Як ефективно працювати з нашими електронними листами Мами; організовано

У другій звичці методу Zen to Done ми всебічно побачили, як поводитися з даними, які ми сумлінно зібрали.

електронними

У цій статті я детальніше розповім про ефективне управління електронною поштою.

Щодня ми отримуємо кілька десятків, а то й кілька сотень електронних листів. З усіх цих електронних листів деякі вимагають відповіді, інші - це заклик до дії, треті чекають прочитання тощо. Давайте навіть не будемо говорити про ті непотрібні, які заслуговують на те, щоб по-дикому покінчити з ними. Однак, поза часом, зволікаючи, оскільки «ніколи не знаєш», ми, як правило, зберігаємо їх усіх у своїй поштовій скриньці. Ризик у цьому полягає в тому, що ваша електронна пошта сповільнюється, забуває вжити заходів, пропускає терміновий електронний лист, пропускає важливу інформацію тощо. Весь той непотрібний стрес, коли так легко мати справу з електронними листами, коли вони йдуть. Давайте подивимось, як ми можемо організувати себе, щоб обробляти наші електронні листи найбільш ефективно.

1. Втримайтеся від спокуси перевірити свої електронні листи, коли встанете з ліжка або безпосередньо перед комп’ютером (якщо від цього не залежить ваша робота). Якщо поспішати з голосовою поштою, коли ти прокинешся, ти не переживаєш про свої пріоритети. Спершу зосередьтеся на своїх важливих завданнях дня.

2. Сплануйте час перевірки електронної пошти. Вирішіть проконсультуватися і, отже, обробляйте свої електронні листи в певний час доби, а не тоді, коли звучить попередження. Якщо ви постійно входите у свою поштову скриньку і отримуєте сповіщення з кожним новим повідомленням, ви будете весь час відволікатися і, отже, не зможете сконцентруватися на своїй роботі. Перевіряйте свої електронні листи щонайбільше раз на годину, тобто 3-4 рази за півдня роботи.

3. Обробляйте свої електронні листи один за одним Тобто так само, як ви ставитеся до своїх паперів. Швидко вирішіть, що робити з цим електронним листом. Принесіть свій блокнот чи список справ, він вам знадобиться на майбутнє.

4. Використовуйте каталог “Архів”. Коли ви обробили електронний лист (отже, коли відповіли, прочитали, діяли, делегували, класифікували) і хочете зберегти запис, заархівуйте його. Це так просто! Роблячи це, ваша папка "Вхідні" тепер порожня. Якщо ні, перетягніть решту до каталогу «Архів». Ви можете легко знайти його пізніше, якщо це необхідно.

Особисто я використовую Gmail для управління всіма своїми електронними листами. У мене є адреса Yahoo та Hotmail, яку я створив давно. Ці адреси все ще активні, але я більше їх не консультую, усі електронні листи, які потрапляють в мою електронну пошту Yahoo або Hotmail, автоматично перенаправляються на мою електронну пошту Gmail. Таким чином, усі мої електронні листи згруповані в одному місці, і я не повинен попереджати весь світ більше не використовувати ці адреси.

Пам’ятайте, візьміть собі за звичку обробляти електронні листи один за одним, коли ви вирішите, тобто від 5 до 6 разів на день, а не цілий день.

А ви, як ви керуєте своїми електронними листами ?