5 етапів підготовки та планування успішного заходу, поясненого міжнародним експертом
Щоб захід вдався, а гості отримали унікальний досвід, не слід нехтувати жодним аспектом. Експерт із стратегічного планування подій Келлі Фріман вважає, що при плануванні заходів:
"Необхідно переглянути всі елементи порядку денного, перевірити питання, що стосуються інфраструктури, логістики, громадського харчування, транспорту, спікерів, підтвердження, отримані від учасників, включаючи прогноз погоди".
Келлі Фріман підтримає 7 листопада в Бухаресті передовий тренінг "Стратегічне управління подіями", присвячений професіоналам у галузі організації заходів.
П’ять основних кроків, яких повинен виконати планувальник заходів при плануванні та реалізації заходу, це встановлення дати та тривалості, розміру заходу, місця, постачальників та оцінка успіху заходу.
Дата події
Кожна подія повинна мати мету і переслідувати чіткі цілі. Після визначення мети події наступним кроком є встановлення дати, часу доби та тривалості події. На етапі планування та підготовки організатор заходів повинен перевірити календарні події цього періоду, свят, свят, щоб переконатися, що у нього буде очікувана кількість гостей.
Розмір та партнери
Наступним кроком є встановлення розміру заходу таким чином, щоб був прибуток, тут важлива кількість гостей, які принесуть очікуваний ефект. Цей аналіз важливий для того, щоб мати можливість оцінити необхідний бюджет. Залежно від розміру, типу заходу та розподіленого бюджету витрати можуть бути оптимізовані за допомогою партнерства та спонсорів. "Партнери приносять вам видимість і рекламують подію, будучи важливим інструментом передачі ваших повідомлень", - говорить Келлі Фрімен. Вони повинні бути підібрані так, щоб вони відповідали повідомленням та цілям заходу та бренду.
Розташування
За місцем розташування це може бути готель, конференц-центр, відкритий простір, залежно від обраної теми та кількості гостей, які візьмуть участь. Вибір місця важливо робити з точки зору гостей та їх потреб. "Місцезнаходження не повинно бути встановлено без належної документації. Рекомендується відвідати бажане місце і подивитися, чи сприятлива для вас логістика ", - додає експерт з організації заходів. Вибрана кольорова палітра повинна містити колір логотипу компанії, таким чином створюючи тонкий зв’язок між повідомленнями та брендом.
харчування
Ще одним важливим кроком у підготовці заходу є вибір підприємства громадського харчування. Особливу увагу слід звернути на якість та спосіб подачі запрошень. Організатори заходів також повинні надати їм усю інформацію, яку вони мають про гостей, таку як дієта, алергія, дієта та культурні звички. Порада, яку пропонує організатор заходу, полягає в тому, щоб «домовитись про все! Договори повинні бути чіткими, повними, з умовами розірвання на вашу користь ".
зворотній зв'язок
Останній етап заходу - це оцінка того, як він пройшов, запит та отримання відгуків від гостей та відправлення цієї оцінки клієнту, для якого відбулася подія. Обговорення після подій повинні відбуватися якомога швидше після його завершення. Зворотній зв'язок можна отримати різними способами - від електронної пошти, до телефонного дзвінка чи навіть до зйомок на місці події.
Що стосується невеликих уваг, пропонованих учасникам, то це можуть бути ручки, щоденники, сувеніри з фірмовим логотипом компанії або подія. "Чим більше ти винахідливий, тим успішнішим будеш", - додав тренер.
Келлі Фрімен, експерт із стратегічного планування заходів, що має понад 25-річний досвід роботи у чотирьох урядових департаментах та міністерствах Великобританії, повернеться до Бухареста 7-9 листопада, щоб провести три просунуті курси спілкування та організації подій.