25 перевірених порад щодо ефективних зустрічей та кращих дискусій - краща культура зустрічей та

Нескінченні, неефективні зустрічі, обговорення та сеанси: раз за разом у своїй консультативній роботі ми стикаємось з командами, які скаржаться на безрезультатні, тривалі та неефективні зустрічі. Досить часто це "раунди голосування" або "зустрічі керівників команд" серед менеджерів. Нас часто запитують, що можна зробити для покращення загальної культури зборів або зборів команд. Ось 13 простих, але ефективних порад щодо того, як ефективніше організувати свої зустрічі, обговорення та сесії - і правила зустрічей як чіткий графік.

Ви хочете зробити свої онлайн-зустрічі більш ефективними? Для цього у нас є спеціальний навчальний курс: зробіть онлайн-зустрічі більш ефективними

Попередньо проголосуйте порядок денний

Що з’являється цього разу Порядок денний, що ні? Це просте запитання величезне важливий крок планування. Якщо вони заздалегідь роз'ясняють це і іноді без вагань "підштовхують" теми до наступної наради відповідно до пріоритету, учасники швидко проходять це важливі кроки навчання:

• Нам не вистачає часу, тому обмежити ми зосереджуємось на найнеобхіднішому.
• Я заздалегідь добре думаю, чи справді є моя тема важливо є - тому що все, що насправді не важливо, все одно "штовхається".

Наша порада: чітко визначте заздалегідь, хто буде координувати порядок денний. Переконайтеся, що той

• необхідне огляд
• "дозволу" група
• і необхідне авторитет

повинен "проштовхувати" теми до наступної зустрічі залежно від їх пріоритету.

Чітка класифікація тем

Те, що є на порядку денному, обговорюється в якій мірі з якою метою?

Це аж ніяк не зрозуміло з усіх порядку денного. Ось що є "Принцип I-E-D" дуже доведено. Класифікувати Ви Теми зустрічей в

• Я (Інформація)
• E. (Рішення)
• Д. (Дебати)

Це дає зрозуміти з першого погляду,

• які теми в якій сфера застосування
• і з яким мета

Це важливо для чіткого "Час боксу“(Тобто планування, скільки часу доступно для окремих пунктів порядку денного), а учасники також знають, з яким наміром обговорюються пункти порядку денного.

Це дає кожному орієнтація - а також допомагає модеруванню.

Обмежте час

Стара приказка говорить: "На речі завжди потрібно стільки часу, скільки для них є час". Ви все ще пам’ятаєте, як ви закінчили дипломну роботу «за одну ніч», успішно підготували презентацію, зламали 30-сторінкову семінарську роботу на клавіатурі до світанку? Просто.

Це видно в усіх сферах життя: речі йдуть швидше, коли на них менше часу. Це ви дізнаєтесь як батьки найпізніше.

Наша порада: Нестача часу як ресурсу Дисциплінує тих, хто спілкується, і забезпечує швидке опрацювання пунктів порядку денного. Смій один радикальний зріз: Найуспішнішими зустрічами часто є ті, для яких лише 30 хвилин були доступні!

Довгостроковий ефект: якщо короткі заняття з часом стануть успішнішими, учасники наберуться впевненості у новій дисципліні часу та планують більш близькі дати подальшого спостереження. Найпізніше тоді всі приєднаються і зацікавлені в тому, щоб швидко зробити все. Як створити самозміцнюючий ефект!

Зміна робочого формату

Не всі теми добре підходять для "фронтальних налаштувань". Спеціально для "Д.-Теми "(див. Вище - Д.= Debate) слід мати можливість ефективнішого вирішення інтерактивних методів.

Тож якщо ви робите це з певних пунктів порядку денного Знання та досвід кожного при прийнятті рішень включати в цій поглибленій статті ви дізнаєтесь, які методи для цього особливо підходять.

Обговорюється лише те, що насправді стосується ВСІХ.

Надто часто обговорюються речі, які насправді не хвилюють усіх учасників. Вибираючи теми, переконайтеся, що пункти порядку денного дійсно стосується кожного є.

