Як зменшити розмір файлів PDF Електронний підпис та оцифровка

Шрифти, зображення, поля введення ... Ці три елементи, як правило, є причиною занадто важких документів PDF. А занадто важкий PDF означає довший час передачі та більші витрати на юридичне архівування або просто зберігання файлів. Отже: як зменшити розмір PDF-документів? У SELL & SIGN ми щодня працюємо над оптимізацією контрактів наших клієнтів у форматі PDF для електронного підпису. Ось наша порада фахівців.

підпис

Щоб зменшити розмір файлів PDF, починайте спочатку.

Відстежуйте свої зображення

Очевидно, що вам слід стежити та зменшувати розмір зображень, які ви вставляєте у свій документ PDF. Є три напрямки вдосконалення:

  1. Використовуйте правильну роздільну здатність. Якщо ви вставите в документ зображення з дуже високою роздільною здатністю, а потім за допомогою миші зменшите його розмір, зображення, що зберігається у файлі, залишатиметься таким самим великим, як воно було створено. Тож зменште розмір зображення в програмі для редагування зображень ДО вставки його в документ !
  2. Використовуйте правильний формат зображення. Якщо ваше зображення є фотографією, використовуйте формат JPEG (.jpg), який дозволяє стиснути із втратою інформації, що буде набагато ефективнішим, коли фотографія є "хаотичною" (в математичному розумінні): наприклад, дерева або волосся дуже добре стискати. Якщо ваше зображення є логотипом або кресленням, віддайте перевагу формату PNG, який стискається без втрат та ефективніше, оскільки ваше зображення є простим і "гладким".
  3. Використовуйте правильне стиснення. Фотографії у форматі JPEG можуть бути більшими або меншими для однакової роздільної здатності. Для фотографії в документі PDF зазвичай достатньо 75%. Ви навіть можете пройти нижче за допомогою програмного забезпечення для редагування фотографій.

Оптимізацію зображень можна автоматизувати за допомогою функції оптимізації Adobe Acrobat (див. Нижче).

Стежте за своїми шрифтами

Використовуйте стандартні шрифти, щоб уникнути обтяження PDF визначенням шрифтів. Дійсно, для того, щоб мати можливість відображати PDF на будь-якому терміналі (P у PDF означає «Портативний»), визначення використовуваних шрифтів інтегровано всередину PDF, який дуже великий.

Стандартними шрифтами PDF є в основному: HELVETICA, TIMES, COURIER та SYMBOL. Якщо це можливо, уникайте використання інших шрифтів.

Знову ж таки, функція оптимізації Acrobat Pro може автоматизувати оптимізацію шрифтів у документі, але ідеальним варіантом є не вводити непотрібні шрифти на початку.

"ПОМИЛКА" шрифтів у полях введення PDF

Якщо ваш документ PDF містить поля введення, стає ІМПЕРАТИВНИМ не використовувати шрифти, крім HELVETICA, TIMES, COURIER та SYMBOL. Дійсно, оскільки ми не знаємо заздалегідь, що буде введено в поля, усі шрифти, що використовуються в полях введення, повинні бути вбудовані в PDF, якщо ви не використовуєте один із цих чотирьох шрифтів, який називається base-14. Кожен шрифт важить кілька сотень КБ, наприклад, більше 400 КБ для шрифта ARIAL.

Крім того, помилка Acrobat призводить до того, що після того, як ви зберегли PDF-файл, що містить поле введення, нестандартним шрифтом, у вас більше немає можливості вилучити його з файлу PDF і повернути це місце. Навіть розширена функція оптимізації розміру PDF в Acrobat PRO не може усунути шрифти, навіть якщо вони більше не використовуються! Отже, як це зробити ?

Ось рішення:

Як повернути місце, втрачене шрифтом, в елементі керування редагуванням PDF ?

Якщо ви, як і ми, опиняєтесь у цій ситуації, наступна процедура дозволяє повернути втрачений простір:

  1. Налаштуйте всі поля на використання стандартного шрифту (наприклад, HELVETICA). Щоб рухатися швидше, ви можете вибрати всі поля на сторінці на правій панелі та змінити шрифт для всіх них. Але це працює лише сторінка за сторінкою !
  2. У той же час відкрийте версію PDF без будь-яких полів введення (або збережіть перед додаванням полів, або перейшовши до онлайн-інструменту зменшення PDF)
  3. Посторінково виберіть усі поля в першому PDF-файлі та скопіюйте їх у порожній PDF-файл. Таким чином, вони зберігають свої взаємні позиції, і ви можете змінити положення всіх одночасно.
  4. Збережіть відновлений PDF, який ніколи не знав нестандартного шрифту у полях введення !

Якщо ви знайшли краще рішення, поділіться ним швидко в коментарях, оскільки ця процедура залишається дуже громіздкою !

Функція оптимізації розміру Adobe Acrobat (про версія)

Adobe Acrobat PRO (отже, платна версія) пропонує функції редагування та оптимізації PDF. Щоб зменшити розмір PDF як перший підхід, скористайтеся ним: Оптимізуйте PDF.

Щоб побачити, що займає місце у вашому файлі PDF:

Використовуйте функцію аудиту, щоб мати список елементів, які займають місце у файлі PDF.

Щоб автоматично зменшити розмір PDF-файлу

Використовуйте функцію "Зменшити розмір файлу", щоб отримати швидкий, повністю автоматичний результат.

Щоб діяти більш тонко, використовуйте розширену функцію оптимізації, яка дозволить вам освоїти операції з кожним типом вмісту: зображеннями, шрифтами, прозорими плівками, вбудованими об'єктами, вбудованими даними, очищенням.

Ось, сподіваюся, вам вдалося оптимізувати розмір вашого PDF-документа, щоб ви могли швидше відправити його на електронний підпис і заплатити менше витрат на архівування !

Чи є у вас інші техніки чи інструменти? Поділіться цим із спільнотою, коментуючи цю статтю !