Аналіз зацікавлених сторін у 3 етапи - Визначення та оцінка груп інтересів 23, автор Соня Мос -

Соня Мос - жінка в продукті

16 вересня 2019 року читання 12 хв

Як уже зазначалося в першій частині серії, присвяченій управлінню зацікавленими сторонами, ця тема є важливою сферою для власників продукції.На жаль, мало хто з організацій-партнерів турбується про управління зацікавленими сторонами і не проводить належного аналізу зацікавлених сторін до початку проекту. Цим я покажу вам, чому це важливо і як це працює, починаючи з ідентифікації всіх зацікавлених сторін до їх оцінки та аналізу.

Різні шаблони або методи підходять для аналізу зацікавлених сторін, але полегште собі це і використовуйте те, що найкраще ви отримуєте. Ви можете створювати мережеву графіку, таблиці, матриці або різні моделі. Карта аналізу верхніх зацікавлених сторін або портфель зацікавлених сторін (див. Нижче) виявилася хорошим методом, який я використовувала - вона містить багато важливої інформації, і мені подобається її розробляти.

Ви можете розділити аналіз зацікавлених сторін на три етапи:

Визначте зацікавлені сторони: Хто саме мої зацікавлені сторони? Для цього ми можемо спочатку провести мозковий штурм, робити нотатки та створювати список усіх зацікавлених сторін з іменами, їх функціями та пов’язаними компаніями.
Класифікуйте та оцініть зацікавлені сторони: Ви можете класифікувати різні зацікавлені сторони за їх ставленням до проекту (позитивним, нейтральним чи негативним), владою чи впливом на ваш проект чи інших людей (сильних чи слабких, незалежно від того, у позитивному чи негативному сенсі), їхніх індивідуальних інтересів та болю та здобутків список і ставка.
Показати стосунки та конфлікти між зацікавленими сторонами: З’ясуйте стосунки між зацікавленими сторонами, тобто хто з ким пов’язаний та як вони стосуються вас - прямо чи опосередковано. Як зацікавлені сторони впливають один на одного і які конфлікти можуть виникнути між їхніми інтересами?

Цілі аналізу зацікавлених сторін повинні бути зрозумілими кожному власнику товару. Вони можуть бути зведені в кілька пунктів. Метою цього є:

виявити, хто цікавиться нашим проектом і чому,
розкрити правильний доступ до зацікавлених сторін,
Вистежте противників, які можуть саботувати наш проект,
Пошук адвокатів, які можуть просувати наш проект,
Раніше розпізнавати конфлікти та протидіяти їм.

Ця робота схожа на детектив. Класно, правда? Продовжуй!

Ви можете знайти зацікавлені сторони, які мають відношення до вашого проекту, майже де завгодно. Залежно від продукту та бізнес-моделі компанії (чи це внутрішній продукт, споживач B2C чи B2B SAAS), у вас є іноді більше, іноді менше різних груп інтересів та середовищ, які вам доводиться визначати та стежити за ними.

Перш за все, ви можете шукати подібні проекти з минулого у вашій компанії та запитувати, хто в них брав участь. Ви можете використовувати діаграму організації компанії для виявлення внутрішніх зацікавлених сторін. Соціальні медіа - це також хороший спосіб знайти потенційні групи інтересів. Тож шукайте там свою компанію та колег і з ким вони пов’язані. Існує також можливість розділити розробку вашого проекту на грубі фази, а потім подумати про те, хто може брати участь у якій фазі.

Деякі зацікавлені сторони стануть вам зрозумілими безпосередньо перед початком проекту, але багато хто залишається «прихованим» трохи довше, і ви зможете їх ідентифікувати лише в процесі проекту. Ці зразкові запитання допоможуть вам:

Хто є кінцевими споживачами товару і хто повинен платити за товар?
Які учасники беруть активну участь у проекті (не лише з мого відділу/компанії)?
Хто бере участь у управлінській, стратегічній чи консультативній ролі?
Хто приймає рішення?
Хто може отримати вигоду від результату проекту або бути в непридатному стані, і хто зацікавлений у ході проекту?
Хто може бути проти проекту, мати занепокоєння чи щось втратити від нього і, можливо, загрожувати успіху вашого проекту?
Хто фінансує проект?
Чия підтримка мені потрібна, щоб проект був успішним?
Хто визначає структуру проекту?
Які закони чи вимоги повинні дотримуватися?

