Як управляти своїм часом роботи без напруги L Express
"З понеділка по п'ятницю я схожий на спринтера: важко, тоді я дозволяю собі два дні відновлення, суботу та неділю. Без цього режиму я не протримався б довго!"
Гарне управління вашими дедалі інтенсивнішими періодами роботи, приділяючи час вільному часу, стає важливим. Згадка про добрі практики.
Порив, тиск, надзвичайні ситуації. Коли Домітіл Тезе, засновник компанії Transition Plus, що спеціалізується на управлінні кризисними ситуаціями, бачить керівників та менеджерів у "надлишковому тиску" у своїй паризькій фірмі, мова не йде про безпосереднє вирішення симптомів. "Ми починаємо з пошуку коренів проблеми", - пояснює автор "Реагіра", що стикається з кризою кар'єри (Дуно).
Не заперечуючи узагальненого контексту змагання з часом, фахівець зазначає, що не рідко за "Я перевантажений" ховаю демотивацію, стагнацію, роздратування щодо свого роботодавця, розчарування. Що стосується рівня його винагороди, потрібно відчувати себе незамінним і, отже, працювати у вихідні дні. Без цієї поглибленої обізнаності всі класичні маленькі хитрощі щодо управління часом ризикують бути припіканням на дерев’яній ніжці! Ось кілька способів зробити це двічі: добре працювати і відновлювати час.
Оптимізуйте свою енергію
В даний час управління часом розуміється в усьому світі. "Це головний розвиток подій у порівнянні з 1970-ми роками, коли завіса розділяла особисте та професійне життя; розглядались лише організаційні аспекти", - говорить Флоран Буер, засновник Ideal Formation та консультант Demos. Сьогодні все завдання полягає в тому, щоб пізнати добре себе, щоб управляти собою ".
Сучасна манія хронопсихології (або мистецтва оптимізації власної енергії) ілюструє цю основну тенденцію. "У нас є два енергетичні піки на день; ідея полягає в тому, щоб мати справу з важливими файлами протягом цих періодів і групувати простіші завдання на етапах спаду", свідчить Флоран Буер, який особливо прослідковував навчання американця Тоні Шварца, посилання в польових умовах.
Навчіться заряджати батареї
Оптимальне самоуправління передбачає "знання того, як добре витрачати свою енергію, але також знати, як її зарядити", - говорить Флоран Буер. Однак у країні, зануреній в іудео-християнську культуру, модно багато працювати і почуватись винним, якщо той, хто "виникає". " Консультант часто зобов’язаний нагадувати керівникам про те, що якщо вони виконуються на сімейному, соціальному, фізичному, культурному рівні, вони будуть стабільнішими та впевненішими, а отже, ефективнішими у своїй роботі.
Добре розпоряджатися своїм часом також означає керувати періодами відпочинку та омолодження. Після напружених зусиль повинен настати період повного розслаблення. Евелін Платнік-Коен це добре розуміла. Засновник Booster Academy, інтенсивного навчального центру продажів, заснував свою компанію в 2009 році. Маючи 25 співробітників та 50 незалежних консультантів, це приносить 3 мільйони євро обороту.
"З понеділка по п'ятницю я схожий на спринтера: важко, тоді я дозволяю собі два дні відновлення, суботу та неділю. Без цього режиму я б не тримався довго!" Вихідні проводить у сільській місцевості з двома дітьми та чоловіком, перервані плаванням, швидкою ходьбою та зумбою, сумішшю танцю та гімнастики. Керівник стежить, щоб вона спала вісім годин на ніч. Вона практикує йогу щотижня і регулярно відвідує акупунктуриста та остеопата.
Вмійте організовувати
Передбачення та планування вашої діяльності є важливим. У Deloitte молоді випускники, ледве підписавши контракт, проходять три тижні навчання методам роботи. Один день присвячений мистецтву управління часом. Визначте свої пріоритети, розставте пріоритети завдань, повторно арбітруйте протягом дня, зрозумійте, як реагувати в стресовій ситуації, навчіться заспокоюватися.
"Ми пропонуємо їм своєрідний набір інструментів, з якого вони вибирають відповідно до своїх потреб і характеру, тому що не існує однозначної відповіді. Кожен організований відповідно до своєї природи, деякі організовані в безладді!" говорить Жан-Марк Міккелер, партнер та директор з персоналу "Делойт".
