Контрольний список для успішного планування заходів

Опубліковано 18 травня 2013 р. Джеймс, Ваші контрольні списки подій, Поради та підказки, Планування подій

Успішне планування та проведення заходів

Останнє оновлення: січень 2020 р

Кожен, хто сам влаштовував заходи, знає ситуацію. Планування подій захоплююче та різноманітне. Врешті-решт, немає двох однакових подій, і саме це робить спілкування вживу таким цікавим. Організація заходів може швидко стати особистим випробуванням для власних нервів та великим тягарем. Причини цього можуть бути складними; Невдале планування, неправильні терміни, зіткнення зустрічей, скасування місць проведення заходів/постачальників послуг подій, занадто мало реєстрацій, негода, відсутність, пов’язана з хворобами, технічні проблеми, занадто мало персоналу Назвіть лише кілька прикладів.

Обчислювані та непередбачувані фактори

Існує багато обчислюваних ризиків, яких можна уникнути за допомогою професійного планування. Детальніше про ці фактори в наступному розділі. Все ще існують ті фактори, на які ви не маєте прямого впливу, наприклад погода, позапланові відміни, відсутність, пов’язана з хворобами тощо. Тут насамперед стосується одного - зберігати холодну голову. Звичайно, це легше сказати, ніж зробити. Тому варіанти плану Б слід розробляти на ранніх стадіях, де це можливо. Це допомагає підтримувати планування навіть у випадку непередбачуваних подій. Однак найголовніше - прийняти ситуацію, проаналізувати її спокійно, а потім отримати максимальну віддачу від даної ситуації.

Поради та контрольні списки як підтримка до, під час та після подій

Як вже згадувалося, організація заходу обчислюється за кількома винятками, і організатори заходів безпосередньо впливають на успіх заходу. Багато чого можна досягти за допомогою раннього та професійного планування. В Інтернеті є численні корисні путівники, контрольні списки та приклади найкращих практик. Ми надали вам компактний путівник. Ми перерахували для вас інші зовнішні джерела, з нашої точки зору, дуже цінними та всебічними контрольними списками та допоміжними засобами.

Планування заходів:

Основні рішення до заходу

Визначити цілі (і) події
Визначити цільову аудиторію (гостей)
Пошук "червоної нитки" для події, а потім послідовне її впровадження
Спеціальна подія мото впливає на все планування (оздоблення, дрес-код, меню, напої, меблі, розваги тощо)
Встановіть дату (Дуже важливо заздалегідь перевірити, чи вже відбуваються інші відповідні події на цю дату. Також уникайте подій, що потрапляють під час шкільних канікул чи у дні державних свят).
За необхідності визначте дату заміни
Визначте ключові дані події (тривалість, кількість учасників, бюджет тощо)
Визначте вимоги до простору та інфраструктури
Визначте місце події
Важливо забезпечити легкий доступ до всіх запрошених гостей (час у дорозі, громадський транспорт, місця для паркування тощо).
Визначте правильне місце події
Важливо заздалегідь забронювати час і, якщо ви ще цього не знаєте, перевірте його особисто.

Грубе планування перед заходом

Опрацюйте концепцію заходу з бюджетом та ключовими даними (процес, дати, бюджет тощо)
Надайте концепцію та бюджет керівництву для затвердження на заходах компанії (бажано домовитись з партнером про приватні заходи ...
Визначте організацію проекту (хто що робить до часу - відповідальність, сфера відповідальності, приблизні терміни, заступники тощо)
Встановіть графік

Детальне планування подій

Визначте процеси
Визначте програму/девіз тощо.
Безумовно зарезервуйте місце події, визначте деталі та укладіть договір
Оцініть постачальників послуг і укладіть контракти (кейтеринг, артисти, фотографи, меблі, технології, транспорт, прикраси тощо)
Визначте діяльність/допоміжну програму події та виберіть відповідну пропозицію (ідея заходу)
Організуйте харчування (внутрішнє/зовнішнє), визначте меню та напої та організуйте їх у відповідній кількості
Організувати прибуття/виїзд (вивіски, організований транспорт, розклад руху, місця для паркування тощо)
Меблі/інфраструктура (внутрішня/зовнішня), випробування технологій заздалегідь, побудова інфраструктури на ранній стадії
Створити концепцію безпеки (зовнішній персонал, аварійні виходи, медичні служби, служба безпеки тощо)
Рекламні заходи (запрошувальні картки, реклама, подарунки клієнтам, подяки тощо)

Процедура на заході

Інструктаж та інструктаж персоналу на дні заходу на ранній стадії (внутрішній та зовнішній)
Зробіть чіткий розподіл завдань
Розвиток технологій, меблів та інфраструктури, включаючи тестування (генеральна репетиція)
Складіть інвентаризацію та залиште її у списку
Прийом, привітання та підтримка гостей та інших людей (артистів, модераторів тощо)
Регулярно перевіряйте процес/графік
Подяки та прощання з гостями після заходу (організація зворотного транспорту тощо)

Відразу після заходу

Демонтаж меблів/технологій/інфраструктури
утилізація
Організуйте прибирання
Критика першого маневру

Після заходу

Підведення підсумків для внутрішніх співробітників та зовнішніх партнерів
Перевірити інвентар
Провести розрахунки та порівняння бюджету (цільовий/фактичний)
Дякуємо електронним листом/листом для гостей (фотогалерея, опитування/відгуки)

Запишіть зворотний зв’язок з критикою маневру, дефібридом, відгуками клієнтів та постачальників у письмовій формі та включіть їх до планування подій/контрольного списку майбутніх подій. Навіть на заходах практика стає досконалою, а досвід, а також внутрішні та зовнішні відгуки дуже корисні для організації інших заходів.

