Законний термін зберігання документів компанії - Строк зберігання
Термін архівування документів компанії регулюється у Франції. Багато з них постраждали, оскільки важливо вести письмовий облік у разі майбутніх суперечок з постачальником, замовником або навіть податковими органами. Правила архівування документів компанії встановлюються або законодавством, або строками позовної давності, до яких можна проводити перевірки.
Arcalys, провідна архівна компанія, пропонує вам повну презентацію цих документів, які повинні бути ретельно класифіковані за сферою та характером документа в порядку тривалості. Передача архівів цих професійних документів на аутсорсинг може стати чудовим способом делегування цього управління, щоб підтримувати порядок ... та заощадити час та простір у вашому приміщенні. Хороша ідея чи ні? Можливо, пора покластися на ціну, щоб розрахувати свій бізнес !
Термін зберігання комерційних документів
| Характер документів | Тривалість розмови | Закони тексти |
| Всі договірні документи, контракти та угоди, укладені в рамках комерційних відносин або листування | 5 років | Стаття L.110-4 Господарського кодексу |
| Митні декларації | 3 роки | Стаття 16 Європейського регламенту № 2913/92 Ради від 12 жовтня 1992 року |
| Усі види гарантій на товари чи послуги, що надаються споживачам | 2 роки | Стаття L.218-2 Споживчого кодексу |
| Страхові поліси | 2 роки з моменту розірвання договору | Стаття L.114-1 СК |
Зазвичай в основі ділової діяльності комерційний документ може приймати різні аспекти. Сюди входять контракти із замовниками чи постачальниками. Професіонал повинен зберігати цей документ мінімум протягом 5 років, незалежно від того, підписаний він продавцем чи ні. Те саме стосується усього листування між компанією та клієнтами/постачальниками, якщо немає спеціального рецепта, що зменшує термін придатності. У цифрову епоху електронний контракт, очевидно, також регулюється. Отже, професіонал повинен мати доступ до нього протягом 10 років (на будь-яку суму, що дорівнює або перевищує 120 євро) у разі запиту співпідрядника.
Термін зберігання бухгалтерських документів
| Характер документів | Тривалість розмови | Закони тексти |
| Всі супровідні документи: замовлення на придбання, доставка або квитанція, рахунки клієнта та постачальника тощо. | 10 років з кінця фінансового року | Стаття L.123-22 Господарського кодексу |
| Бухгалтерські книги та записи: книга журналів, книга, інвентарна книга ... | 10 років з кінця фінансового року | Стаття L.123-22 Господарського кодексу |
| Книга журналу в якому всі рухи, що впливають на активи компанії, реєструються хронологічно. |
Інвентарна книга групування разом кількості та вартості активів та зобов’язань, виявлених під час інвентаризації.
З кінця фінансового року законний термін зберігання бухгалтерських записів становить 10 років, незалежно від того, стосується це замовлень на поставку, накладних на поставку, виставлених чи отриманих рахунків-фактур або книги та бухгалтерського реєстру. Будьте обережні з дотриманням періодів зберігання бухгалтерських документів.
Термін зберігання податкових документів
| Характер документів | Тривалість розмови | Закони тексти |
| Податки на прибуток та податки (IR) з корпорацій (IS) | 6 років | Стаття L.102 B книги податкових процедур |
| Промислові та комерційні прибутки (BIC), некомерційні прибутки (BNC) та сільськогосподарські прибутки (BA) у реальному вираженні | 6 років | Стаття L.102 B книги податкових процедур |
| Корпоративні податки для EIRL, товариств з обмеженою відповідальністю (ферми, самозайняті компанії) | 6 років | Стаття L.102 B книги податкових процедур |
| Місцеві прямі податки (податки на майно, внесок у суспільне мовлення) | 6 років | Стаття L.102 B книги податкових процедур |
| Внески на майно для бізнесу (CFE) та CVAE | 6 років | Стаття L.102 B книги податкових процедур |
| Податки з обороту (ПДВ та подібні податки, податок на виставки, податок на страхові угоди тощо) | 6 років | Стаття L.102 B книги податкових процедур |
Корисно знати: у разі окультної діяльності, ухилення від сплати податків, прихованої роботи, відсутності декларацій, незаконної діяльності ... певні терміни продовжуються до 10 років !
На рівні податків обов’язковий термін зберігання встановлюється з податкового року. Документи, що стосуються податку на прибуток та корпоративні податки, повинні зберігатися протягом 3 років, як і ПДВ, CFE та CVAE. BIC, BNC та BA мають бути представлені протягом 2 років, дедлайн - лише один рік для місцевих податків.
