Правильно пронумеруйте свої рахунки-фактури

Нумерація рахунків-фактур, виписаних компанією, регулюється законодавством, зокрема Господарським кодексом та Загальним податковим кодексом. Ця нумерація, щоб бути правильною, повинна виконуватися за унікальним номером, що базується на безперервній хронологічній послідовності і без розривів.

свої

Правила нумерації рахунків-фактур

Необхідно зробити нумерацію рахунків за унікальним числом на основі безперервної та безперервної хронологічної послідовності. Щоб нумерація рахунків-фактур була правильною, ви повинні використовувати a безперервне продовження. Іншими словами, ви не зможете додавати рахунки-фактури або мати дублікати.

Кожна накладна має свій номер, неможливо мати дві накладні з однаковим номером. Компанія не повинна мати можливість виставляти рахунки-фактури ретроспективно.

Правильна нумерація рахунків-фактур - лише одне з багатьох зобов’язань щодо виставлення рахунків. Ми пропонуємо вам повний пункт у цьому файлі: як виставити рахунок ?

Як розпочати нумерацію рахунків-фактур ?

Нумерація ваших рахунків-фактур не повинна починатися з цифри 1. Якщо ви не хочете показувати своїм клієнтам, що робите перші рахунки-фактури, ви цілком можете прийняти рішення розпочати нумерацію з 10 або 100, наприклад.

Використовуйте префікс часу для нумерації рахунків-фактур

Для спрощення класифікації та архівування рахунків-фактур, Ви можете використовувати часовий префікс на початку набору номера:

  • один рік, наприклад "2018- (номер)" для рахунків-фактур, випущених у 2018 році,
  • рік і місяць, наприклад "2018-06- (номер)" для рахунків-фактур, виставлених у червні 2018 року.

Коли нумерація планується протягом певного періоду (року, року та місяця), це необхідно уникайте починати з нуля на початку кожного нового періоду. В іншому випадку краще починати з нуля в кінці кожного року, а не в кінці кожного місяця.

Неможливо пронумерувати рахунки-фактури, використовуючи лише місячний префікс. Потрібна річна префікс.

Приклад: компанія щороку нумерує свої рахунки-фактури. Він закінчує 2018 рік рахунком-фактурою № ° 2018-0458. Перший рахунок-фактура на 2019 рік повинен мати номер 2019-0001.

Приклад: компанія використовує річний і місячний префікс для нумерації своїх рахунків-фактур. Січень січень 2018 року вона закінчує рахунком-фактурою з номером 2019-01-025. Перший рахунок-фактура, випущений у лютому 2018 року, повинен мати номер 2018-02-026. У січні 2019 року бажано, щоб перший виставлений рахунок був пронумерований 2019-01- (номер останнього рахунку-фактури 2018 + 1).

Для нумерації рахунків-фактур використовуйте префікс, відмінний від часового

Коли умови здійснення діяльності це виправдовують, нумерація рахунків-фактур може бути встановлена ​​окремими серіями, із системою нумерації, специфічною для кожної серії.

Наприклад, використання окремих серій може бути корисним для компаній:

  • які мають кілька сайтів виставлення рахунків,
  • які мають різні категорії клієнтів, для яких правила виставлення рахунків не є однаковими,
  • які використовують кілька систем виписки рахунків-фактур, що ускладнює використання однієї серії.

Для кожної окремої серії рахунків-фактур компанії можуть використовувати власну систему нумерації для кожної серії, що надається:

  • що нумерація повинна здійснюватися хронологічно під час виставлення рахунків-фактур;
  • щоб воно було безперервним;
  • і що система, прийнята в компанії, гарантує, що два рахунки-фактури, випущені в одному році, не можуть мати однакову кількість. У зв’язку з цим доцільно використовувати окремий префікс нумерації для кожної серії рахунків-фактур, щоб уникнути будь-якої можливості плутанини.

Наша порада щодо правильної нумерації рахунків-фактур

Для дотримання норм важливо використовувати безперервну систему нумерації з послідовністю номерів, яка не включає жодної «дірки», що дозволяє надалі вводити рахунок-фактуру. Крім того, кожен рахунок-фактура повинен бути ідентифікований унікальним номером, два (або більше) рахунки-фактури не можуть мати однаковий номер.

Щодо цього, радимо не починати щоразу з нуля, коли в нумерації рахунків-фактур використовується часовий префікс.

Для більшої безпеки в нумерації рахунків переважно використовувати надійну програму виставлення рахунків коли обсяг відредагованих рахунків-фактур стає значним. Хороше програмне забезпечення дозволяє, крім нумерації, виставляти рахунки-фактури відповідно до всієї обов’язкової інформації, яку вони повинні містити.

Засновник веб-сайту Le Coin des Entrepreneurs. Менеджер компанії, що спеціалізується на редагуванні та управлінні веб-сайтами зі створення, поглинання та управління бізнесом. Радник та експерт зі створення бізнесу.

9 коментарів на тему “Як правильно нумерувати рахунки?”

Здравствуйте,
Чи можна змінити свою систему нумерації протягом року ?
Заздалегідь спасибі

Здравствуйте,
Ця зміна можлива, але вона повинна бути мотивованою, і тоді, звичайно, нова система повинна відповідати закону.

Здравствуйте
Чи знаєте ви якесь вільне програмне забезпечення, яке відповідає нормам ?
Спасибі заздалегідь

Здравствуйте,
Ні, я не знаю жодного вільного програмного забезпечення. Крім того, остерігайтеся безкоштовних додатків, ви можете натрапити на щось, що не відповідає законодавству.
В іншому випадку ваш бухгалтер не може надати вам інструмент? ?

Щиро дякую за цю статтю.

Чи означає "суцільна хронологічна послідовність", що ми могли б визначити нумерацію на 3? Наприклад: 20118-01-0003,20118-01-0006,20118-01-0009,…

І ви повинні починати з "круглого" числа: 0, 10 100 або ми можемо починати з 20, 50, 15 тощо ...

Nb: Ми є асоціацією, і ми не повинні виписувати більше 3 рахунків на рік апріорі (спонсори) ...

Здравствуйте,
Я б уникнув нумерації на 3, оскільки це створює діри в нумерації.
Якщо ви виставляєте так мало рахунків-фактур, ви можете дуже добре зробити "рік-001, а потім рік-002 ..."

Дякую за ці роз'яснення П'єр.

Ви говорите, що слід використовувати систему безперервної нумерації, яка не дозволяє надалі вводити рахунок-фактуру. За винятком того, що між 2016-01-025 та 2016-02-001, можна ввести 2016-01-026 пізніше ?
Дякую.

Приклади оновлено.
Дійсно, саме тому доцільно продовжувати серію з часом.
В ідеалі, ви не повинні навіть починати з нуля на початку року.

Опублікуйте коментар

Ми зробимо все можливе, щоб зв’язатися з вами протягом розумного часу. Ви можете подати запит на виправлення або видалення вашої особистої інформації в будь-який час: Зв’яжіться з нами