Подальші корисні контрольні списки в мережі, які ми з радістю рекомендуємо:

Різні контрольні списки з вичерпною концепцією подій (джерело: Samariterverbund)
Детальний контрольний список для планування, організації та проведення заходів (джерело: Event Agency Bonnot’s Event House)
Корисний контрольний список для реалізації події - добре розділений на фазу стратегії, реалізацію події та підсумок (джерело: Gryps.ch)

Звичайно, існує безліч інших корисних контрольних списків. Існують різні путівники залежно від типу події, розміру та бюджету. Ви можете знайти їх в Інтернеті лише за кілька кліків миші. У нашому розділі "Контрольні списки, поради та підказки" ви також знайдете корисні поради та посилання на відповідні контрольні списки. Наприклад, для планування весілля або для ефективного використання соціальних мереж на заходах.

Якщо ви шукаєте відповідні місця, постачальників послуг та ідеї подій для найближчої нагоди, ми рекомендуємо наш поточний планувальник подій.

Ми підготували для вас спеціальний планувальник весіль, особливо на тему весіль. Поради та підказки щодо планування весілля можна знайти тут.

Бажаємо Вам успіхів у плануванні майбутніх подій!

Від Джеймса, вашого EventButler

Залишити коментар

4 коментарі до “контрольного списку для успішного планування заходів”

Привіт Джеймсе, я хотів зробити захід, але моя проблема в тому, що я не знаю, як написати концепцію. Чи можете ви мені в цьому допомогти?

Привіт Далін Мома,
на ваше запитання, як написати концепцію:
Перш за все: не пишіть занадто детально, ніхто не читає це. Довжина концепції, природно, залежить від того, для кого вона призначена. Тихо запитайте, наскільки обширним він повинен бути. Взагалі кажуть, що концепція не повинна мати більше 2 сторінок формату А4. Здатність завжди йти, звичайно.
Тож найголовніше питання: для кого повинна бути концепція? Наскільки детально це повинно бути? Слідувати!

Відповідь на це тоді допомагає визначити зміст концепції. Наприклад, така структура:
Цільова група (групи), тип заходу, (робочий) заголовок, загальний зміст заходу, тривалість, витрати, учасники (зацікавлені сторони), ... найважливіші параметри повинні бути чітко вказані в будь-якому випадку.
Якщо z. Наприклад, якщо партнер-спонсор хоче концепції, він прагне дізнатись більше від вас про безпрограшну ситуацію, переважно служби зв’язку/зв’язків з громадськістю. Тоді просто напишіть більше про це.
Коли начальство хоче концепції, так часто для щорічного планування/планування бюджету.
Структура також може бути: чому, що, коли, де, хто, скільки, де, з чим, чого не вистачає, що нового ... тощо.
Пишучи концепцію, запитайте себе, що одержувач хотів би знати від вас. І це саме те, що ви записуєте. Насправді це досить просто 😉

Привіт Джеймсе! Ого, дякую за цей великий внесок у успішне планування подій. Цього року я можу організувати літню вечірку у своїй компанії, і я зміг зібрати корисні поради від вас. Я буду слідувати вашим порадам і створити групу для організації проекту. Я також вважаю правильне харчування особливо важливим! Хороша їжа - наріжний камінь для успішного святкування 😉
MVG Helli

Привіт Джеймсе! Дякуємо за ваш внесок! Ви ніколи не припиняєте вчитися, коли йдеться про організацію заходів:-).

Залиште коментар скасувати відповідь

слідуй за нами

Хочете бути в курсі всіх новин? Тоді слідкуйте за нами у Facebook, Twitter або Google +

мені це подобається!

Категорії подій

Загальні
Берн
Контрольні списки, поради та підказки
Івент-проекти
Ідеї подій
Місце подій
Планування подій
Події
весілля
Місце проведення конференції
Цюріх

Останні повідомлення

Яке плаття до якого заходу?
- 0 коментарів
- 0 вподобань
Джеймс представляє: великий різдвяний спец 2020
- 4 коментарі
- 47 вподобань
Приховані перлини в кантоні Берн
- 0 коментарів
- 3 вподобання
Джеймс представляє: найкрасивіші ресторани влітку в Цюріху
- 1 коментар
- 62 вподобання
Найбільш надихаючі коворкінги у кантоні Берн
- 0 коментарів
- 3 вподобання

Інформаційний бюлетень

Підпишіться на розсилку новин EventButler зараз і будьте в курсі постійно.