Ви напевно будете думати про багатьох людей чи групи людей. Запишіть їх усі - лише на наступному кроці ви зможете вирішити, чи всі вони релевантні, чи вам слід скоротити свій список.

Після того, як ми створили список наших зацікавлених сторін, ми хочемо зробити першу грубу категоризацію, щоб отримати огляд усіх сторін. Тільки тоді ми підходимо до оцінки зацікавлених сторін і намагаємось з’ясувати їх інтереси. Тоді ми можемо вирішити, хто може бути актуальним для нас та проекту.

Категорії та критерії оцінки - процедура

2.1. Груба категоризація зацікавлених сторін
Як зазначалося вище, першим кроком є класифікація. Для цього ви можете розділити перелічених людей на групу внутрішніх (від вашої компанії) та зовнішніх (за межами вашої компанії) зацікавлених сторін та/або відповідно до їх приналежності до департаментів, компаній чи організацій та позначити їх.

2.2. Оцініть відповідно до сили та ставлення до проекту
Потім оцініть їх відповідно до їхньої сили чи впливу на ваш проект та інші зацікавлені сторони, а також їх ставлення до проекту. Навіть невеликі можливості та аналіз ризику не можуть зашкодити - тобто що може зробити людина, яка проти вашого проекту, в гіршому випадку і які можуть бути наслідки? І навпаки для іншої сторони.

2.3. З’ясуйте інтереси
Тільки після того, як ви виконали оцінку з кроку 2.2. Ви можете розпочати з з’ясування індивідуальних інтересів та цілей окремих зацікавлених сторін, а також їхнього болю та здобутків. Залишайтеся активними та розмовляйте з іншими про свій проект та зацікавлені сторони, щоб дізнатися про них якомога більше. Читайте між рядками та робіть нотатки про все, що помічаєте.

Внутрішні проти зовнішніх зацікавлених сторін та їх приналежність

Ви можете розділити всіх зацікавлених сторін із вашого попередньо створеного списку на тих, що належать вашій компанії, і тих, що не входять до вашої компанії. Для класифікації достатньо простої таблиці.

За допомогою простої у створенні та чіткої карти розуму ви можете класифікувати всіх зацікавлених сторін відповідно до їх приналежності до підрозділів, компаній чи організацій. Розподіл за ролями в проекті (наприклад, користувач, покупець, оператор) також може мати сенс.

Ставлення зацікавлених сторін до проекту

Зацікавлені сторони можуть по-різному ставитись до проекту. Це може бути пов’язано з відповідними інтересами або відносинами. Ви можете розділити налаштування на три категорії:

Позитивне ставлення: Або ви хороші друзі, або люди з таким ставленням сподіваються на хороший результат від вашого проекту, від якого вони, безумовно, отримають пряму чи опосередковану користь. Ці люди можуть підтримати ваш проект.
Нейтральне ставлення: Як випливає з назви, цим людям не дуже цікавий ваш проект. Вони ні дуже зацікавлені, ні виграють від цього. Проект їм також не зашкодить, тому вони дистанціюються від нього.
Негативність: Люди з негативним ставленням, можливо, зазнають недоліків від вашого проекту, їм доведеться пожертвувати ресурсами, не стояти за ідеєю або просто не подобатися вам:-).

Ви можете оцінити налаштування від 1–3 або 1–5. Або ви дотримуєтеся позитивного, нейтрального та негативного ставлення, або додаєте проміжні кроки, такі як Б. трохи позитивні та трохи негативні.

Вплив зацікавлених сторін на проект чи владу

Тут ви можете побачити, який вплив можуть мати зацікавлені сторони на ваш проект. Чи можете ви самостійно реалізовувати владу, безкомпромісно реалізовувати власні ідеї та побажання, приймати фінансові, політичні чи технічні рішення чи впливати на інших важливих людей? Це може бути як позитивним, так і негативним. Деякі з ваших зацікавлених сторін можуть знати інших важливих та могутніх людей?

