Робочі записи, службові автомобілі та витрати на відрядження - KPS Consulting Group

Робочі записи

Роботодавець зобов'язаний вести облік відпрацьованого часу у кожному закладі та кожного працівника. Початок і кінець щоденного робочого часу, а також місце щоденних робочих перерв (наприклад, обідні перерви) повинні бути зафіксовані.

робочі

Крім того, повинні бути записані такі дати та час:

  • Початок і тривалість розрахункового періоду (час гнучкості)
  • Баланси робочих годин
  • Нічна робота
  • через деякий час
  • Години свят
  • Періоди відпочинку
  • відпустка
  • Лікарняний
  • Вихідні дні (наприклад, компенсація часу, дні переїзду)

Якщо час зафіксовано працівниками, роботодавець зобов’язаний контролювати та контролювати. Роботодавець також несе відповідальність за дотримання законодавчих норм робочого часу (наприклад, дотримання максимальних обмежень робочого часу та періодів відпочинку)

Плани чергування та розгортання не є достатніми записами робочого часу, оскільки вони показують лише запланований, але не фактичний робочий час.

Інспекція праці та кримінальні положення

У разі порушень законодавства (наприклад, відсутність обліку робочого часу та перевищення граничних норм щоденного або тижневого робочого часу), штраф на працівника становить від 72 до 1815 євро.

Якщо облік робочого часу є недостатнім, податкові перевірки можуть призвести до подальшого податкового зобов’язання за загально неоподатковувані доплати, такі як понаднормові та нічні роботи. Аудитор може також використовувати процедуру оцінки.

Терміни придатності та вимоги до збереження

Якщо нерозумно визначати фактичний робочий час через відсутність обліку робочого часу або через недостатній облік, строки призупинення будуть призупинені. Конфіскація означає, що право (наприклад, на компенсацію за надурочний час) повністю втрачає чинність. Терміни придатності - це, як правило, короткі періоди, які регулюються колективним договором (зазвичай від 3 до 6 місяців).

Записи робочого часу слід зберігати протягом 7 років і подавати до інспекції праці, а також для податкових перевірок.

Дуже важливо, щоб працівник підписував записи про робочий час та відпустки для доказів.

2. Приватне користування службовими автомобілями

Половина натуральної оплати

Якщо службовий автомобіль надається працівникові в приватне користування, тоді трудові відносини мають перевагу, і виплата в натуральній формі повинна бути встановлена.

  • Щорічно не більше 6000 приватних кілометрів
  • Ведення належного журналу

Подорожі між домом та роботою - це приватні поїздки! Інспектори з питань заробітної плати дуже ретельно перевіряють журнали водія та узгоджують їх з пробігом на рахунках за обслуговування.

Повернені виплати внаслідок переходу на повну вигоду в натуральній формі призводять до значних виплат у галузі соціального забезпечення, податку на заробітну плату та допоміжних витрат на заробітну плату (внесок роботодавця, надбавка до внеску роботодавця та муніципальний податок).

Виключення приватного користування

Якщо є письмова угода про заборону приватного водіння, роботодавець повинен перевірити та задокументувати відповідність (зокрема, за допомогою журналу водія).

Щоб уникнути негативних сюрпризів під час податкової перевірки, журнали слід регулярно перевіряти. Якщо річний ліміт приватних кілометрів перевищений, необхідно застосувати повну вигоду в натуральній формі. Відповідно до розділу 240 (3) Федерального податкового кодексу працівник може подати до податкової інспекції заяву про повернення надмірного податку на заробітну плату, якщо він не погоджується на оподаткування повної вигоди в натуральній формі.

Дієти та норми пробігу

Першим кроком є ​​перевірка, чи виконуються передумови звільнення від сплати податків відповідно до регулювання заробітної плати (переважно колективного договору).

Ще однією передумовою звільнення від оподаткування дієт протягом більш тривалого періоду є те, що працівник повинен виконувати певну діяльність, яка остаточно перелічена у Законі про податок на прибуток (наприклад, виїзна служба, водіння, будівельний майданчик та монтажні роботи).

Також не повинно бути відстроченої зарплати.

Ведення обліку витрат на проїзд

Записи про дорожні витрати та журнали реєстрації повинні створюватися належним чином і негайно після відрядження. Шаблон звітів про витрати на поїздки ви знайдете на нашому веб-сайті.

Подробиці запису про дорожні витрати

  • Ім'я працівника
  • Дата виїзду та прибуття
  • Точні дані про час вильоту та прибуття (час)
  • Для ділових поїздок за кордон - точний час перетину кордону, для авіаперевезень - час вильоту та посадки
  • Мета відрядження
  • Вказівка ​​маршруту
  • Інші коментарі (зменшення щоденних дієт за рахунок оплачуваного робочого харчування) Платне робоче харчування зменшує право на щоденні дієти (у Німеччині зниження на 13,20 євро за оплачений прийом їжі).

Оригінали документів, такі як готельні рахунки, повинні додаватися до звіту про витрати на проїзд (також через зменшення вхідного податку).

Норма пробігу

Виплачуючи пробіг, слід зазначити, що пробіг покриває всі витрати на транспортні засоби, такі як паркування та плата за проїзд. Якщо ці суми виплачуються на додаток до офіційної норми за кілометр, це вилучення податку.

Якщо відрядження здійснюються лише в кожному конкретному випадку, журнал реєстрації не потрібно вести постійно, а лише з нагоди відрядження.