7 способів стати по-справжньому продуктивними, визначивши пріоритетні завдання - Avocatoo

стати

У кожного з нас є моменти, коли ми беремо участь у багатьох інших проектах, хоча ми ще не завершили інші, і це тому, що ми не правильно визначаємо пріоритети своїх завдань. Ділові люди, директори або співробітники також стикаються з цією проблемою, точніше, з цією проблемою, відповідно пріоритетом завдань. Однак, маючи стільки завдань у вашому особистому списку справ, все, що вам потрібно зробити, - це перевірити кілька методів, щоб стати більш продуктивними.

Як тільки ви визначите свої пріоритети, усуньте стрес, зосередьтесь на тому, що вам потрібно робити, і станьте більш продуктивними у своєму повсякденному житті.

Це не так, як ви починаєте новий список справ майже кожного понеділка, лише щоб повністю розчаруватися в середу, коли ви подивитесь на нього і зрозумієте, що не зробили навіть половини.?

Хоча здається простим з’ясувати, які завдання вимагають вашої повної уваги, розстановка пріоритетів - це набагато більше, ніж вправа. Якщо ваші завдання поєднуються і ви думаєте, що не можете впоратися, ці 7 методів можуть допомогти вам скласти рейтинг за ними.

Допис, яким поділилася Ана-Марія Удріште (@anaudr) 18 лютого 2020 року о 22:28 за тихоокеанським стандартним часом

1. Складіть список своїх завдань.

Ви не можете ефективно визначати пріоритети завдань, якщо ви лише їх маєте на увазі. Найкращий спосіб розпочати - записати список справ. Ви можете зробити це у документі Word або просто в зошиті чи щоденнику, щоб ви могли легко додавати чи вирізати завдання.

Цей список допоможе вам зрозуміти, яке завдання вам потрібно виконати за день, тиждень або місяць. Це також допоможе вам спланувати свої завдання, які є частиною тієї самої мети, до якої ви прагнете в довгостроковій перспективі.

Однією з переваг цієї методики розстановки пріоритетів є те, що ви зосереджуєтесь на виконанні більших і складніших завдань замість менших, і це створює відчуття, що ви зосереджуєтесь на чомусь значному, а не просто на чомусь нагальному.

Наша порада: ви починаєте вносити в цей список все, що вам завжди потрібно робити, і потрапляєте до списку справ зі 100 балами, бо інакше ви зійдете з розуму і повністю знизите продуктивність.

Нижче у вас є 4 готові списки, які лише чекають на заповнення, за ступенями виконання.

2. Використовуйте матрицю рішень Ейзенхауера, щоб розрізнити термінові та важливі завдання.

Якщо Список справ Це дозволяє дізнатись, як спланувати кожне завдання, ви все ще можете заплутатися в тому, що робити зараз, а що залишити на потім. У зв'язку з цим є корисні методи, які ви можете спробувати.

Однією з цих технік є Правило 80/20, також відомий як Принцип Парето або Закон небагатьох, але критичний. Він був запропонований Джозефом М. Жураном, консультантом з управління, але назвав його на честь італійського економіста Вільфредо Парето.

Принцип Паредо висловлює правило, згідно з яким для багатьох подій близько 80% наслідків виробляють 20% причин, оскільки Вільфредо Парето зауважив, що близько 80% поверхні Італії належить 20% населення.

Буде застосовним при визначенні пріоритетів завдань, вам потрібно визначити завдання, які приносять найкращі результати, але з невеликими зусиллями. Однак принцип обмежений і базується на досвіді.

Матриця Ейзенхауера має більш високу точність і навіть ефективність. Матрицю рішень створив Стівен Колі, щоб допомогти людям та допомогти їм розрізняти те, що є терміновим та важливим, а що ні.

Матриця складається з 4 циферблатів, позначених: Терміново, Важливо, Це не терміново і Не важливо.

Невідкладні заходи - це ті, що вимагають негайної уваги, такі як: телефонні дзвінки, електронні листи або завершення проекту, тоді як важливими завданнями є заходи, що впливають на довгострокові цілі.

