи підходить реклама, чи вжито всіх заходів безпеки? Навіть тоді все може піти не так. Тому що час все одно може бути незручним, якщо, наприклад, наближається шторм. Що тепер?
Як говориться? Ді-джей влаштовує вечірку! Або група. Якщо ви спостерігали всі попередні пункти, ніщо офіційне не заважає настрою. Буде подія успішною чи ні, ніколи не можна оцінити на сто відсотків. Це також має багато спільного з інстинктом кишечника щодо того, чи правильно ви налаштовуєте музику та атмосферу на аудиторію. Якщо це не виходить, можливо, вам слід переглянути свою кар’єру менеджера заходів.
. і якщо все одно піде не так?
Ніякої паніки. Не завжди може все вийти. Як доказ: ми запитали у професійних організаторів, які помилки початківців вони зробили - і що вони від них дізналися:
"Під час чемпіонату світу з футболу в Південній Кореї та Японії в 2002 році" Толлвуд "був досить порожнім, ми не думали, що люди будуть так зацікавлені в цьому. Зараз ми маємо публічний огляд - перед фоном фестивалю з безліччю багатокультурних трибун добре сприйнятий відвідувачами ".
Карен Маршолік, організатор фестивалю Tollwood у Мюнхені
"Погода - це найбільша біда, яка може трапитися з вами на фестивалі. Зрозуміло, що мені не потрібна підлога в моєму кулуарному наметі, коли світить сонце. Але коли йде дощ, інструменти знаходяться у воді. Підлога за кулісним наметом" коштував би мені 80 євро, замість цього ми замінили набори столів для пива. Прибирати було набагато дорожче ".
Йоганнес Ріс, організатор фестивалю в Регенсбурзькому містечку
"Ми ледь не зіпсували це один раз із субсидією на місто. По-перше, ми запізнились, а по-друге, у нас не було рахунків на наші витрати, тому що багато було" заздалегідь "через друзів. Тож: нехай все підтвердять, навіть якщо вони це зробили найкращий приятель ".
Домінік Верен, організатор фестивалю Chip Hits The Fans, поблизу Нюрнберга
"Особливо з молодими людьми, компанії та ресторатори часто думають, що вони можуть робити з вами те, що хочуть. Це стосується навіть судових розглядів. У нас був випадок, коли продавець продуктів харчування відмовився платити свій внесок у стенді, бо почався дощ . Ми пройшли весь шлях до приголомшливої процедури. Хлопець просто думав, що вони новачки, які так чи інакше не наважуються ".
Йоганнес Ріс, організатор Campusfest Regensburg
"Під час першої пляжної бомби ми встановили зразкових охоронців - але лише біля входів. Ми не очікували, що люди перейдуть через огорожі. Наступного разу ми розподілили охоронців навколо місця фестивалю".
Штефан Цайлер, організатор фестивалю Beachbomb у м. Верт-ан-дер-Ізар