Термін зберігання соціальних документів
| Характер документів | Тривалість розмови | Закони тексти |
| Статути компанії, EIG або асоціації (якщо застосовно, документ про внесення змін до статуту) | 5 років від втрати юридичної особи (або скасування РКС) | Стаття 2224 Цивільного кодексу |
| Річний рахунок (баланс, звіт про прибутки та збитки, додаток тощо) | 10 років з кінця фінансового року | Стаття L.123-22 Господарського кодексу |
| Угоди про злиття та інші акти, пов'язані з функціонуванням компанії (+ документи поглинутої компанії) | 5 років | Стаття 2224 Цивільного кодексу |
| Реєстр іменних цінних паперів. Реєстр руху цінних паперів. Порядок руху. Реєстр протоколів засідань та рад директорів. | 5 років після закінчення їх використання | Стаття 2224 Цивільного кодексу |
| Аркуші відвідуваності та посвідчення. Звіт керівника або ради директорів. Звіт аудиторів. | Останні 3 роки | Стаття L.225-117 Господарського кодексу |
Документи, що стосуються управління персоналом, повинні ретельно зберігатися. Підтвердження сплати внесків на соціальне страхування та податку на заробітну плату має бути представлене протягом 3 років, квитанції про оплату праці (зарплати, премії, надбавки тощо) та єдиний реєстр персоналу (від виїзду працівника) протягом 5 років. Найдовший термін зберігання стосується документів, що стосуються нещасних випадків на виробництві, 10 років, що відповідає строку давності для відповідальності потерпілого. Нарешті, індивідуальні дані, такі як трудовий договір або лист про звільнення, повинні зберігатися необмежений час, щоб мати справу з будь-якими випадками ситуації перед промисловим судом.
Період зберігання документів з управління персоналом
| Характер документів | Тривалість розмови | Закони тексти |
| Розрахункові квитанції (подвійний папір або в електронній формі) | 5 років | Стаття L.3243-4 КЗпП |
| Унікальний реєстр персоналу | 5 років від виїзду працівника | Стаття R.1221-26 КЗпП |
| Документи, що стосуються трудових договорів, зарплат, премій, надбавок, залишків на будь-якому рахунку, пенсійних планів тощо. | 5 років | Стаття 2224 Цивільного кодексу |
| Декларації про нещасні випадки на виробництві до фонду первинного медичного страхування | 5 років | Стаття D.4711-3 КЗпП |
| Спостереження або офіційні повідомлення від інспекції праці | 5 років | Стаття D.4711-3 КЗпП |
| Документи, що стосуються соціальних зборів та податку на зарплату | 3 роки | Стаття L.244-3 Кодексу соціального страхування та Стаття L.169 A книги податкових процедур |
| Облік робочих днів працівників за угодою з фіксованою ціною | 3 роки | Стаття D.3171-16 КЗпП |
| Облік графіків роботи співробітників, часу чергування та їх компенсації | 1 рік | Стаття D.3171-16 КЗпП |
Термін зберігання юридичних документів
| Характер документів | Тривалість розмови | Закони тексти |
| Договори на придбання або продаж нерухомості та землі | 30 років | Стаття 2227 Цивільного кодексу |
| Контракти, укладені в електронному вигляді (лише від 120 €) | 10 років від доставки або обслуговування | Стаття L.213-1 Споживчого кодексу |
| Документи, що стосуються інтелектуальної власності (патентна заявка, торгова марка, дизайн та модель) | 5 років після закінчення захисту | Стаття 2224 Цивільного кодексу |
| Адвокатські справи | 5 років після закінчення мандату | Стаття 2225 Цивільного кодексу |
| Аркуші відвідуваності та посвідчення. Звіт керівника або ради директорів. Звіти аудиторів. | 3 роки | Стаття L.225-117 Господарського кодексу |
Терміни зберігання юридичних документів також різняться. Рекомендується зберігати аркуші відвідуваності та інші повідомлення, а також звіти аудиторів та керівника принаймні 3 роки. Для протоколів засідань (з останнього виданого) та статуту товариства після його зникнення необхідний термін зберігання 5 років. Річні звіти компанії (баланси, звіти про прибутки та збитки та додатки) повинні зберігатися протягом 10 років, тобто 10 років.
Термін зберігання банківських документів
| Характер документів | Тривалість розмови | Закони тексти |
| Банківські документи (чековий чек, виписка з банку тощо) | 5 років | Стаття L.110-4 Господарського кодексу |
Термін зберігання документів на нерухомість
| Характер документів | Тривалість розмови | Закони тексти |
| Договір купівлі-передачі будівлі чи землі | 30 років | |
| Договір комерційної оренди. Зверніть увагу, цей період не починається до закінчення терміну оренди | 5 років |
Той самий термін застосовується для збереження договору комерційної оренди. Що стосується нерухомості, будь-який договір купівлі-продажу будівлі чи землі повинен бути представлений протягом 30 років.
Санкції
За недотримання цих законних строків зберігання може виникнути комерційне, податкове або навіть кримінальне покарання.