Загублена квитанція, що робити Проводка (майже) без квитанції - Billomat
Немає проводки без квитанції. Золоте правило ведення бухгалтерії свідчить про велике значення квитанції. Оскільки квитанція, як і рахунок-фактура, є основою кожного бронювання. Завжди діє золоте правило. Тому цього повинні дотримуватися не тільки великі компанії, а й усі самозайняті та фрілансери. Але що, якщо у вас він є Втрачена квитанція і ви більше не можете отримати копію? Чи може особиста квитанція замінити квитанцію? Щоб ваша бухгалтерія перед податковою була дійсною, навіть якщо ви загубили квитанцію, ви повинні своєчасно повідомити себе про свою квитанцію.
8 хв читання | 16 квітня 2019 р
Немає проводки без квитанції. Золоте правило ведення бухгалтерії свідчить про велике значення квитанції. Оскільки квитанція, як і рахунок-фактура, є основою кожного бронювання. Завжди діє золоте правило. Тому цього повинні дотримуватися не тільки великі компанії, а й усі самозайняті та фрілансери. Але що, якщо у вас він є Втрачена квитанція і ви більше не можете отримати копію? Чи може особиста квитанція замінити квитанцію? Щоб ваша бухгалтерія перед податковою була дійсною, навіть якщо ви загубили квитанцію, ви повинні своєчасно дізнатись про свою квитанцію.
Що таке квитанція?
Термін "підтвердження" сходить до прикметника "кинути". Це означає, що борг збалансований і, отже, більше не існує. Квитанція є письмовим підтвердженням того, що відбулася господарська операція. Він підтверджує отримання товару або послуги та оплату за доставку або послугу. Таким чином, це служить доказом того, що контракт був виконаний обома договірними сторонами. І доставка, і послуга, і оплата послуги підтверджуються врученням квитанції. Квитанція заявляє, що вимоги були виконані з обох сторін.
Які правові принципи застосовуються до квитанції?
Форма обліку та функції квитанції записані в Цивільному кодексі. У розділі 368 Цивільного кодексу Німеччини зазначено, що постачальник послуг повинен видати квитанцію як письмовий документ про отримання платежу, якщо клієнт цього вимагає. Вся сплачена дебіторська заборгованість, що становить загальну суму 150 євро зазвичай можна підтвердити у формі квитанції. Однак суми платежів, що перевищують ліміт 150 євро, повинні бути задокументовані у формі належного рахунку-фактури.
У чому різниця між квитанцією та рахунком-фактурою?
Поки квитанція підтверджує, що клієнт оплатив доставку або послугу, рахунок-фактура пред'являє претензію. Таким чином, рахунок-фактура лише підтверджує виконання доставки або послуги та надсилає замовнику відповідну претензію. Рахунок-фактура також може замінити квитанцію в будь-який час, якщо, наприклад, претензія була оплачена готівкою при отриманні товару. Тоді рахунок-фактура може містити примітку про сплату претензії. Ви також можете виставити рахунок-фактуру на суми вимог нижче 150 євро. В бухгалтерському обліку квитанція має таку ж доказову вартість, як і рахунок-фактура, як доказ оплаченої вимоги.
Які компоненти повинні мати квитанція?
Квитанція, яка може бути видана як квитанція на невеликі суми до 150 євро, повинна містити такі компоненти:
- Назва та адреса компанії-постачальника або виконавця
- Послідовний номер квитанції
- Дата отримання (дата доставки або послуги)
- Кількість та тип товарів або обсяг послуги
- Загальна кількість
- включена ставка податку
- Підпис учасника виставки
- Пояснення справи
Власники малого бізнесу повинні включати в квитанції заяву про звільнення від сплати ПДВ.
Втрачена квитанція - які наслідки для підприємця?
Втрата квитанцій може призвести не тільки до суперечок із замовниками чи постачальниками. Зокрема, стосовно податкової служби, всі грошові потоки завжди повинні бути задокументовані письмово. Усі податкові документи повинні бути підготовлені відповідно до принципів належного ведення бухгалтерського обліку, а потім ретельно зберігатися протягом різних періодів часу відповідно до податкового кодексу. Періоди зберігання можна знайти в податковому кодексі в § 147 АТ. Якщо квитанція відсутня, відповідні вимоги до законодавчих вимог щодо збереження не виконуються. Найголовніше, що підтвердження оплати немає.