Наша порада: якщо деякі пункти порядку денного не стосуються всіх запрошених, зустріч буде розділений на дві частини. У першій частині розглядаються теми, важливі для кожного. У другій частині в кімнаті залишаються лише ті, кому справді потрібно бути присутніми.

Ви побачите: це надзвичайно сприяє ефективності та задоволенню кожного.

Видалити пункт "Інше" порядку денного без заміни

“Інше” - це за визначенням одне Пощастила сумка для незапланованих. Ви повинні видалити цей ТОП без заміни, щоб "Задні двері“Суворе планування та дисципліна часу людей можуть бути підірвані.

До речі: як менеджер, у вас є шанс отримати хорошого Ідол бути!; =)

"Стоячи" замість "Зустріч"

Ченці Картхаузери вже знали: Ви краще думаєте, коли гуляєте - і часто теж швидше! Це може звучати дивно, але:

• Час зустрічі буде різко скорочено, якщо ви проведете зустріч стоячи - тобто "стоячи", а не сидячи! Часто зустрічаються офісні контейнери або полиці практичної висоти, щоб ви могли підтримувати себе і робити нотатки. Виберіть місце зустрічі відповідно до відповідних меблів. Це працює - справді!
• Ще один вітальний ефект, який часто можна спостерігати: дискусії часто проводяться стоячи більш динамічний і обговорити учасників "стоячи" більш віддані.
• Стояння будить вас! Цей "ефект пробудження" працює поза фактичним часом сеансу. Загалом, компанії створюють репутацію більш продуктивним!

18-річний досвід роботи у всіх галузях!

Щільна помірність

Тривіальне обговорюється занадто довго, ваші люди, як правило, відхиляються від теми? Тут допомагає строгий Помірність. Завдання модератора:

• Порядок денний відпрацьовувати
• рішення документа
• Управління часом
• Переконайтеся, що всі суттєвий Прослуховуються внески
• Відповідність вимогам Правила сесії поважайте, високо думайте про це
• Якщо він або вона ведуть семінар: візьміть участь в обговоренні та процесі знань на складні теми відповідні методи підтримка.

Наша порада: з часом окупається відправлення двох-трьох членів команди на курс модерації. Це не тільки окупається на зустрічах, але часто також в інших сферах, наприклад, на зустрічах з планування проекту.

Непорозуміння щодо модерації нарад

З цієї нагоди час прояснити кілька непорозумінь щодо модерації:

• Модератори не завжди повинні бути найвищими учасниками. Навпаки: керівники не завжди роблять це найкраще! «Нормальні» члени команди також можуть взяти на себе це завдання і часто мають невигаданий талант.
• Модератор не завжди повинен бути однаковим: роль модератора може змінюватися в команді. Гарна можливість взяти на себе ініціативу "на суді"!

Візуалізація процесу та результатів

Стійте у багатьох кабінетах Фліп-чарти, Дошки і Закріпіть дошки невикористані навколо. Чому насправді?

• Широкоформатна візуалізація порядку денного забезпечує орієнтація до процесу та розумової ясності
• Постійний документація Резолюції та домовленості дозволяють пунктам порядку денного почуватися добре під час наради систематично пропрацювати - і досягти хороших результатів у процесі!
• Порада професіонала: Сучасні додатки, такі як "Camscanner", доставляють дуже зручні для читання програми в найкоротші терміни Фото журнали, які можна надіслати/зберегти безпосередньо у форматі PDF.

Дотримуйтесь принципу "GEMO"

"GEMO" означає "Good eну, мове Оn? "(" Чи достатньо це добре, чи можемо ми це позначити? ")

Це те, про що я дізнався в BASF: У деяких областях існує культура зустрічей, де речі не обговорюються «до дрібниць», а навпаки, щоб задовольнити «хороший проміжний стан спільного обговорення». Це допомагає стежити за найнеобхіднішим на засіданнях, а потім допрацьовувати деталі "на невеликому офіційному каналі".

