20 порад для команд Microsoft - bdm

Знати все про команди для підвищення ефективності. Кредит: Microsoft.

Вбудований у перейменовану пропозицію Microsoft 365 від 21 квітня 2020 року, Teams - це платформа для спільної роботи, яка дозволяє спілкуватися в чаті, організовувати відеоконференції, керувати календарем, здійснювати дзвінки, отримувати доступ до ваших файлів або стежити за новинами вашої команди. Відкрийте для себе наш вибір порад щодо використання функцій, запропонованих Microsoft Teams, та підвищення ефективності.

Розмийте або додайте фон під час зустрічі Teams

На панелі інструментів, яка з’являється при наведенні курсора миші на вікно відеоконференції, клацніть три крапки та виберіть Показати фонові ефекти. Права панель відкривається двома першими варіантами: перекресленим колом, якщо ви не хочете додавати фон, і можливістю розмити його під час наради у Teams.

Також доступний вибір з 24 ефектів з пляжем, різнокольоровими кулями, пейзажем галактики чи іншими зображеннями, натхненними світом відеоігор (Minecraft тощо). Можна також вибрати квартиру (стиль лофт), фон офісу чи класу, якщо ви не хочете вигадливого фону.

Ви можете протестувати всі запропоновані фони, запустивши попередній перегляд внизу правої панелі. Після вибору натисніть Застосувати та активуйте відео. Ви можете змінити свій фон у будь-який час.

Командні комбінації клавіш

Microsoft Teams пропонує велику кількість комбінацій клавіш. Знайдіть повний список у цій спеціальній статті: 50 ярликів команд для підвищення ефективності.

Поділіться своїм екраном під час відеодзвінка

Натисніть кнопку Поділитися (3-а піктограма зліва) на панелі інструментів. У нижній частині екрана відкриється меню з різними опціями:

Поділіться своїм екраном: якщо у вас є 2 або більше екранів, виберіть той, яким хочете поділитися з іншими учасниками,
Спільний доступ до одного з його вікон: якщо у вас відкрито 2 або більше вікон (браузер, програми, файли, документи тощо), виберіть той, яким хочете поділитися під час зустрічі,
Перегляньте свій комп’ютер, канали Teams або OneDrive, щоб знайти ресурс для спільного використання (якщо ви не знайшли його серед запропонованих варіантів),
Відкрита спільна дошка.

Використовуйте спільну дошку під час відеодзвінка

Натисніть кнопку Спільний доступ на панелі інструментів і відкрийте спільну дошку Microsoft Teams із запропонованих параметрів праворуч у вікні, що з’явиться внизу екрана. Для анотації презентації можна використовувати чорну, червону, зелену або синю ручку. Ластик дозволяє стерти нотатки. Також можна переміщати область панелі інструментів. Щоб повернутися до вікна наради, натисніть кнопку, розташовану внизу ліворуч дошки: Зупинити презентацію.

Записати зустріч

Клацніть три крапки на панелі інструментів, а потім натисніть Почати запис. Починається зйомка вашої зустрічі Teams, і на правій панелі чату автоматично відображається повідомлення, щоб повідомити учасників. Після обробки та збереження запису в Microsoft Stream він буде доданий до розмови наради. Повідомлення оновлюється після завершення реєстрації. Для цього натисніть ще раз на три крапки та на Зупинити запис.

Зверніть увагу, що організатори зустрічей, а також люди з тієї самої організації можуть записати зустріч. Нижче наведено типи користувачів, яким дозволено чи не розпочинати та зупиняти запис.

Після завершення обробки файл запису доступний у чаті відеодзвінків. Щоб переглянути його, натисніть на три крапки у верхньому правому куті ескізу попереднього перегляду запису. Доступні 3 варіанти:

Відкрийте відео в Microsoft Stream,
Поділіться файлом з іншими членами вашої організації,
Отримайте посилання на запис.

