Делегування 10 порад для успішного подання імпульсів завдань
Начальники, які можуть делегувати, мають більше часу на найнеобхідніше - і щасливіші співробітники. Використовуйте ці поради, щоб успішно делегувати завдання.
Багато підприємців відчувають себе в пастці щоденного бізнесу: вони втрачають з виду загальну картину, почуваються перевтомленими і все одно вважають за краще робити багато речей самостійно, ніж використовувати сили своїх працівників. Ви б скоріше самі стрибнули в розрив, замість того щоб сказати «ні». Хороші начальники - це саме ті, хто довіряє своїм людям, доручає їм завдання і дозволяє працювати самостійно - адже це добре для їх мотивації. Десять порад про те, як керівники встигають здавати завдання - і нарешті мають більше часу на найнеобхідніше.
1. Ставте запитання
Немає рішень, які може приймати лише начальник, каже тренер Гюнар Майкл. «У начальника одна робота: задавати правильні питання, що приймають рішення». Задаючи питання, він повинен змусити працівників прийняти правильне рішення самостійно.
2. Налаштування конструкцій
Якщо компанія зростає, керівництво повинно змінитися. Засновники зазвичай роблять все самі спочатку, перші управлінські завдання приходять з першими працівниками. Кожен, хто має п’ять працівників, потребує колеги, який може приймати рішення. Приблизно від 15 до 20 працівників повинні бути команди, які працюють самостійно та приймають рішення, не залучаючи постійно начальника.
3. Підберіть працівників
Той, хто роками не працював самостійно, повинен позбутися страху перед цим. Начальник повинен вирішити, наскільки він довіряє кожній людині в команді. Для початку рекомендуються невеликі проекти, які працівники контролюють самостійно. Це підходить для будь-якого розміру компанії: виїзду компанії, різдвяної вечірки або планування відпусток.
4. Не перевантажуйте
Перехід на самостійну роботу вимагає часу. Приклад: Для клієнта потрібно скласти звіт на 100 сторінок. Найвищий рівень делегування: працівник пише звіт і надсилає його замовнику. Начальник не має до цього нічого спільного.
Попереднім кроком було б передбачити буфер часу, щоб підприємець встиг прочитати звіт до того, як він надійде до замовника. Але який рівень делегування є правильним для кожного працівника? Докладніше про це ви можете дізнатись у цій статті: Розподіл завдань: Більше часу на найнеобхідніше - за чотири кроки.
5. Терпіти помилки
Начальникові доводиться терпіти, що його співробітники часом роблять помилки. "Я повинен дати працівникові можливість помилятися, щоб він міг вчитися", - говорить Бернд Геропп. Якщо працівник новий, ви заздалегідь знаєте, що він, швидше за все, помилиться. "Тому я делегую менші кроки з більш частими перевірками, щоб я міг виявити помилки", - пояснює Геропп.
Дуже важливо правильно реагувати на помилки: не змушуйте почуватись невпевнено, а запитайте: "Що ви дізналися, що будете робити по-іншому наступного разу?"
6. Рішення попиту
Якщо начальник завжди все краще знає і пропонує рішення, то ніхто не повинен аналізувати проблему самостійно. Тренер Майкл радить додаткові запитання: "Яка ваша пропозиція?"
І: ніколи не відповідайте на питання в коридорі, біля кавомашини або під час виходу. Краще домовитись про зустріч і попросити запропонованих рішень.
7. Уточнити виконавчу роль
Делегування не обов'язково означає, що у начальника більше вільного часу. Швидше, він виграє час для інших завдань: розробки стратегії, перевірки робочих процесів, спілкування з працівниками та піклування про хорошу корпоративну культуру.
Головне - визначити бачення та цілі та обговорити їх з усіма, каже тренер-виконавчий директор Бернд Геропп. Кожен працівник повинен знати, куди прямує начальник і, отже, компанія. "Ви можете працювати самостійно, лише якщо маєте на меті ціль".
8. Розставте пріоритети по-різному
Якщо працівники вже працюють на повну потужність, навряд чи вони добровільно приймуть на себе додаткові завдання від начальника. Тому важливо серйозно поставитися до турбот і надати працівникам необхідну свободу для нових завдань, наприклад, визначивши майбутні завдання по-іншому. Можливо, завдання ще встигає, або його може взяти інший колега. "Як начальник, ви встановлюєте пріоритети і єдиний, хто може змінювати роботу", - каже консультант з управління Марен Лехкі.
9. Повторення допомагає
На зустрічі делегації слід обговорити перш за все спільну мету та те, яку роль для неї відіграє конкретне завдання. Підприємець повинен підкреслити, якого результату він хоче в підсумку. Як можна менше говорити про конкретний шлях. Формулювання на кшталт "Я завжди робив це таким чином" є табу. Співробітник повинен розуміти, чому його обрали для виконання цього завдання - це підвищує його мотивацію.
Порада Лехкі: в кінці розмови нехай працівник підсумує, як він зрозумів завдання. Це допомагає уникнути непорозумінь і надає представнику впевненість, що працівник іде на правильному шляху.
10. Надайте заміну
Що я фактично роблю, коли делегую всі свої завдання працівникам? "Мені також потрібні конкретні цілі для виконання підприємницьких завдань", - говорить Стефан Мерат. В іншому випадку багатьом підприємцям особливо важко відпустити. Ні в якому разі не слід раптово виникати порожнеча після делегування.
Додаткову інформацію про те, що стосується доручення, можна знайти в нашій статті: "Що роботодавці повинні знати про довіреність"