Це працює в групі так: У якийсь момент, коли група наради, як правило, заблукає в деталях, і фаза "останньої диференціації" настає в обговореннях, член команди (або модератор) запитує: "ГЕМО - це досить добре, могли б ми продовжуй?“Група ненадовго робить паузу і цікавиться, чи все справді важливе вже сказано. Зазвичай тоді відбувається загальний кивок або останнє заперечення, основні результати записуються письмово, а потім переходять до наступної теми.

• Економія часу: Дефіцитний ресурс часу використовується лише для найнеобхіднішого
• ГЕМО сприяє рефлексії та концентрації уваги: З часом періодичне застосування цього правила встановлює в групі «процес роздумів», який безперервно проходить у фоновому режимі на метарівні про хід самої дискусії: «Ми вже в точці GEMO, чи нам потрібно трохи більше часу ? "
• Культурні зміни: Груповою нормою стає взяти на себе відповідальність за спільне управління часом та поважати "вкладення часу" всіх членів групи як таких і не зловживати ними

Також можна назвати "принцип GEMO" жив "принцип Парето" враховуйте: 20% випадків часто приносить 80% бажаного доходу. Цього досить часто для досягнення життєздатних результатів за короткий проміжок часу.

Наша порада: встановіть “принцип GEMO” як єдиний фіксоване правило зустрічі і зробити так, щоб "Звичайне питання“Модерація за кожним пунктом порядку денного - задовго до того, як групове обговорення загубиться в нескінченних подробицях.

Встановіть правила сеансу

Ваші колеги та співробітники, як правило, перебивають себе, друкують на своїх смартфонах, запізнюються? Правила сесії може допомогти дисциплінувати своїх працівників.

Наша порада: Запишіть правила зустрічі як "живий документ«На великому плакаті. Це залишається в кімнаті протягом усіх сеансів. Кожен може щось написати про це або прокоментувати правила - звичайно, лише до або після зустрічей. Принцип тут: Правила на плакаті вважаються прийнятими, поки хтось не суперечить їм у письмовій формі - або правила розробляються далі за їх власною ініціативою!

• Він завжди послаблюється, як тільки хтось помічає, що це знову змінилося
• Ви можете посилатися на правила зустрічі в будь-який час під час зустрічі - адже вони широкоформатні, що висять у кімнаті!
• Повзуча зміна плаката забезпечує Взаємодія та розслаблення серед учасників (дуже часто спостерігається до або після сесій). І вони запрошують вас поглянути на існуючі правила час від часу ("Чи щось змінилося тим часом?")

Порада професіонала: Повісьте ручки поруч, щоб ваша команда завжди відчувала запрошення змінити та розробити “живий плакат”!

Витончіть серійні зустрічі

Дата зустрічі зберігається як "серія зустрічей" в Outlook? Це збільшує шанси різко позіхнути від нудьги.

Наша порада: скликайте збори, коли вони терміново потрібні. Ваші співробітники будуть вам вдячні.

Час від часу переглядайте необхідність зустрічі

Не рідко ми бачимо, що регулярні серії призначень були скликані давно “з поважних причин”. Але світ продовжує обертатися: тим часом первісна причина може вже не існувати. Перевірте Тож час від часу ви можете з’ясувати, чи регулярні зустрічі все ще ефективні, або запрошені сприймають їх як «звичну роботу».

Якщо так: Спробуйте Перевірте на деякий час, чи працює це без нього. Якщо так: Позбудьтеся трудомістким баластом сеансу і звільніть місце дійсно важливо у своїх календарях. І якщо сесія виявиться незамінною в ретроспективі, ви та ваша команда незабаром це помітите. Тоді це не було помилкою, якщо ви нарешті виявили це разом.

12 додаткових правил зустрічі на чіткому графічному зображенні

Нещодавно я виявив цю чудову графіку в залі засідань, яка чудово узагальнює 12 загальних правил зустрічі. Як покращити зустрічі, зустрічі та обговорення в команді:

---