Ділова поїздка за кордон 3 речі, які слід знати

Зустріньте клієнтів в Англії, домовляйтеся про партнерство в Китаї, відвідуйте конгрес у Бразилії ... Є багато причин для відрядження працівників за кордон у відрядження !

ділова

Деякі компанії, прагнучи зменшити вплив на навколишнє середовище або обмежити додаткові витрати, намагаються організувати якомога менше ділових поїздок. Але іноді йти особисто неминуче.

Тоді роботодавець повинен знати три ключові елементи організації ділової поїздки за кордон . Але спочатку повернемося до визначення ділових поїздок .

Також називається "місією", ділова поїздка за кордон відповідає наступним умовам:

  • Працівник проходить менше 90 днів поспіль переїзд
  • Проходить менше 180 днів на рік за кордоном як частина його роботи:

Якщо ці умови не будуть дотримані, ми будемо говорити вже не про "місію" за кордоном, а про "еміграцію" чи "відрядження". Тоді обов'язки роботодавця будуть дуже різними! Ось ваші три основні зобов’язання роботодавця щодо ділових поїздок за кордон для ваших працівників.

Захистіть своїх співробітників професійним страхуванням подорожей

Перед від'їздом: роботодавець зобов'язаний підготувати поїздку працівника

Перш ніж відправляти працівників з робочого місця, роботодавець повинен належним чином підготуватися до місії за кордоном.

Інформувати, запобігати та навчати працівників

Безперечно одне: роль працівника не має той працівник підготуйте свою місію за кордоном . Навпаки, саме роботодавець бере на себе цю відповідальність . Перш ніж відправляти своїх співробітників у відрядження до іншої країни, ви повинні повідомити себе про всі ризики, притаманні поїздці:

  • Санітарні умови в місці місії: наявність інфекційних захворювань, труднощі в доступі до медичного обслуговування ...
  • Безпека: небезпека, викрадення людей, напади, війна, тероризм ...
  • Умови праці

Для збору необхідної інформації ви можете проконсультуватися з туристичними порадами, наданими Міністерством закордонних справ. Потім ви зобов’язані повідомити відповідних працівників. Надішліть їм інструкції з попередження та підвищення обізнаності щодо виявлених ризиків.

Повідомте соціальне страхування перед початком місії за кордоном

Перед будь-якою відрядженням за кордон ви повинні повідомити про це соціальне страхування. Для цього роботодавцю достатньо заповнити наступний документ Cerfa: https://www.ameli.fr/sites/default/files/formualires/113/s9203.pdf

Без цього, якщо працівник буде змушений нести медичні витрати, він буде зобов'язаний:

  • Щоб авансувати ці додаткові витрати сам
  • Використовувати своє особисте покриття соціального страхування замість професійного (однак вигідніше!)

Підпишіться на професійне страхування подорожей для працівників, які відправляються на місію

Французьке соціальне забезпечення набагато менш ефективне за кордоном, ніж у Франції. Тому важливо доповнити його додатковою страховкою. До цього ми детально повернемось у наступному розділі. Тут знову ж таки саме роботодавець несе відповідальність за оформлення індивідуального страхування подорожей для кожного працівника, якого відправляють за кордон.

Страхування ділових поїздок: чому це важливо ?

Ви розумієте: під час ділових поїздок за кордон французького соціального забезпечення, а також традиційних взаємних відносин не завжди достатньо.

Це цілком нормально, оскільки залежно від країни доступ до медичного обслуговування різниться. Догляд може бути дорожчим, ніж у Франції, авансом необхідних витрат тощо.

Крім того, потреби ваших співробітників неоднакові під час відрядження !

Наприклад, у відрядженні не потрібен стоматолог. Однак покриття таких витрат може бути корисним:

  • Госпіталізація, догляд
  • Репатріація
  • Затримка або скасування рейсу
  • Крадіжка, посягання
  • Юридичний збір
  • Стихійні лиха
  • І т. Д.

За допомогою страховки подорожей ваші працівники мають кращий захист під час поїздки за кордон. Вони також користуються певними вигодами, такими як вищі ліміти, авансові платежі або допомога сім днів на тиждень.

Професійне страхування подорожей: найбільш економічне рішення

Виїжджаючи за кордон для бізнесу, для працівників є ризики ...

Але вони існують і для роботодавця.

У разі надзвичайної ситуації під час доручення береться на себе юридична відповідальність роботодавця. Ось чому захист своїх співробітників також означає захист вашого бізнесу .

Якщо роботодавець не забезпечує належного здоров’я та безпеки працівника у відрядженні, фінансові наслідки збитків можуть бути дуже великими. Отже, не оформлення професійного страхування подорожей значна вартість !

Для порівняння, внесок у страхування подорожей дуже низький: від 500 до 1000 євро для 10 працівників протягом року, згідно з DBA Expert Connect. Внесок повністю сплачує компанія, але він звільняється від соціальних зборів та усіх податків. Ви можете вирахувати його суму з оподатковуваного результату бізнесу.

Зрозумійте, як розрахувати витрати на відрядження

Умови, які необхідно виконати для отримання пільг на проїзд на великі відстані

Щоб отримати компенсацію за професійні виїзні витрати за кордон, працівник повинен не мати можливості повернутися додому між двома робочими днями. Щоб довести цю неможливість, відрядження має об’єднати їх дві умови:

  • Більше ніж 50 кілометрів окреме місце проживання та місце роботи
  • Неможливо здійснити поїздку на громадському транспорті менше ніж за 1 год. 30 хв

За цих умов працівник може отримати вигоду компенсація за професійну подорож під "компенсацією значного переміщення" . Так звана компенсація велике водотоннажність стосується відшкодування витрат на проживання та харчування. Це компенсації звільнений навантажень. Однак є винятки.

