Увага при завантаженні методів, документів та типів управління
Управління - це один з найважливіших робочих процесів у компанії, особливо тому, що її хороша організація, по суті, залежить від усього операційного потоку компанії.
Нещодавно ми показали вам, що означає отримати управління запасами, коли ми використовуємо хмарний додаток для управління, наприклад рішення для виставлення рахунків та управління, запропоноване Smart Bill (див. Тут, як і де ви можете тримати хмарне управління >>)
Якщо в цій ситуації справа простіша, то звільнення є більш складним процесом, який може мати фінансові та бухгалтерські наслідки. Очевидно, що цей момент приносить із собою використання декількох типів документів.
Ось як ми фактично керуємо завантаженням у випадку програми Smart Bill, що пояснюється поетапно.
Метод виходу з управління
У разі виведення з експлуатації запасів та інших замінних активів (тих, що можуть бути замінені між собою для виконання певних зобов’язань), вони повинні оцінюватися та реєструватися в бухгалтерському обліку, застосовуючи один із наступних методів:
Зелена книга бухгалтерського обліку 2020 друкована версія
Іспит CECCAR 2020 з 100 вирішених предметів
Бухгалтерські монографії та практичні кейси HORECA
- FIFO
- LIFO
- Середньозважена вартість
Метод FIFO є одним із найбільш використовуваних більшістю компаній, особливо тому, що це логічний варіант. LIFO є можливим лише в певних галузях (наприклад, у нафтовій промисловості) і не приймається Міжнародними стандартами фінансової звітності, а CMP зазвичай використовується у випадках, коли запаси дуже змішані та однорідні, що майже неможливо віднести вартість до а саме товар на складі.
У програмі Smart Bill management ми використовуватимемо метод FIFO як метод завантаження управління запасами (натисніть тут, щоб протестувати додаток Smart Bill >>). Ось як виглядає витяг із заявки для складського аркуша товару на складі:
Виписні документи
Недоступними документами є:
- Ваучер
- Надходження податків
- Повідомлення, що супроводжує товар
- Рахунок-фактура
- Ваучер на трансфер
- Інвентаризація (точніше звіт з результатом інвентаризації)
Ось як ми можемо генерувати ці документи в додатку Smart Bill:
Ваучер
Він використовується, коли ми споживаємо матеріали зі складу (іншими словами, ми віднімаємо їх від керівництва). На його основі ми будемо фіксувати в бухгалтерському обліку споживання матеріалів (примітка 6хх = 3хх).
Для цього ми отримаємо доступ до розділу «Фондові операції - Споживання»:
Увага: коли ми вибираємо продукт, який споживатимемо зі складу, додаток попередить нас про залишок кількості.
Повідомлення, що супроводжує товар
Для створення повідомлення нам доведеться вибрати розділ Продажі та придбання - Продажі - Повідомлення
Нижче наводиться фактичне введення даних, що містяться в повідомленні:
Не забудь: В кінці висновку ми можемо вибрати, завантажувати керівництво чи ні. Це дає нам гнучкість у випадку різних конкретних ситуацій у повсякденній діяльності. Цей параметр діє на рівні документа.
Як відомо, рахунок-фактура відображає вихід з управління товаром. Він повинен відповідати ряду обов'язкових вимог щодо змісту, чітко встановлених чинним Фіскальним кодексом. (дивіться тут, як ми робимо рахунок-фактуру в цій програмі >>)
Ваучер на трансфер
Квитанція про передачу - це документ, за допомогою якого різні предмети запасів передаються між різними управліннями. Smart Bill пропонує нам дуже корисний варіант, який ми радимо вам використовувати:
- У вікні введення даних передачі ми маємо можливість вибрати: Сформувати повідомлення від хижацького управління та NIR у приймальному управлінні. Якщо ми виберемо цей варіант, ми автоматично згенеруємо два згадані документи. Якщо ні, ми лише генеруємо квитанцію про переказ.
