Корисні поради щодо організації офісу та архівування документів - 9 до 6

Продуктивність, ефективність та креативність у роботі багато в чому залежать від того, як організований офіс. Середовище, в якому ви здійснюєте свою діяльність, безумовно, відбивається на результатах вашої роботи, і якщо ви хочете виконати всі проекти, організація, безумовно, є ключовим фактором.

Залежно від вашої роботи, організація може бути легкою у виконанні, а може включати більш складні речі. Хоча потреби різняться, принципи приблизно однакові, незалежно від вашої діяльності. Ми покажемо вам, що робити і які речі вам потрібні для вашого офісу, щоб ви могли стати справжньою машиною ефективності.

Як вам вдається зберегти чистий і охайний офіс?

Якщо ви хочете мати чистий і охайний офіс, вам просто потрібно придбати канцелярські товари та канцелярське приладдя для організації, а також мати деякі правила та звички з цього приводу. Організований офіс означає, що у вас завжди є місце для всього, а кожен предмет повертається на місце після використання.

Перше, що вам слід зробити, - це викинути будь-які предмети, які вже не використовують вас і які зайво займають простір. Пам'ятайте, що замало замовляти документи, файли та предмети офісу раз на тиждень або раз на місяць. Це має бути щоденною звичкою, від якої ніколи не слід відступати.

Ще одна важлива річ для охайного та чистого офісу - це пов’язана з ретельно зробленими покупками. Подумайте, чи дійсно вам потрібні певні речі, перш ніж купувати їх, щоб вони в кінцевому підсумку не займали місце на вашому столі, а насправді не приносили вам ніякої вигоди. Не всі офісні гаджети дійсно корисні, тому найкраще зважувати кожну покупку, таким чином ви заощадите простір, але і фінансові ресурси.

Спосіб організації вашого офісу диктує ваш робочий день. Чим воно чистіше, тим швидше ви будете працювати. У вас завжди будуть під рукою потрібні речі, ви точно будете знати, де знаходяться певні документи, і не будете витрачати час на їх пошук, а також не будете відчувати, як ваш розум навантажений через купи паперу на столі.

Яких предметів не повинно бракувати на столі?

Оснастіть свій офіс місцями для зберігання - рулонною коробкою з висувними ящиками, полицями для книг, папками, папками, а також лотками для організації. Це лише декілька речей, які вам потрібно зробити, але все залежить від вашої роботи та того, що вам потрібно зараз. Хоча ноутбука достатньо для програміста, архітектору, наприклад, буде потрібно набагато більше об’єктів на робочому столі.

Мало робочих місць, для яких не потрібен комп’ютер, тому перше, чого не повинно бракувати за робочим столом, - це цей об’єкт - комп’ютер чи ноутбук. Порядок денний також вкрай необхідний, щоб записати, що потрібно зробити в певний день, і навести порядок у діяльності. Пост-його також дуже корисні, щоб нагадати вам подробиці, які можуть вам уникнути.

Кабінет повинен бути влаштований таким чином, щоб у ньому знаходились лише речі, якими ви зараз користуєтесь. Те, що ви використовуєте рідше, може бути в рулоні або в шафі, щоб воно не надто навантажувало ваш стіл. Принципом, яким ви повинні керуватися, є те, що на столі є лише те, що суворо необхідно.

Як ми організовуємо важливі документи?

Чітка організація документів допоможе вам знайти їх у рекордні терміни, коли вони вам знадобляться. Ось що вам потрібно і яких правил вам слід дотримуватися:

Файли з рейками або конвертами та пластиковими аркушами - для кожної категорії документів використовуйте файл, напишіть на ньому, які документи є - договір та додаткові документи для замовників, постачальників, рахунки на різні послуги тощо.
Книжкові шафи - надзвичайно корисні, оскільки вони допомагають зберігати та легко знаходити важливі документи. Наприклад, якщо у вас є документи у файлі на рік, ви розміщуєте їх у бібліотеці, і ви впевнені, що там знайдете всі документи та інформацію про певного замовника, постачальника або іншого типу партнера.
Місця для зберігання - вони повинні бути включені в книжкові полиці та обов’язкові у добре організованому робочому просторі.

