Аналіз ABC просто пояснив - проекти стали легшими

Коли все має значення, ніщо не має значення.

Я люблю цю приказку. Бо це так правда! Якщо ми ставимося до всіх речей у проекті з однаковим пріоритетом, відбудеться таке:

Суттєве не відокремлюється від незначного.
Енергія використовується для неважливих речей.
Цієї енергії та часу бракує для того, на чому слід зосередитись.

І тому ми повинні визначити пріоритети! Ми вже розглядали можливість встановлення пріоритетів у контексті принципу Парето. Сьогодні ми маємо справу з іншою формою аналізу: аналізом ABC!

Переваги аналізу ABC

Аналіз ABC допомагає зосередитись на найважливішому. Елементи поділяються на елементи А, В і С.

Мета: Визначити елементи, яким слід приділяти найбільшу увагу (Елементи). Тому що це справді важливі з них, які найбільше впливають на загальний успіх. Якщо докласти багато зусиль для менш важливих елементів С, це матиме відносно низьку користь.

Аналіз ABC аж ніяк не обмежується управлінням проектами - навпаки. Він може бути використаний універсально і його можна знайти в багатьох сферах діяльності компанії:

Логістика та управління матеріалами: хто є найважливішими постачальниками? Які матеріали споживаються найбільше?
Виробництво: яка продукція спричиняє найбільші виробничі витрати?
Портфоліо продуктів: з якими продуктами ми генеруємо найбільше продажів?
Продажі: Хто є клієнтами, які генерують найбільше продажів? Які ключові рахунки?

будівництво

Аналіз ABC класифікує дані за визначеними критеріями, такими як продаж, споживання, прибуток тощо. Створюються три класи:

Елементи
Це декілька особливо якісних елементів, що мають високий відсоток вартості. Саме їх потрібно ідентифікувати, оскільки саме тут для досягнення успіху найбільше важелів впливу.

B елементи
Ці елементи формують півзахист. Представлений з помірно високим числом, помірно цінним. Залежно від ситуації має сенс придивитися до них уважніше - або спочатку нехтувати ними.

C елементи
Це безліч елементів, які з’являються у великій кількості, але мають дуже незначний вплив на загальну картину. Зосередження на цих елементах має незначний ефект - і, як правило, займає багато часу.

Процес аналізу ABC

Перелік об’єктів, що підлягають обстеженню
Що насправді ми хочемо класифікувати? Залежно від призначення це можуть бути товари, постачальники, клієнти, ризики тощо.
Встановлення критеріїв
Що саме слід класифікувати відповідно до? Можливі критерії - це витрати, продажі, ймовірності тощо.
Оцінка об'єктів
Оцінка часто є результатом оцінки статистичних даних, наприклад, якщо продажі від клієнтів використовуються як критерій оцінки. Якщо таких даних немає, наприклад, під час оцінки ризиків, тоді оцінка повинна проводитися на цьому етапі.
Розташуйте предмети
Зараз об’єкти сортуються відповідно до їх рейтингу, наприклад, розташування клієнтів відповідно до обсягу продажів. Графічне зображення часто є гарною ідеєю.
Поділ на три класи
Межові лінії для елементів A, B і C не завжди потрібно проводити послідовно. Типово, що дуже мала кількість об'єктів має дуже високу частку вартості (елементи Е), а велика кількість об'єктів має лише малу частку вартості (елементи С).
Похідні дії
Приємно знати, які елементи зараз справді важливі. Але одного цього недостатньо: слід проводити дії, щоб аналіз не просто збирав пил у файлі.

Використання в управлінні проектами

Зокрема, в управлінні проектами аналіз ABC часто базується на м'яких факторах. Хоча в інших областях компанії аналіз може базуватися на статистичних даних (наприклад, ціни закупівлі закуплених деталей), орієнтовні значення часто використовують при плануванні проекту.

Давайте подивимось, де має сенс використовувати аналіз ABC у проектах. І щоб воно не набридало, використовуються різні форми подання:

Класифікація ризиків

Ти пам'ятаєш? Для оцінки ризиків використовуються такі значення:

Імовірність виникнення ризику в%
Обсяг (збиток), якщо ризик виникає в євро
Значення ризику як добуток ймовірності виникнення та сфери дії

Після того, як ці дані будуть зібрані, усі ризики можна буде легко скласти у списку відповідно до їх значення ризику. Крім того, ризики можна зобразити графічно в портфелі ризиків і розділити на класи ABC:

Найбільшу увагу слід приділяти ризикам A, тоді як ризиками C часто (спочатку) можна знехтувати.

Класифікація зацікавлених сторін

Подібна ситуація і з зацікавленими сторонами. Можливими критеріями тут може бути вплив зацікавленої сторони та ймовірність конфлікту. Для кожного класу можна визначити стратегію зацікавлених сторін:

Залежно від проекту, стратегія участі може бути визначена для зацікавлених сторін А, дискурсивна стратегія для зацікавлених сторін групи В та репресивна стратегія для зацікавлених сторін групи С.

Презентація всього портфеля проектів

Аналіз також може бути використаний для представлення портфелів проектів у компанії. Як критерій зазвичай використовують витрати на проект. Цього разу результат показано у вигляді кривої Лоренца:

Чітко видно: невелика кількість проектів викликає безперечно найбільші витрати. Зазвичай тут можна розпізнати розподіл 80/20 за принципом Парето.