Наслідки відсутності квитанції про витрати
У разі податкової перевірки відсутність квитанції може означати не лише те, що податкова інспекція не визнає витрати на підприємництво як франшизу. Сплачений вхідний податок, про що свідчить квитанція, не може бути вирахуваний із зобов’язання з податку з продажу. Крім того, компанія-постачальник, яка спочатку видала квитанцію, згодом також може бути перевірена податковою інспекцією.
Наслідки відсутньої квитанції
Якщо квитанції відсутні в бухгалтерії, податкова інспекція може поставити під сумню отриману суму. Оскільки квитанції зазвичай використовуються при оплаті готівкою, подальшої квитанції на отриману суму немає. У цьому випадку податкова інспекція може оцінити дохід. Тому ви завжди повинні переконатися, що ваші квитанції повні. Однак їх легко замінити.
Якщо квитанції часто відсутні - наслідки для підприємця
У добре керованій бухгалтерії ніяких квитанцій не повинно бути. Якщо відсутність квитанцій є рідкісним винятком, то це не призведе до серйозних наслідків. Якщо, з іншого боку, у вашій бухгалтерії є більше випадків, коли квитанції відсутні, то податкова інспекція має більше, ніж просто підставу для перевірки. Податкова інспекція також може викликати сумнів у точності всього Вашого бухгалтерського обліку.
У гіршому випадку податкова інспекція може відхилити всю вашу бухгалтерію, якщо вона сумнівається у її точності. Оскільки бухгалтерський облік є основою ваших доходів і витрат, а отже, і податкових декларацій, немає підстав для правдивого подання ваших доходів. В результаті податкова інспекція проведе оцінку вашого доходу. Однак кошторис податкової служби, як правило, набагато перевищує суму, визначену підприємцем. Як результат, передбачуваний дохід підлягає відповідно вищим податковим зборам, а також збільшується зобов’язання з податку з продажу.
Загублена квитанція - чи може самоотримання отримати заміну?
В основному є два варіанти отримання квитанції про заміну: дублікат або копію, а також власну квитанцію.
Дублікат або копія
Якщо квитанції відсутні, ви можете будь-коли замінити їх дублікатом або копією. Ви також повинні позначити їх відповідно. Але ви також можете замінити квитанції на дублікат або копію. Для цього ви повинні попросити свого ділового партнера видати відповідний документ на заміну оригіналу квитанції. Однак не завжди вдається звернутися до видавця загубленої квитанції та отримати замінюючий документ.
Власна квитанція про надходження витрат
Якщо відсутні лише окремі квитанції, загальна вартість яких не досягає значної суми, то власні надходження можуть замінити надходження витрат, які податкова інспекція також визнає. Самоодержання повинно підтверджувати платіж і, отже, має бути чітко простежуваним. Зокрема, він служить для обґрунтування оперативної причини проблеми. Тому використання особистої квитанції має сенс лише в тому випадку, якщо питання не лише прозоре, але й чітко виправдане. Однак, якщо ви часто створюєте власні квитанції, ви ставите власну бухгалтерію в поганому світлі. Тому власні квитанції повинні бути винятком.
Власна квитанція для безготівкового розрахунку
Якщо товари або послуги були оплачені за допомогою картки ЄС або шляхом переказу, бронювання рахунку надає простежуваний документ. Податкова інспекція може це зрозуміти, навіть якщо відсутні відповідні оригінальні квитанції. У цьому випадку створення власної квитанції не становить проблем. Оскільки виписка з рахунку підтверджує достовірність самостійно створеної квитанції. Однак самоотримання має бути чітко визначене як таке.
Якщо оплата була здійснена банківським переказом або за допомогою кредитної картки, корисно зазначити, в якому банківському виписці можна знайти платіж. Ви також можете додати копію виписки з банку як так звану вторинну квитанцію.
Що стосується відрахування податку на вхід із особистим квитанцією?
В принципі, знижка податку на вхід неможлива за допомогою особистої квитанції. Для зниження вхідного податку потрібно лише оригінал квитанції з ПДВ або принаймні ставку податку. Сума самоотримання може бути встановлена лише як комерційні витрати у вигляді валової суми.
Як ви можете написати власну квитанцію?
Законодавчих вимог щодо самостійного отримання не існує. Однак, оскільки квитанція призначена замінити квитанцію, вона повинна та сама інформація включені, які необхідні для отримання квитанції. Документ повинен мати назву "Самоотримання", щоб вказати його особливий характер. За жодних обставин ви не можете просто написати “квитанцію” на власній квитанції. Оскільки оригінал втрачено, позначення як квитанція буде рівнозначне підробці документа.