Завдяки EventButler тепер ви можете планувати свої події. Тут ви знайдете різноманітні локації подій, постачальників послуг творчих заходів та захоплюючі заходи для вашого заходу.

Ви шукаєте правильне місце для своєї події?

Вітаємо! Ви потрапили в потрібне місце на EventButler. Він простий, зручний і безкоштовний у використанні. EventButler допомагає знайти правильне місце події для вашого випадку.

Незалежно від того, чи шукаєте ви незвичні місця (човен, іглу, намет на типі, будиночок на дереві), традиційні (будинки гільдій, замки, заміські корчми) або ділові місця (готелі-семінари, конференц-центри, конференц-зали): на EventButler ви знайдете всі типи локацій подій.

Тут ви можете звузити вибір таким чином, щоб у списку звернень відображалися лише ті місця, які також відповідають вашим вимогам. Наприклад, якщо подія відбуватиметься у замку на воді в центральній Швейцарії з приблизно 500 гостями, ви можете просто ввести ці критерії, і вам покажуть відповідні властивості.

EventButler = організація подій спрощена.

Ви можете перейти безпосередньо до місць проведення заходів тут

Ви вже знайшли правильне місце і потребуєте більше ідей та послуг для свого заходу? EventButler також пропонує правильні пропозиції для вас тут.

Ви все ще шукаєте відповідних провайдерів послуг подій для вашого заходу?

На EventButler ви знайдете місця подій та ідеї подій, а також численних постачальників послуг з різних категорій.

Вам потрібна професійна підтримка в плануванні та реалізації вашого заходу? У категорії івент-агентств ви знайдете численні спеціалізовані агентства - від весільних агентств до спеціалістів на відкритому повітрі та стимулюючих служб до повного сервісного агентства для всієї організації заходів.

Шукаєте креативного кейтерінга для кулінарних моментів вашої події? У категорії "Кейтеринг і служба доставки" ви знайдете численні організації харчування та бізнесу, кухарів осетрових риб, постачальників кулінарних курсів для командних заходів та інших фахівців громадського харчування.

На заходах розвага також відіграє важливу роль. У категорії розваг та художників ви знайдете великий вибір артистів. Не має значення, шукаєте ви ді-джея, клоуна, ведучого, співака чи танцюриста або навіть спеціалізоване агентство виконавців: ви знайдете їх усіх на EventButler.
Можливо, в місці події відсутні меблі, звукова система або диско-куля. У категорії «Меблі, технології та транспорт» ви знайдете професіоналів заходів для технологій подій, меблів для подій, будівництва виставкового стенду, транспорту та інших логістичних партнерів.

Щоб найкращі моменти вашої події все ще були присутні після заходу, фотографи та мультимедійні спеціалісти забезпечують тривалі спогади. Ви знайдете численних фотографів для подій та весіль, а також спеціалістів із звуку та зображення у категорії фотографія та мультимедіа.

Професіонали декору встановлюють оптичні блики. У категорії "Прикраси та квіти" ви знайдете численних професійних постачальників, які допоможуть вам створити неповторну атмосферу для вас та ваших гостей.

Вам все ще потрібен зовнішній персонал для вашого заходу? У категорії Персонал ви знайдете спеціалізований персонал відповідно до ваших потреб: обслуговуючий персонал, хостеси, промоутери або персонал служби безпеки. Отримайте необхідну підтримку.

На додаток до зазначених постачальників послуг подій, є й інші постачальники, які можуть підтримати вас до, під час або після заходу. Шукаєте партнерів для придбання квитків, одягу, ігор, подарунків клієнтам чи інститутів прибирання? Ви знайдете численних спеціалізованих провайдерів у категорії інших івент-послуг.

Ви вже знайшли потрібного постачальника послуг і все ще потребуєте спеціального місця події або творчої ідеї/діяльності?
EventButler також пропонує правильні пропозиції для вас тут.

Щодо приватних заходів, командних виїздів, заходів клієнтів чи семінарів та конгресів, часто виникає питання, з якою діяльністю подію можна поєднати. Відповідна діяльність до або під час заходу “розвільнює” цю подію. Та чи інша ідея творчої події вже надала родзинку на деяких заходах.

Правильний захід - як частина заходу - запам’ятається вашим гостям.

У розділі Ідеї подій ви можете поринути у цей захоплюючий світ. Залежно від події, ви можете вибрати правильну діяльність: якщо вона буде спортивною чи авантюрною?

Чи є на перший план концепція тімбілдингу? Або веселощі та задоволення є головним пріоритетом? Ви вводите бажані критерії, і EventButler представляє вам ідеї подій, які відповідають вашим критеріям.

На додаток до виду діяльності, доступні й інші критерії, які оптимально відповідають вашим потребам: Чи повинен захід проходити в горах? Будьте дружні до дітей, на воді, у повітрі чи з тваринами? Ви вказуєте критерії, і EventButler вас знайде! Тут ви можете перейти безпосередньо до ідей подій Ви вже знайшли відповідну ідею/діяльність заходу і все ще потребуєте правильного місця події чи інших служб подій? EventButler також пропонує правильні пропозиції для вас тут.