Як дізнатися, які завдання є нагальними, а які важливими?

  • негайно виконує завдання, які є нагальними та важливими;
  • виявити кінцевий термін, до якого вам доведеться вирішити важливі, але не термінові завдання, та (пере) запланувати їх;
  • делегує термінове, але неважливе завдання іншій компетентній особі та
  • вилучає зі списку дії, які не є ні терміновими, ні важливими.

Найбільш складним аспектом є усвідомлення того, яке завдання є нагальним, але не важливим, і хто є людиною, якій ви довірите його виконати. Делегування також передбачає пошук компетентної особи для виконання завдання, пояснення того, що він повинен зробити, і надання йому достатньо часу, щоб зробити це належним чином.

3. Застосовуйте метод Айві Лі для класифікації щоденних завдань відповідно до їх справжньої важливості

Ви коли-небудь потрапляли в ситуацію, коли у вас є нескінченний перелік завдань, які потрібно виконати, але ви не знаєте, яку з них виконати першою? Яке завдання є більш актуальним, важливішим? І для цієї дилеми, з якою ми всі стикалися хоча б раз у житті, є рішення. Вам потрібно знайти спосіб дізнатися справжню важливість ваших завдань.

Айві Лі він був експертом у зв'язках з громадськістю і міг впорядкувати будь-яку діяльність, і понад 100 років тому він розробив один з найефективніших методів для досягнення максимальної продуктивності. За 15 хвилин, проведених з кожним директором компанії Швама, вона виклала наступні правила:

  • виділяє шість найважливіших завдань, які ви повинні виконати наступного дня, наприкінці кожного робочого дня;
  • надає пріоритет шести завданням у порядку їх важливості;
  • наступного дня зосередьтесь лише на першій діяльності. Ви перейдете до наступної діяльності лише після завершення першої;
  • використовувати ті самі правила для виконання завдань у встановленому порядку. Наприкінці робочого дня перенесіть незавершені завдання до нового списку на наступний день і
  • повторюйте цю процедуру щодня.

Ця робоча стратегія - для виконання одного завдання - дозволяє вам залишатися зосередженим і правильно розставляти пріоритети у своїй діяльності.

Підпишіться на розсилку та будьте в курсі подій

4. Використовуйте техніку ABCDE для розділення завдань зі схожими пріоритетами

Якщо метод Айві Лі допомагає вам планувати свою щоденну діяльність, залишається питання: Як визначити справжню важливість завдань? У вашому списку ви можете мати види діяльності, яким ви надаєте однакову ступінь важливості.

Якщо ви стикаєтеся зі складними та складними завданнями, принцип Паредо або Матриця рішень Ейзенхауера можуть не допомогти вам повністю.

У зв’язку з цим завданням рекомендується розставити пріоритети Техніка ABCDE, також відомий як Метод Елліса. Концепція була створена психологом доктором Альбертом Еллісом та адаптована доктором Мартіном Селігманом, який представив її публіці у своїй книзі "Вчений оптимізм". Цей метод встановлює два або більше пороги для одного і того ж завдання замість це тримає їх на одному рівні важливості

Як працює метод ABCDE?

  • складіть список того, що вам доведеться зробити наступного дня, призначивши цифри від 1 до 5;
  • додає A, B, C, D або E перед кожним завданням у списку ("A" визначає найбільш нагальне завдання, таке як важлива зустріч, "B" виражає завдання, яке слід виконати, "C "Пропонує діяльність, яку не завадило б виконати," D "- це завдання, яке ви можете передати комусь компетентному, а" E "визначає завдання, яке ви можете повністю усунути) і
  • повторюйте процес, поки не призначите всі завдання зі списку відповідним цифрам та літерам

Секрет цього методу в тому, що він вимагає від вас негайно розпочати завдання, яке ви позначили "А", отже, ви будете більш організованими і швидше виконаєте дійсно важливі справи.

