Повідомте, як довго ви повинні зберігати документи Aadprox
Компанії комплектують, складають чи отримують велику кількість різноманітних документів. Щоб мати змогу обґрунтувати правдивість бухгалтерського обліку витрат чи закупівлі або просто відстоювати наші права у разі суперечки, ви повинні зберігати свої адміністративні документи протягом регуляторного періоду.
Тому менеджер може задати собі питання про термін, протягом якого він повинен зберігати ці документи. Терміни зберігання змінюються залежно від конкретного випадку, зокрема, ці періоди регулюються Господарським кодексом та Цивільним кодексом.
Однак зберігання кожного типу файлів має відповідати певним критеріям, наприклад, кількості років, які слід дотримуватись. Ці строки позовної давності, протягом яких адміністрація може проводити аферентні перевірки, варіюються залежно від характеру паперів, які слід зберігати, та відповідних юридичних зобов'язань.
Цивільно-господарський документ
Ці документи включають, зокрема, контракти. Вони мають термін придатності від 2 до 30 років. Наприклад, договори страхування повинні зберігатися протягом 2 років, як і гарантійні контракти, тоді як митні декларації повинні зберігатися протягом 3 років. Комерційні контракти, банківські документи, юридичні справи та документи, що стосуються інтелектуальної власності, не повинні знищуватися протягом 5 років. Акти про придбання нерухомості повинні зберігатися протягом 30 років.
Бухгалтерський та податковий документ
Бухгалтерські документи повинні зберігатися не менше 10 років. Ця тривалість пов’язана з періодом, протягом якого може бути пов’язана податкова перевірка. Дійсно, якщо період, як правило, обмежений поточним роком та трьома попередніми роками, податкову перевірку можна продовжити на десять років, зокрема у разі пропуску декларації або у випадку прихованої діяльності (податкове шахрайство, прихована робота або незаконна діяльність, зокрема).
Потрібно зберігати всі бухгалтерські документи, включаючи зокрема рахунки-фактури замовника та постачальника, замовлення на придбання, квитанції про доставку, бухгалтерські видання (книги, журнали, залишки), а також файли FEC (Файл бухгалтерських записів для адміністрації FISC). Файли FEC запитуються у разі податкової перевірки. Непредставлення файлів FEC протягом п’ятнадцяти днів з моменту повідомлення про контроль може призвести до штрафу в розмірі 5000 євро за зниклий рік. Тепер компанії повинні гарантувати, що їх бухгалтерське програмне забезпечення схвалено та дозволяє редагувати файл FEC. Різні податкові декларації (ПДВ, податки на компанії, податки на майно, ЗСЄ, CVA, податкова декларація) повинні зберігатися принаймні 6 років.
Соціальний документ (комерційна компанія)
Управління персоналом
Нарешті, терміни подання документів, що стосуються персоналу, регулюються Трудовим кодексом та Цивільним кодексом. Ці документи, що стосуються соціальних та кадрових декларацій, повинні зберігатись від 3 до 5 років. Декларації, що стосуються соціальних виплат та моніторингу відпрацьованих днів, повинні зберігатися протягом 3 років. Розрахункові листи, трудові договори, залишки на рахунках, звіти про нещасні випадки та обговорення з інспекцією праці повинні зберігатися принаймні 5 років.