Подібно до налаштування, ви можете дотримуватися сильних і слабких при оцінці впливу або можете зробити загалом п’ять кроків, щоб дійти до спільного знаменника:

дуже сильний вплив,
сильний вплив,
середній вплив,
слабкий вплив,
ніякого впливу.

Чи можуть зацікавлені сторони також позитивно вплинути на ваш проект? Якщо так, то як? На жаль, могутні люди, які також негативно ставляться до проекту, можуть недобросовісно саботувати його.

Дізнайтеся про інтереси, потреби та біль та здобутки

Вам знадобиться деякий час, щоб з’ясувати індивідуальні інтереси зацікавлених сторін. Тому слідкуйте за всіма дуже уважно, напр. Б. під час семінарів чи співбесід. Ваша мета - визначити:

Інтереси зацікавлених сторін та персони
Кожна зацікавлена сторона має різні інтереси, пов’язані з вашим проектом. Вони часто можуть бути суперечливими. Ви можете розділити інтереси на відомі та припущені інтереси.

Як приклад різних інтересів:

Акціонери або інвестори хочуть досягти високої рентабельності інвестицій (рентабельності інвестицій), побудувати процвітаючий бізнес і швидко збільшити масштаби.
Клієнти зазвичай хочуть хорошого співвідношення ціни та якості, чудової якості продукції та гарного обслуговування споживачів.
Кінцеві користувачі хочуть інтуїтивно зрозумілий і красивий продукт, який допоможе їм вирішити проблему.
Керівники можуть вимагати фінансових стимулів, надійної роботи або високого статусу, а працівники можуть бажати роботи, яка їм подобається, і отримувати визнання за результативність.
Постачальники хочуть надійного партнера, який регулярно замовляє їх і чесно їх оплачує.
Держава хоче отримувати податки та збори, вимагає дотримання законодавчих норм і сподівається створити робочі місця.
Важливо також те, що не слід недооцінювати, - це те, що вас цікавить і що потрібно від зацікавлених сторін? Контакти? Підтримка? ресурсів?

Звичайно, це досить поверхневі та загальні інтереси. Вам слід трохи заглибитися і дізнатись про це більш детальну інформацію.

Тому для найважливіших зацікавлених сторін, таких як ваші користувачі та клієнти, вам слід інвестувати більше часу та спостерігати за ними в природному середовищі використання, співпереживати їм, діяти рішуче та проводити опитування, щоб з'ясувати їхні потреби та реальні вимоги до продукту, що розробляється.

Важливо не тільки ЩО цікавить ваших зацікавлених сторін та ЩО вони сподіваються від вашого продукту, але ЧОМУ. Потім ви можете використовувати цю інформацію для створення персональних даних користувача/замовника для візуалізації, які включають інтереси, потреби, цілі або мотивацію зацікавлених сторін.

Семінари
Семінари, які ми організовуємо для наших найважливіших зацікавлених сторін, служать для нас джерелом інформації. Вони можуть проводитися у формі початкової зустрічі на початку проекту, в якій ми говоримо про важливість проекту та його процесів, цілі, ризики та побажання. Цей тип семінару допомагає нам визначити фокус-групи, тобто групи учасників з однаковими інтересами.

Інтерв’ю
Ви можете взяти інтерв’ю у зацікавлених сторін, які не хочуть брати участь у групових семінарах або не хочуть відкрито говорити про свої думки у більшій групі. Це можна зробити по телефону, письмово у формі анкет та особисто, що я б скоріше рекомендував.

Полотно цінності та таблиця болю
Біль і вигоди зацікавлених сторін, тобто що викликає у них нарощування болю в цьому проекті і що вони можуть отримати, якщо проект буде успішним, ми можемо скласти та візуалізувати, використовуючи полотно ціннісних пропозицій або таблицю болю.

На додаток до згаданих вище критеріїв оцінки, ви також можете писати примітки щодо найважливіших зацікавлених сторін щодо їх цінностей, рис характеру чи світогляду.

