Розрахунок витрат з внутрішніми та зовнішніми поїздками

Опубліковано 17-03-2017 - Оновлено 03-07-2018

Незалежно від сфери діяльності суб'єкта господарювання, воно може іноді фіксувати витрати, пов'язані з поїздками персоналу. Подорож може бути внутрішньою та зовнішньою.

Як підприємець ви можете мати працівників, які подорожують і несуть витрати, або ви можете залишити себе: або як працівник у власній компанії, або як адміністратор.

Часто задають питання: які витрати ми можемо відшкодувати у разі подорожі?

Найголовніше це врегулювання витрат відповідно до комерційної мети, тому що ми часто маємо спокусу оплатити витрати на проживання під час канікул, що не є добросовісною практикою.

Співробітники/адміністратори, які подорожують в інтересах роботи, мають право оплачувати транспортні витрати та проживання, а також мають право на надбавку за делегування (добові) відповідно до Трудового кодексу.

Витрати, які можна відшкодувати за відрядження працівників, як правило:

транспорт та проживання;
подана їжа;
допомога на проїзд (добова);
витрати з автомобілем - якщо поїздка здійснюється на автомобілі працівника/компанії.

Умови врегулювання транспортних витрат

Транспортні витрати оплачуються підтвердними документами. Для того, щоб мати право на поселення, поїздка повинна здійснюватися, згідно із законодавством, транспортними засобами: автомобілем, літаком, поїздом тощо. Супровідними документами, які необхідно зберігати, є рахунок-фактура, квитанція, виписка з рахунку.

Якщо поїздка здійснюється на машині, є дві ситуації:

автомобіль є власністю працівника: необхідно пред'явити кредитну угоду, а щодо розрахунку, путівки на пальне/дорожні податки/інші витрати на машині повинні зберігатися, і дата на них повинна збігатися з періодом, в якому відбулася поїздка.

У конкретному випадку співробітники державних установ, які використовують власну машину для поїздок з метою компанії, існує обмеження суми, яка буде сплачена відповідно, еквівалентна вартість 7,5 літра пального на 100 км проїзду на найкоротшій відстані.

автомобіль є власністю компанії: франшиза становить 50%, якщо автомобіль частково використовується для здійснення діяльності та 100%, якщо автомобіль використовується в повному обсязі для здійснення діяльності компанії. Для розрахунку необхідно зберігати підтверджуючі документи (квитанції, рахунки тощо).

Обережно! У випадку автомобілів, що використовуються виключно з метою здійснення діяльності компанії, для надання повної франшизи при підрахунку фіскального результату витрат з автомобілем необхідно скласти дорожню карту, яка повинна містити щонайменше таку інформацію:

категорія використовуваного транспортного засобу;
мета та місце подорожі;
пройдені кілометри;
власна норма споживання пального на пройдений кілометр.

Якщо неможливо продемонструвати, що автомобілі використовуються виключно для здійснення діяльності компанії, як понесені витрати, так і ПДВ відраховуються лише пропорційно 50%, і дорожня карта більше не є обов'язковою.

Делегація також може відшкодувати транспортні витрати, здійснені в населеному пункті, використовуючи ваучер на таксі, квитки на автобус або інші документи.

Умови поселення та проживання

Що стосується франшизи витрат на проживання, добре знати, що:

населений пункт, куди працівник направляється в дорогу, повинен знаходитись на відстані більше 5 км від населеного пункту, в якому він має постійне місце роботи;
для приватних компаній законодавчих та зовнішніх обмежень щодо типу житла немає; наприклад, їх можна встановити внутрішньо за допомогою управлінських рішень;
для державних установ існують певні обмеження щодо кількості зірок туристичної структури (2 або 3 зірки, за певних умов).

Для оплати проживання та харчування Вам потрібні підтверджуючі документи (рахунки-фактури, квитанції, квитанція, виписка з рахунку), що підтверджують понесені витрати.

Якщо під час делегування харчування організовується з діловими партнерами, витрати за подану їжу вираховуються в межах протокольних витрат, встановлених Фіскальним кодексом.

Як правило, добова допомога призначена для покриття витрат на харчування та інших витрат, крім проживання та транспорту. Працівники, які застрахували харчування (включене до послуг з проживання), також можуть скористатися добовими, але з’являється додатковий податок.