5. «З’їж жабу», щоб задати продуктивний темп

Хоча це звучить дивно, але цей прийом дуже ефективний і простий. Він виражає думку, що вам доведеться виконати завдання, яке вам не подобається, вранці, а потім продовжити з іншими. З цього приводу Марк Твен сказав: "Якщо у вас є їсти живу жабу, немає сенсу дуже довго на неї дивитись!" (пп. якщо вам доведеться їсти живу жабу, то не має сенсу довго на неї дивитись! »)

Ми часто прагнемо полегшити діяльність на початку, а складні залишити до кінця дня, тому «ми ніколи не встигнемо робити те, що хочемо, але встигнемо робити те, що важливо». Однак, якщо ми використовуємо зворотну стратегію - за рекомендацією спеціалістів - починаючи свій день, працюючи над найскладнішою місією, яку вам доводиться виконувати, задоволення буде вищим, коли ви її закінчите, і протягом дня ви мати більше енергії, і ви будете мотивовані робити все, що задумали.

Обережно але ви також повинні враховувати добовий ритм кожної людини. Якщо ви людина, яка краще фокусується вночі, марно ви хочете почати з важкої діяльності в першій частині дня. Тоді рекомендується розпочинати день із легших адміністративних дій, а свої «важкі» заходи залишити на той час, коли ви справді продуктивні та креативні.

І тоді вам доведеться прочитати цю книгу, щоб зрозуміти, де ви живете.

способів

6. Використовуйте метод 2-х списків, щоб виділити найважливіші цілі

Ви не будете ефективною і продуктивною, якщо будете переслідувати неправильні цілі. Пріоритетність завдань також означає чітке визначення цілей. Тому вам потрібно оцінити, чи призводять ваша діяльність, а також завдання до успіху, для досягнення запропонованої мети.

Уоррен Баффет розробив 3-ступінчастий метод продуктивності, який він використовував для підвищення ефективності роботи своїх працівників і називається Метод 2-х списків. Це працює так:

  • виділіть у списку 25 найкращих цілей, яких ви хочете досягти (цілі кар’єри, життя тощо);
  • обведіть 5 найважливіших цілей і запишіть їх у список Список А та
  • додати до іншого списку, Список B (називається і уникати будь-якою ціною) інші 20 цілей, .

На цьому етапі ви отримаєте 2 списки. Ви зосередитесь на Списку А, на важливих довгострокових цілях, а коли закінчите його, то будете спрямовувати свою увагу на Список Б.

7. Максимізуйте 24 години

Пріоритетність завдань також означає час. Коли ви правильно виконаєте завдання, ви отримаєте додатковий час для себе та своїх потреб. Найкращий спосіб усвідомити, як ваш вибір впливає на майбутні зобов’язання - це використовувати мультиплікатори часу, щоб максимізувати час.

Рорі Вейден рекомендує виявити речі, які ви можете робити сьогодні і мати позитивний вплив на завтра. Іншими словами, придумайте найкращий спосіб максимізувати сьогодні, щоб завтра звільнити кілька годин, або, як говориться, «Не відмовляйся завтра від того, що ти можеш зробити сьогодні», і ти отримаєш цей ексклюзивний час. для вас.

Бонус: Виконуйте найважливіші завдання протягом максимального періоду продуктивності

Для продуктивності не завжди потрібно складати список. Ви зможете підвищити рівень своєї продуктивності, якщо виконаєте всі завдання за відведений час.

Можуть виникати, а точніше, коливання параметрів енергії та концентрації і, таким чином, створювати криву продуктивності. Іншими словами, це означає, що в певний час доби ви досягаєте найвищого порогу своєї продуктивності. Вам потрібно з’ясувати, скільки часу виконувати складні та невідкладні завдання за цей час.

Найкращий підхід до того, щоб бути продуктивним протягом дня, - це визначити проміжок часу, в який ви найефективніші.

Висновок:

Потрібен час, щоб покращити пріоритетність завдань та видів діяльності. Вам потрібно з’ясувати, яка техніка вам найбільше підходить, і коли ви дізнаєтесь, яка з них вам підходить, ви дізнаєтесь, на яких завданнях вам потрібно зосередитися, якщо вони дійсно важливі та нагальні, і ви станете більш продуктивними.

Зображення Поліна Ціммерман на Пікселів