Якщо ви є організатором зустрічі, ви отримаєте електронне повідомлення із посиланням на запис у Microsoft Stream. В інтерфейсі програми ви можете поділитися відео, додати його до свого списку спостереження, поставити лайк, додати коментар, відредагувати файл, якщо хочете змінити відео, але також завантажити або видалити.

Знайдіть речі, якими обмінялися під час наради команд

Коли ваша відеоконференція закінчиться, можна отримати доступ до обмінюваних елементів. На лівій панелі натисніть Розмова та виберіть потрібну зустріч. У головному вікні ви можете знайти відеофайл, якщо зустріч було записано, а також спільні файли, примітки до зустрічі або спільну дошку.

Запросіть іншого учасника приєднатися до зустрічі

Клацніть на піктограму зліва від кнопки «Покласти слухавку», щоб запросити додаткових учасників у відеоконференцію. Відкриється права панель зі списком учасників. Введіть перші літери особи, яку запросили, у поле пошуку.

Переглянути зустріч у повноекранному режимі

Клацніть на три крапки, потім на: Перехід у повноекранний режим.

Перекласти живий відеочат (лише англійською мовою)

Клацніть на трьох крапках на панелі інструментів, а потім натисніть на опцію: Увімкнути живі субтитри. Ця функція доступна лише для американської англійської мови.

Розпочніть зустріч Teams з Outlook

Для підвищення ефективності вам більше не потрібно надсилати доступ до відеоконференцій своїм співробітникам. У програмі Outlook у календарі натисніть Зустріч нових команд. У вікні наради заповніть різні поля: заголовок, запрошених (обов’язково, необов’язково), час початку та закінчення. Місце за замовчуванням буде зустріччю в Microsoft Teams. Буде створено автоматичне посилання. Учасникам потрібно лише натиснути на посилання, яке вони отримали в Outlook, щоб приєднатися до вашої зустрічі.

Також зауважте, що Slack додав нову функцію, яка дозволяє створювати зустріч у Microsoft Teams з її інтерфейсу. Щоб дізнатись більше, див. Наш посібник.

Персоналізуйте повідомлення з розширеним текстом

Ваші повідомлення можна персоналізувати під час розмови та у ваших командах. У текстовому полі клацніть на А-подібний значок ручкою зліва під панеллю інструментів. Відкривається поле з розширеним текстом, щоб розкрити більше можливостей, які дозволять вам оживити та персоналізувати свої повідомлення: змінити розмір шрифту, колір тексту, додати форматування (жирний шрифт, курсив, підкреслений або закреслений), різні типи заголовків або підзаголовків, зменшити або збільшити відступ, використовувати крапки чи нумерацію, перетворити речення в цитату або вставити посилання. Клацнувши на три крапки, ви також можете додати фрагмент, горизонтальну лінійку і навіть таблицю. Щоб надіслати повідомлення, натисніть на значок стрілки внизу праворуч від текстового поля.

Додайте в повідомлення анімовану реакцію або персоналізовану наклейку

Microsoft Teams також пропонує вам збагатити свої повідомлення анімованими реакціями або наклейками для персоналізації. Натисніть кнопку смайлика внизу текстового поля, щоб відкрити меню реакцій. Виберіть той, який ви вибрали. Щойно надіслану розмову вона оживить.

Натиснувши кнопку наклейки праворуч від смайлика, відкриється інше меню із серією популярних наклейок, класифікованих за темами: офісна драма, меми, дизайнери, розробники ...

Клацніть на обрану вами наклейку та персоналізуйте її, набравши текст у верхньому та нижньому рядках. Якщо не заповнити одне з двох полів, рядок не буде відображатися на зображенні.

Оцініть повідомлення як важливе

Щоб попередити члена своєї команди про важливі новини, ви можете додати відповідне форматування. Натисніть кнопку знака оклику під текстовим полем і виберіть Важливо.

Оцініть повідомлення як термінове

Якщо інформація, яку ви хочете передати, не може зачекати, ви можете надіслати термінове повідомлення. Для цього натисніть на кнопку у формі знака оклику і цього разу виберіть: Терміново.