Помилки оцінки зацікавлених сторін - 8 порад

Не кожне судження, яке ми виносимо, ґрунтується на фактах. На жаль. Кожна людина має певні упередження, які можуть мати сильний позитивний чи негативний вплив на оцінку людини та сфальсифікувати її. Тому, проводячи аналіз зацікавлених сторін, ви повинні взяти до серця такі поради:

Зосередьтеся на людях з найбільшим впливом та найсильнішими позиціями, будь то позитивні чи негативні, та визнайте можливі можливості та ризики - це ваші ключові зацікавлені сторони. Вони для вас найважливіші.

Для нас надзвичайно актуальні не лише самі зацікавлені сторони та їх оцінка відповідно до влади, ставлення чи інтересів, оскільки ми дізнаємось, що очікується від проекту або від нас як власника продукту. Інформація про стосунки між собою та з самими собою також є важливою. Зрештою, ми хочемо знайти правильний доступ до відповідних зацікавлених сторін.

Чому? Ми повинні думати і діяти стратегічно, щоб отримати доступ до інформації, яка сприятиме розвитку нашої продукції та прогресу проекту. Якщо ви знаєте, що вам потрібно для успіху вашого проекту, ви можете дізнатись, хто із зацікавлених сторін може вам допомогти і мати хороший зв’язок з найбільш впливовими, з якими вони можуть встановити контакт.

Відверто поговоріть про речі, які вас приносять, запитайте безпосередньо, чи хтось знає це і те. Мережа - це ключове слово тут! Я напишу більше про залучення зацікавлених сторін та підтримку контактів у частині 3/3 управління зацікавленими сторонами.

Визнавати конфлікти між групами інтересів

Коли ви чітко зрозуміли цілі та інтереси зацікавлених сторін, ви можете визначити потенційні конфлікти між ними.

Конфлікти можуть виникати внаслідок суперечливих інтересів кількох зацікавлених сторін і мати вплив на наш проект. Як простий приклад: кінцевий споживач хоче отримати високу якість за низькими цінами, а виробник хоче використовувати більш високі ціни, щоб отримати більше доходу та справедливо заплатити своїм працівникам. Або, в сенсі банків, які дали нам капітал для бізнес-ідеї, це скорочення робочих місць і отримання того самого обороту, а отже, більший прибуток при меншій кількості працівників. Це зрозуміло, але з іншого боку не можна забувати про інтереси працівників та суспільства.

Вплив на проект - потенціали та ризики

На додаток до сили та ставлення до нашого проекту, нам має бути зрозуміло, які потенціали чи ризики можуть бути приховані завдяки нашим зацікавленим сторонам. Великі ризики або можливості можуть мати величезний вплив на наш проект. Наступні запитання допоможуть вам їх визначити:

Яка поведінка або дії наших зацікавлених сторін можуть завдати шкоди або підтримати наш проект?
Яку шкоду можуть спричинити ризики?
Чи можуть зацікавлені сторони відкрити нам двері для інших важливих людей, нових ринків, споживачів чи інвесторів?
Де можуть виникнути конфлікти?
Чи можуть зацікавлені сторони використовувати свою мережу та внутрішньо просувати наш продукт, щоб знайти подальших прихильників?

Розумно використовуйте можливості, а також контакти ваших контактів, і таким чином мінімізуйте ризики, які можуть виникнути у негативно налаштованих, але потужних зацікавлених сторін.

Я думаю, що ви вже зрозуміли, наскільки важливим є аналіз зацікавлених сторін для вашого проекту, чи не так? Але для того, щоб почати з фактичного аналізу або оцінки зацікавлених сторін, ви повинні знати, хто ваші зацікавлені сторони.

Після наступних кроків, на яких ми їх класифікуємо, оцінюємо за багатьма критеріями та з’ясовуємо, які конфлікти можуть існувати між різними інтересами зацікавлених сторін і які зацікавлені сторони контактують з іншими важливими для нас людьми, нам стає зрозуміло, яка з груп інтересів для нас дійсно важливі.

Тепер наступна цікава частина в наступному дописі: залучення зацікавлених сторін, яке включає вибір найбільш підходящої стратегії для кожної зацікавленої сторони та реалізацію заходів для підтримки контактів.