Для того, щоб упорядкувати важливі документи, вам також потрібні степлер, перфоратор, офісні кліпи, щоб контракти, що містять більше однієї сторінки, скріплювались і лише потім розміщувались на їх місці.

Ще одним аспектом, який слід врахувати, є вибір місця для кожної категорії документів - на одній полиці - контракти з клієнтами, на іншій - з постачальниками, на іншій полиці - рахунки-фактури тощо.

Як ми маємо на увазі важливі документи або речі, які нам потрібно терміново вирішити?

Деякі документи потрібні періодично, тому їх слід тримати під рукою, щоб не витрачати час на їх пошук. Отже, перед тим, як розпочати організацію, подумайте, що вам зараз потрібно, щоб тримати їх якомога ближче до себе.

У цьому випадку шафа, розташована безпосередньо біля офісу, буде дуже до речі. Крім того, лотки для документів є, мабуть, найкориснішими, коли мова йде про збереження документів, з якими нам потрібно терміново мати справу. Корисні також офісні підставки з висувними ящиками, які не займають занадто багато місця на столі, але допомагають мати під рукою документи, які завжди потрібні.

Де ми постійно зберігаємо документи, які нам не потрібні?

У будь-якому офісі є документи, які використовуються не завжди. Їх не слід зберігати поблизу робочого простору, щоб не створювати відчуття заторів та навантажень. В ідеалі для таких речей повинна бути спеціальна кімната, архів. У ньому шафи повинні бути ретельно марковані, полиці пронумеровані, а документи там також упорядковані або за алфавітом, або за іншим визначальним критерієм - рік, з якого датуються договірні відносини, якщо мова йде про контракти, стосунки між компаніями - клієнтами/постачальники/працівники тощо.

Де ми можемо відзначити важливі речі?

Порядок денний, зошити, репертуари та нотатки після них є необхідними на столі, тому ви можете записати важливі речі, про які не слід забувати. Для кімнат для переговорів фліпчарти та дошки також дуже корисні для оцінювання, організації стратегій та викладу життєво важливих процесів для компанії.

Які продукти ми використовуємо для ефективного архівування документів?

Ефективна організація також передбачає використання продуктів, спеціально розроблених для архівування. Ось найбільш корисні продукти для ефективного архівування документів:

Правила ефективного архівування документів

У компанії працює багато людей, і деякі співробітники можуть змінюватися з часом. Ось чому для безперебійного ведення справи важливо знати правила ефективного архівування документів. Ці правила застосовуються у більшості компаній та установ і дотримуються саме тому, що значно полегшують організацію та пошук документів. Ось ці правила:

Першим кроком є класифікація документів шляхом пошуку визначального елементу, після чого замовлення документів:

назва організації, що видала
імена відповідальних осіб та посади
дата (видача або квитанція з елементами: рік, місяць, день, реєстраційний номер (у емітента або одержувача)
населений пункт (видавець або одержувач)
назва документа або вид (квитанція, протокол, рішення тощо)
проблем або тем

Другий крок - вибір типу класифікації - за алфавітом чи хронологічним - тут є правило, якого слід дотримуватися кожному - за спаданням чи зростанням за хронологією, за алфавітом залежно від ініціалу прізвища тощо.

Кожна компанія повинна чітко писати ці правила на панелі безпосередньо в приміщенні для зберігання, щоб не було жодної синкопи, коли з’являються нові працівники. Звичайно, кожна установа, залежно від профілю, який вона має, може мати різні правила архівування, але важливо, щоб вони існували та дотримувались усі, хто має доступ до архіву.

Як ви організовуєте та архівуєте свої документи в офісі? Ви думаєте, що організація впливає на вашу продуктивність?