Покладайтеся на "список справ"
Як часто ви чуєте на просторах "Я не зупинявся цілий день, але нічого не робив"? Щоб відновити контроль, корисно складати щоранку свій список справ, що включає одну або дві пріоритетні дії. Він також доступний за тижнями, місяцями та роками.
Лоре Грато, президент триколірного бренду готового одягу Chacok, каже: "У січні я проводжу багато часу зі своїми командами для встановлення попереднього календаря на наступні дванадцять місяців з основними датами створення, рекламного ролику, виробництво, логістика. Це забирає багато часу, але тоді ми економимо час, оскільки передбачаємо формулювання різних служб ".
Уніфікуйте свій порядок денний
"У багатьох керівників є два порядку денного, професійний та особистий. Я рекомендую мати лише один, це дозволяє передбачити проблеми, наприклад, не мати зустрічі о 18.30, якщо ви підете в кінотеатр о 19 годині з його дружиною", пояснює Жан-П'єр Теста, менеджер, відповідальний за пропозиції щодо управління та лідерства в Cegos, а також автор книги "Майстерність свого часу та ваших пріоритетів" (ESF).
Корисно передбачити поле для маневру, оскільки "на день в середньому непередбачено 40%", згадує Флоран Буер з Demos. Що стосується часу зустрічей, Евелін Платнік-Коен рекомендує "надавати пріоритет 8:30 ранку, 11 ранку, обіду, потім 15 вечора, 17:30 та 19:00 коктейлю та вечері". Як пояснює менеджер, "якщо ви зупините свою першу зустріч о 10 ранку, ризик полягає в тому, щоб встати пізно і втратити робочий період".
"Коли я призначаю зустрічі, я дбаю про те, щоб уникнути зайвих поїздок та ризику заторів. Я раціоналізую свої поїздки за допомогою карти, точно так само, як і для маршрутів наших вантажівок", - довіряє Вінсент Груау, президент де Маженсія, Французький лідер в галузі офісних меблів та розвитку третинних приміщень (107 мільйонів євро обороту, 750 працівників).
Делегуйте та розширюйте можливості
Вінсент Груау з Маженсії каже, що він, як правило, багато делегує. Натомість він "накладає зобов'язання щодо результатів, а не засобів". Коли хтось із його співробітників приходить до нього з проблемою, менеджер просить його "повернутися, щоб обговорити це з рішенням". Або запитайте його: "А ти, що б ти зробив? Гаразд, так чому ти цього не зробив?"
Нещодавно Лоре Грато полегшила свій порядок денний. Зараз його виконавчий помічник затверджує організацію та програму професійних поїздок для керівників. "Але для делегування, підкреслює керівник, однак, необхідно, щоб процедури були чіткими. Ми тестували цю процедуру протягом декількох місяців перед її запуском".
Подбайте про своє спілкування
Як керувати працівниками, які заходять в офіс протягом дня? Лоре Грато попросила їх надіслати їй звіти та прохання разом у п’ятницю, з ініціалами, переданими її помічнику. Все повинно бути в маркованій кишені із зазначенням дати та назви комп'ютерного файлу. "Скільки мені не потрібно робити це самому!" запускає підприємця.
Ми також можемо "уточнити запит, кінцевий термін, рівень терміновості, оцінити необхідний час і вирішити негайно вирішити питання або відкласти", пояснює Жан-П'єр Теста. У будь-якому випадку, "ніякої поспішності та жодної реакції на вирізання файлів cookie, оскільки саме в цей час ми робимо помилки, на які нам знадобиться години на ремонт", - сказав Флоран Буер. "Розмежуйте канал передачі: електронна пошта є чудовим інструментом для надання інформації, але поганим вектором спілкування. Якщо нам потрібно побачити реакцію співрозмовника, його слід заборонити", продовжує Жан-П'єр Теста.
Робіть по одній справі
Співробітники, постачальники, клієнти, партнери. "Я отримую 600 листів на день. Немає питання читати їх за курсом прибуття, я б витратив багато часу. Я читав їх за сеанс, двічі на день", - пояснює Лоре Грато з Chacok.
Прочитайте наш повний файл
Хороший вибір. Блокування конкретних та однорідних часових інтервалів, від півтори до двох годин, для кожного заняття є важливим, а не постійне перемикання між Twitter, LinkedIn та телефоном. "Перегляд електронної пошти під час занять чимось іншим в середньому призводить до переривання на п’ятнадцять хвилин або навіть переходу до чогось іншого", - зазначає Флоран Буер.