Якщо щоденна допомога та подана їжа надаються, визначатиметься сукупна сума, а те, що перевищує франшизу, що підлягає оподаткуванню, обкладається податком та соціальними внесками.

Важливим є спосіб виставлення рахунків: якщо за подану їжу виставляється рахунок окремо, то вона прирівнюється до допомоги на проїзд. Якщо він включений у вартість проживання, тоді він вважається витратою на проживання і не прирівнюється до добової.

Відповідно до O 60/2015, який змінює Урядове рішення № 1860/2006 щодо прав та обов'язків співробітників органів державної влади та установ під час делегування та відрядження в іншому населеному пункті, щодо суми, що представляє компенсацію витрат на проживання персоналу в делегації, який не розміщений у структурах розміщення відповідно до закону, становить 45 леї.

Денні умови поселення

Добова допомога - це сума грошей, що надається працівникам, які здійснюватимуть внутрішні поїздки (всередині країни) або зовнішні (за кордон). Він надається календарним днем і його розмір встановлюється законом.

Величина щоденної допомоги встановлюється кожним суб’єктом господарювання. Існує рівень, до якого добові вважаються витратами, що підлягають вирахуванню - це в 2,5 рази більше рівня добового, встановленого для працівників державних установ та за кордоном, в 2,5 рази більше законодавчого рівня, встановленого за добовим внеском за рішенням уряду для румунських працівників, відправлених за кордон для виконання певних тимчасові місії.

Сума франшизи на день для поїздок по країні становить 42,5 лей.

Рівень зовнішньої добової допомоги, який може бути призначений персоналу, відправленому за кордон для виконання деяких тимчасових місій, передбачений для кожної країни окремо в додатку до GD 518/1995. У більшості країн ЄС рівень добової допомоги становить 35 євро, помножений на 2,5, досягає 87,5 євро/день для приватних компаній.

Внутрішня добова допомога надається у разі делегування та відрядження в інший населений пункт, а також у разі поїздки в межах населеного пункту, в інтересах обслуговування, на відстань більше 5 кілометрів від населеного пункту, де воно має постійне місце роботи.
Рівень добової допомоги компанія може встановити на іншому рівні. Добова винагорода підлягає вирахуванню в межах, передбачених вище, все, що перевищує цю величину, буде розглядатися як дохід зарплатного характеру та підлягати сплаті соціальних внесків (як працівнику, так і роботодавцю) та податку на прибуток.
Щоденна неоподатковувана межа встановлюється лише у тому випадку, якщо тривалість поїздки перевищує 12 годин, враховуючи кожні 24 години на день подорожі в інтересах здійснення діяльності.
З 2016 року адміністратори також можуть скористатися добовими.

В кінці подорожі працівника додаються всі ці підтверджуючі документи:

Замовлення на проїзд, яка складена у форматі, передбаченому Наказом No. 2634/2015.

Це документ, який служить розпорядженням делегованої особи щодо подорожі територією країни, документ для врегулювання понесених витрат, документ про встановлення різниць, який повинен отримати або повернути власник авансу.

Замовлення на поїздку (делегування) складається для кожної поїздки особою, яка здійснює поїздку, а також для обґрунтування авансів, наданих для придбання матеріальних цінностей з оплатою готівкою.

Штамп більше не є обов'язковим для проїзного замовлення з 2016 року. Формат нового документа більше не передбачає місця для печатки, оскільки він був наданий у старому форматі документа, затвердженому O 3512/2008, і дійсним до 31.12.2015.

Крім того, спосіб його внутрішнього обігу та кількість примірників більше не встановлюються законом. Їх доведеться встановлювати кожному суб’єкту господарювання за допомогою власних процедур.

Замовлення на проїзд заповнює особа, яка залишає делегацію.

Платіжне/інкасове замовлення

Якщо під час розрахунку авансу сума понесених витрат перевищує отриманий аванс, то для різниці, яку повинен отримати власник авансу, касиру складається платіжне доручення.

Якщо під час розрахунку суми щодо фактичних витрат нижчі за отриманий аванс, різниця, яку повинен відшкодувати власник авансу, здається на зберігання в касу на підставі розпорядження касира.

Повернення грошей або різниці, що підлягають сплаті, касиру не вимагається. Його також можна здійснити через банк.

Організацію платежів/інкасо виконує касир або бухгалтер.