Скасування рахунку - правильний спосіб ведення рахунків - everbill Magazin
Якщо ви допустили помилку у рахунку-фактурі, клієнт має право в будь-який час скаржитися на неправильно виставлену накладну. Але як скасувати неправильний рахунок-фактуру? І як ви повертаєте свою та рахунки клієнта в порядок? Ми вам покажемо!
Важлива інформація про анулювання рахунка-фактури
У цій статті ви дізнаєтесь:
- Як скасувати неправильний рахунок
- Як виправити анульований рахунок
- Як створити кредит за рахунком, який уже сплачений.
Правильно скасуйте рахунок-фактуру в обліковому вираженні та створіть кредитну записку
Ви надіслали клієнту неправильний рахунок-фактуру? У цьому випадку є два варіанти: або ви подаєте виправлений рахунок-фактуру (це можливо, лише якщо жоден вхідний платіж не був опублікований), або можете скасувати рахунок-фактуру та оформити кредит (правильний спосіб обліку!)
Виправте рахунок без отримання платежу
Якщо клієнт скаржився на помилку у рахунку-фактурі, але ще не здійснив оплату, достатньо, щоб видавець рахунку-фактури подав виправлений рахунок-фактуру. Ви повинні чітко віднести цей документ до оригінальної накладної. Для цього слід звернутися до дати оригінального рахунку-фактури та номера рахунку-фактури. Найкраще зробити виправлення, на які скаржилися, і знову надіслати рахунок клієнту. У бухгалтерії ви просто скасовуєте неправильний рахунок-фактуру і продовжуєте новий рахунок-фактуру з новим номером рахунку-фактури (навіть якщо тим часом було виставлено кілька рахунків-фактур).
6 балів для анулювання рахунку, який вже був сплачений:
- Подайте неправильний рахунок-фактуру у власний бухгалтерський облік у розділі «скасовано».
- Якщо клієнт вже здійснив оплату, вам слід видати кредитну ноту: кредитна купюра містить ті самі позиції (номер, ціна одиниці товару, більш детальний опис тощо), як на анульованому рахунку-фактурі. Крім того, повинна бути вказана сума рахунку-фактури та номер рахунку-фактури. Нижче ви відзначите суму вже виплаченої суми.
- Потім кредитній ноті надається послідовний ідентифікаційний номер (порівнянний з порядковим номером рахунку-фактури). Тож "01" за перший кредит у році тощо.
- Вивчіть кредитну записку на наявність помилок і за потреби виправте їх.
- Нарешті, ви надсилаєте правильний кредит своєму клієнту.
- Нарешті, вам потрібно створити нову виправлену накладну. Це буде розглядатися як абсолютно новий рахунок-фактура і буде заповнений як є. Система номерів рахунків-фактур також буде продовжена (незважаючи на рахунки-фактури, які були випущені тим часом).
Правильно анульований рахунок-фактура допомагає вам та клієнту привести бухгалтерію у належний стан.
Як повинна виглядати правильна накладна?
Важливо, щоб форма та структура рахунка-фактури були правильними, коли виставляється рахунок-фактура, і щоб безумовна інформація була доступна на всіх рахунках-фактурах. Детальніше про це ви можете прочитати тут.