Нижче ви знайдете деякі конкретні подробиці щодо способу здійснення переказу:
i) якщо у нас є перекази між кількісним управлінням вартістю:
- додаток Smart Bill імпліцитно запропонує генерувати ваучер на переказ. Він завантажує одне управління і автоматично завантажує інший; (... читайте тут деталі про Smart Bill >>)
- ми можемо перевірити опцію генерування повідомлення та NIR. Це дуже корисно, коли обидва управління знаходяться в різних місцях (і простого квитанції про переказ нам недостатньо);
- якщо ми не перевіряємо опцію генерування повідомлення та NIR, але ці 2 процедури мають різні адреси в номенклатурі, тоді програма повідомить користувача та запропонує йому вибрати варіант із повідомленням та NIR;
ii) якщо принаймні один з переказів має глобальний тип, заявка повинна пропонувати видачу переказу на основі схвалення та NIR .
iii) коли ми генеруємо переказ на основі повідомлення + NIR, генерується інший документ (звіт про переказ), який централізує інформацію з двох документів.
Як важливу перевагу слід зазначити, що всі дії можна виконувати за допомогою єдиного вікна.
Для нього додаток, запропонований Smart Bill, також пропонує нам опцію f) Регулювання запасів, що дозволяє вводити такі нетипові операції. (. натисніть тут, щоб побачити, як працює програма >>)
Не забудь що Інвентаризація - це операція, що забезпечує розряд. Він є обов’язковим принаймні раз на рік, враховуючи, що він узгоджує письмові записи з конкретною ситуацією, так що він є початковою точкою для складання фінансової звітності.
Перевага використання програми Smart Bill полягає в тому, що Інвентаризація розроблена таким чином, щоб її можна було легко та швидко використовувати, адаптуючись до потоку кожної компанії.
Ось кілька прикладів:
· Ми можемо надрукувати список інвентаризації прямо з програми. Її можна заповнити фактичними запасами, а потім зареєструвати в Інтелектуальному рахунку;
· Ми можемо використовувати сканер штрих-коду, підключений до ноутбука (навіть бездротовий), і сканувати кожен виріб окремо (маючи можливість вказати кількість сканованих даних, за замовчуванням 1)
· Ми можемо заповнити Інвентаризацію, коли знаходимо відповідні товари.
Що трапляється, коли в будь-якому із випадків, представлених вище, виникають непередбачені ситуації?
Вирішити цю ситуацію також максимально просто: ми можемо застосувати виправлення або коригування попередніх періодів, які можуть бути включені в будь-який із наведених вище зразків.
Для цього в Інтелектуальному рахунку є опція f) Коригування запасів. Це дозволяє нам вводити нетипові операції.
Нижче ви можете побачити, як ми додаємо причину коригування та різні спостереження, які мають дар допомогти нам, якщо ми хочемо згадати, які причини та ситуації призвели до виправлень. Це для того випадку, коли ми хочемо повернутися до цих записів у якийсь момент у майбутньому.
Для управління будь-яким господарюючим суб’єктом дуже важливо встановити з самого початку тип управління: це буде оптом або в роздріб. Очевидно, що застосовуються різні методи аналітичного обліку запасів.
Таким чином, можна вести аналітичний облік запасів: кількісний та вартісний або лише вартісний, використовуючи два інструменти: постійний запас або періодичний запас.
Вибір того чи іншого методу залежить від конкретної ситуації компанії.
Як ми це робимо в управлінні Smart Bill ?
Тоді в Номенклатурі ми визначаємо управління, ми повинні вибрати тип управління. Це додатково визначатиме оцінку або вартості покупки, або ціни продажу.
Це деякі найважливіші речі, які ми повинні знати, організовуючи управління. Залежно від того, що ми хочемо, способи роботи можуть бути різними: ми можемо працювати вручну або ми можемо використовувати таку програму, як Smart Bill, яка автоматизує все.
Вибір залишається за кожним з нас, але найважливіші фактори слід враховувати: час, витрати, ефективність та можливості.