Деякі відрядження, навіть якщо вони відповідають обом попереднім умовам, можуть не мати права на велику компенсацію за проїзд. Це особливо стосується випадків, коли:

  • Працівник повертається додому, незважаючи на те, що знаходиться далеко від робочого місця
  • Роботодавець розміщує працівника безкоштовно

У цих випадках понесені витрати більше не можуть бути відшкодовані як велика компенсація переміщення. Потім вони знову стають оподатковуваними.

Методи відшкодування витрат на проживання та харчування під час поїздки за кордон

Як компенсуються витрати, понесені під час відряджень за кордон? Найбільш класичним методом відшкодування є одноразова допомога . Тоді добові на харчування та проживання повинні відповідати певним масштабам, залежно від країни подорожі.

Однак для більшої гнучкості можна поєднати кілька методів відшкодування. Зокрема, можна відшкодувати фактичні витрати на проживання, але використовувати фіксовані надбавки до витрат у ресторані. Витрати на харчування не повинні перевищувати 40% від загальної суми дозволів, дозволених за шкалою постійних надбавок.

Витрати на відрядження: особливі випадки

Ми вже бачили кілька особливих випадків:

  • Якщо відрядження більше не є "відрядженням за кордон", а еміграцією, витрати компенсуються по-іншому.
  • Якщо працівник розміщується безкоштовно або повертається додому між двома робочими днями, витрати більше не звільняються від оплати.

В інших випадках витрати, понесені під час перебування, все ще підпадають під допомогу на міжміські поїздки, але їх відшкодування підлягає певним одноразовим відрахуванням.

Це особливо стосується таких ситуацій:

  • Роботодавець безкоштовно розміщує працівника або роботодавець несе витрати на проживання. Потім компенсація підлягає стандартному відрахуванню в розмірі 65%.
  • Харчується працівник безкоштовно, з розрахунку один прийом їжі на день. Потім компенсація підлягає стандартному відрахуванню в розмірі 17,5%.
  • Годують працівника безкоштовно, з дворазовим харчуванням. Потім компенсація підлягає стандартному відрахуванню у розмірі 35%.
  • Професійні подорожі здійснюються за кордоном. Тоді існують певні масштаби .

Знання, як враховувати робочий час працівників у відрядженнях за кордон

Пройшовши кілька годин у літаку рано вранці, ваш працівник прямує до свого готелю і відпочиває до обіду. Далеко від офісу стає неможливим знати, коли і як працює працівник. Порахуйте свій робочий час потім стає делікатною справою !

  • Кожну годину перебування за кордоном не можна зарахувати та оплатити як фактичну роботу, оскільки працівник не завжди знаходиться у розпорядженні роботодавця (він також насолоджується відпочинком та дозвіллям)
  • Це робочий час у дорозі ?

На відміну від попереднього розділу, що стосується допомоги на тривалі поїздки, облік робочого часу не підпадає під конкретні масштаби чи правила на національному рівні.

Ось деякі ідеї, щоб краще зрозуміти, як боротися з цією темою.

Постійно інформуйте працівників про колективні стандарти та робіть їх відповідальними

Під час професійної поїздки за кордон працівника часто ізолюють.

Так він і є єдина особа, відповідальна за управління своїм часом .

Як роботодавець, ви повинні підготувати працівника до відрядження та повідомити його як йому слід керувати своїм часом під час подорожі:

  • Який фактично робочий час від нього очікується
  • Скільки годин роботи йому дозволено робити щонайбільше
  • Як йому слід боротися з перервами
  • Скільки часу йому надано
  • І т. Д.

Тоді йому доведеться довіряти йому щодо дотримання цих інструкцій.

Управління робочим часом під час поїздки за кордон не регулюється національними правилами та не регулюється трудовим законодавством.

Потім необхідно звернутися колективні стандарти чинного в компанії. Інформація, як правило, включається до колективного договору.

Конкретний випадок часу подорожі

Під час вихідного польоту ваш співробітник переглядає презентацію, яка буде зроблена під час післяобідньої наради. Під час зворотного польоту він відпочиває і читає роман. Тоді був його час у дорозі робочий час або період відпочинку ?

Ми вже бачили, що весь час, проведений за кордоном, не може розглядатися як робочий час, ні компенсуватися як такий. Це те саме для час подорожі .

Однак ні робочий час, ні час відпочинку не повинні компенсуватись, якщо вони довші за звичайний час у дорозі між будинком працівника та робочим місцем. Можливі два типи компенсації:

  • Фінансова компенсація
  • Компенсація за час відпочинку

Однак жодне врахування законодавством конкретно не визначається.

Що стосується управління робочим часом за кордоном, необхідно посилатися на колективний договір, що застосовується до компанії, або домовитись про компенсацію з відповідним працівником.

Підсумовуючи:

Коли ваші співробітники відправляються на місію за кордон, ви залишаєтеся багато обов’язків роботодавця .

Підготуйтеся до місії та захистіть своїх співробітників наскільки це можливо, зокрема, підписавшись на професійне страхування подорожей .

Також не забудьте належним чином повідомити своїх працівників:

  • Умови охорони праці в країні місії
  • Максимальна компенсація за тривалі подорожі
  • Очікуване управління часом подорожі та компенсація часу подорожі

Застосовуючи всі ці поради, ваші наступні відрядження за кордон відбудуться в найкращих умовах.