Приклад особистого квитанції
Одержувач:
Гартенбау Роуз GbR
Блуменвег 19
12345 Розенберг
Потужність:
Посадіть 10 кущів троянд
Місце та дата:
Розенберг, 7 березня 2019 р
підпис
Пояснення фактів: оригінал квитанції втрачено, оскільки його було отримано в дорозі.
Як додаток Billomat може допомогти вам, якщо ви втрачаєте квитанції?
Зазвичай ви отримуєте квитанції про готівкові виплати невеликих сум. І це зазвичай трапляється в дорозі. Billomat пропонує просте та безпечне рішення проти втрати квитанцій. Додаток Billomat автоматично, швидко та легко записує ваші квитанції, а також гарантує, що вони зберігаються негайно та без втрат.
Додаток для смартфонів для iOS та Android дозволяє оцифрувати квитанції, як тільки ви отримаєте квитанцію. Оцифровка вимагає лише кількох простих кроків, які можна зробити дуже швидко. Після захоплення оцифрований документ автоматично зберігається. За допомогою програми Billomat вам більше не потрібно зберігати оригінальні квитанції, а значить, ви теж ризикуєте відсутність втрат документів.
Як працює запис квитанції з додатком Billomat?
Щойно отримавши квитанцію, ви фотографуєте документ за допомогою смартфона. Автоматичне розпізнавання тексту від Billomat забезпечує автоматичне зчитування та збереження квитанції. Потім ви просто завантажуєте створену таким чином цифрову квитанцію до своєї бухгалтерської програми. Після завантаження ви можете віднести квитанцію до певної категорії своїх ділових витрат і надати додаткову інформацію. Таким чином, ваша бухгалтерія більше не втратить квитанцію.
Забули квитанцію, що робити? - Два приклади з практики
Той, хто ще не користується перевагами програми Billomat, може втратити квитанцію. Як Уве та Анна-Лена з наступного практичного прикладу.
Уве - актор-лицар-фрілансер. На середньовічному фестивалі, де він має заручини, він помічає, що його броня скрипить. Уве їде до найближчого будівельного магазину і купує пляшку олії за 5,99 євро. Він використовує його для змащення броні, і все добре. Лише через кілька днів, коли він захотів оновити свою бухгалтерію, Уве зауважив, що більше не має квитанції з господарського магазину. Він здається Втрачена квитанція мати.
Анна-Лена - програміст. Протягом тижня вона працює у клієнта в іншому місті. Вона пробула там три ночі в готелі, звідки отримала письмовий рахунок на 300 євро при виїзді. Вона оплачує рахунок кредитною карткою. Наприкінці кварталу Анна-Лена хоче внести попередню декларацію з ПДВ і з’ясовує: їй бракує рахунку в готелі.
Що робити?
Хоча Анна-Лена може написати дружній електронний лист до готелю та попросити надіслати копію рахунку, це неможливо з Уве. З ним зусилля повернути квитанцію були б непропорційно великими. Для того, щоб як і раніше мати змогу забронювати 5,99 євро як бізнес-витрати, Уве пропонує їх Власна квитанція назовні Він записує найважливішу інформацію про свої бізнес-витрати на аркуші паперу і підписує цю квитанцію про заміну.
Його власна квитанція містить не лише необхідну інформацію, яка також містила втрачену квитанцію. Уве також пояснює факти у власній квитанції: Чому неможливо представити оригінал квитанції?
Оскільки Уве платив готівкою, він не має виписки з рахунку, яка підтверджує його витрати. Тим не менше, податкова інспекція визнає власні квитанції як комерційні витрати, оскільки це виняток, і власна квитанція також підтверджує невелику суму.
Чим вища сума рахунка-фактури, тим швидше має бути розумним для підприємця подбати про заміну документа. Так само, як це зробила Анна-Лена: готелі виправдано знайти рахунок-фактуру та надіслати гостю електронний лист у форматі PDF. Тепер Анна-Лена повинна лише зазначити на рахунку-фактурі, що це копія, оскільки оригінал загублено.
Власні квитанції та відрахування податку на вхід
Уве все ще може вимагати свою пляшку оливкової броневої олії як комерційні витрати, використовуючи власну квитанцію. Однак він не може взяти з нього вхідний податок. Для цього податкова інспекція бажає побачити квитанцію з податком з продажу. Уве наприкінці року Уве повинен поставити свою рицарську оливкову олію як валові операційні витрати. Анна-Лена, навпаки, може брати податок із рахунку готелю, оскільки вона може представити всі дані, включаючи поданий з продажу податок.