Одержувач повідомлення отримуватиме сповіщення кожні 2 хвилини протягом 20 хвилин. Публікацію вашого повідомлення в розмові супроводжуватиме кнопка у формі дзвоника.

Додати контакт до вибраного

Якщо ви регулярно спілкуєтеся з членом вашої команди, додайте їх у закладки, щоб швидше з ними зв’язатися в Microsoft Teams. На вкладці Розмова в меню ліворуч клацніть правою кнопкою миші на ім'я контакту та додайте його до своїх улюблених контактів. Потім у швидкому наборі, на вкладці «Дзвінки», ви зможете зв’язатися з ним лише за кілька кліків.

Записати повідомлення

Щоб легко знайти важливе повідомлення, клацніть правою кнопкою миші на чаті, надісланому в розмові. Клацніть на три крапки, потім натисніть Зберегти це повідомлення. Щоб отримати доступ до збережених повідомлень, натисніть на мініатюру свого профілю у верхньому правому куті інтерфейсу. Виберіть параметр Збережені. Розмова відображатиметься в центральному вікні, а список збережених повідомлень - на лівій панелі.

Створіть приватну розмову, щоб поспілкуватися з людиною чи групою

На відміну від повідомлень, якими обмінюються на каналах, приватні розмови бачать лише учасники цієї приватної дискусії, між двома людьми, а також групою контактів. Цей тип розмови пропонує ті самі функції, що і в класичному каналі, з додатковою можливістю спільного використання екрана, запуску аудіо- чи відеодзвінка та додавання учасників.

Щоб розпочати приватну розмову, перейдіть на вкладку Розмова та натисніть кнопку зліва від панелі пошуку у верхній частині інтерфейсу. Потім введіть ім’я контакту, адресу електронної пошти або назву групи, щоб його було легше знайти. Щоб перейменувати розмову (якщо ви група учасників): спершу введіть своє перше повідомлення, а потім натисніть піктограму олівця праворуч від імен учасників.

Щоб додати більше учасників до свого групового чату, натисніть кнопку з двома символами, після яких додається +, праворуч від верхньої панелі розмов. Введіть перші літери імені особи, яку потрібно додати, щоб запросити її приєднатися до вашої приватної групи чату.

Змініть тему Teams на темний режим

Відкрийте налаштування Microsoft Teams, натиснувши зображення вашого профілю. На вкладці Загальне доступні 3 типи тем: версія на білому фоні за замовчуванням, темний режим або варіант із високим контрастом. Зміна відбувається автоматично, коли ви натискаєте на обраний вами ескіз. Тому ви можете протестувати 3 теми перед тим, як закрити вікно налаштувань.

Керуйте своїми сповіщеннями в налаштуваннях Teams

Сповіщення дозволяють бути в курсі різної інформації про членів вашої команди, якщо хтось із ваших співавторів згадав вас або відповів на одне з ваших повідомлень у розмові. Ви можете знайти ці сповіщення на вкладці Діяльність. Можна налаштувати ці сповіщення. Для цього натисніть на мініатюру свого профілю у верхньому правому куті платформи, а потім відкрийте налаштування. У вікні, що з’явиться, натисніть Сповіщення, щоб налаштувати або вимкнути ті, які ви хочете в банері та/або на свою адресу електронної пошти, лише у стрічці, або якщо ви віддаєте перевагу їх вимкнути.

Також можна отримувати сповіщення, коли повідомлення розміщується на каналі, незалежно від того, згадували вас чи ні. Щоб активувати цей тип сповіщень, клацніть правою кнопкою миші на назві каналу та виберіть опцію Сповіщення.

Надішліть повідомлення електронною поштою з Outlook

Ви можете поділитися повідомленням із розмови в Microsoft Teams за допомогою електронного листа, надісланого з вашого облікового запису Outlook. У розмові клацніть три крапки у верхньому правому куті повідомлення, щоб відкрити меню, і натисніть Поділитися в Outlook. Введіть ім’я одержувача (ів) вашої електронної пошти та змініть тему. За замовчуванням використовується назва розмови. Потім натисніть кнопку Надіслати.