Умови законодавства про звіти про витрати, режим оподаткування, вимоги
Яка законодавча база для звітів про витрати ?
Співробітник, який витрачає витрати в процесі своєї професійної діяльності, отримує виплату відшкодування його компанії через звіт про витрати. Однак далеко не завжди формалізовано, кожен запит повинен бути обґрунтованим: податкова адміністрація забезпечує правову базу для звітів про витрати.
Однак управління звітами про витрати може швидко стати надзвичайним для керівників підприємств. Відкрийте наш огляд правила та законодавча база, що структурує управління звітами про витрати.
Правова база для складання звіту про витрати
Звіт про витрати не робить відсутність офіційного правила і може бути встановлений на електронній таблиці Excel, як на рукописній записці чи програмному забезпеченні, призначеному для цієї мети.
Переважає лише одне правило: супроводжувати його супровідними документами для підтвердження реальності понесених витрат.
Відшкодування витрат
Кожного кінця місяця, працівник повинен повідомити свого роботодавця про відшкодовувані витрати в рамках своєї діяльності.
Нерідкі випадки, коли компанії нав'язують a термін надати підтверджуючі документи для здійснення платежів! Згідно з рішенням Касаційного суду, компанія може прийняти рішення не відшкодовувати кошти працівнику, якщо він не дотримується цього терміну ...
Зі свого боку, роботодавець, який діє за п’ятирічним рецептом, має максимальний термін - 5 років для відшкодування витрат працівникові після подання звіту про витрати. Однак на практиці роботодавець має всі інтереси якомога швидше компенсувати витрати, пов’язані з даною діяльністю. В середньому, компанії відшкодовують своїм працівникам протягом 3 - 5 тижнів.
Методи відшкодування звітності про витрати
Відшкодування витрат в професійних цілях від однієї компанії до іншої може бути різним.
Дійсно, роботодавець має вибір між два терміни погашення:
- одноразова компенсація: найчастіше практикується, коли витрати потрібно повторювати щомісяця. Тоді існує фіксована шкала, межі якої безпосередньо встановлюються URSSAF;
- відшкодування фактичних витрат: відшкодування в євро, близьке до витрат, понесених працівником (витрати у ресторані, плата за проїзд, газова картка тощо)
Задля практичності та внутрішнього управління, роботодавець, як правило, віддає перевагу одному методу. Однак може бути цікаво поговорити з усіма вашими працівниками, щоб з’ясувати, якому методу відшкодування вони віддають перевагу. Оскільки, залежно від посад та понесених витрат, метод лікування може бути вигіднішим для працівника.
Відкрийте для себе рішення iPaidThat для спрощення та автоматизації вашого обліку !
Правова база звітів про витрати: податкова та соціальна система
Кількість реальні витрати відшкодовується працівникові не обкладається податком на прибуток або внесками на соціальне страхування для роботодавця. Однак необхідно довести, що працівник змушений нести ці додаткові витрати та надати супровідні підтверджуючі документи.
Щодо одноразової компенсації, правила дещо відрізняються.
одноразова компенсація Витрати не підлягають сплаті внесків на соціальне страхування в ліміт стель, встановлений адміністрацією. В іншому випадку одноразова компенсація може розглядатися як податкова вигода в натуральній формі.
Якщо обставини підтверджуються та представлених підтверджуючих документів, частка, що перевищує граничний рівень, виключається з бази внесків.
Якщо роботодавця немає не в змозі встановити обставини із понесених витрат виплачена одноразова сума реінтегрується в базу внесків на соціальне страхування з першого євро. Тоді мова йде про додаткову винагороду.
Крім того, компанія має повне право вирахувати з оподатковуваного прибутку ці два типи відшкодування витрат. Не забуваючи про можливість відшкодувати ПДВ на певні понесені витрати.
Ось, ви знаєте все про законодавчу базу звітів про витрати !
Управління звітами про відшкодування витрат може швидко стати справжнім головним болем для керівників підприємств. Ми радимо вам з самого початку вашої діяльності контролювати та чітко визначати свої внутрішні процеси. Таким чином ви уникнете багатьох невдач із вашими працівниками та податковою адміністрацією !