Легко створюйте зведену таблицю за допомогою програми Excel - IONOS

Коли вам доводиться оцінювати великі обсяги даних, ви швидко досягаєте своїх меж за допомогою таблиць Excel, створених класичним способом. Останні дійсно занадто жорсткі. Ось чому цікаво створювати зведені таблиці. Як мова йде про оцінити та підготувати дані, Зведені таблиці Excel працюють на повній швидкості: їх дійсно можна використовувати для конденсації даних, а потім налаштування дисплея відповідно до потреб конкретного випадку. Що дуже складно з традиційними таблицями, зведені таблиці можуть це зробити за кілька кліків. Але як створити таку таблицю і для яких цілей формат саме підходить ?

легко

Excel з Microsoft 365 та IONOS !

Використовуйте Excel для впорядкування даних та економії часу - це включено до всіх пакетів Microsoft 365 !

Що таке зведена таблиця ?

Зведені таблиці дозволяють користувачам змінювати подання своєї інформації без зміни бази даних. В основному, ми завжди маємо окрему таблицю, дуже просту за дизайном, яка містить повний набір даних. Зведена таблиця забезпечує функції для сортувати, фільтрувати або відображати дані різними способами. У зведених таблицях в Excel важливо розуміти, що це просто гра з поданнями даних. Зміни в перехресній таблиці не створюють нових даних (наприклад, дублікати) і не видаляють наявні дані (наприклад, фільтрують дані).

Навіщо зведені таблиці ?

Запропонуйте мати велику таблицю з деякими важливими даними. Ви хочете його точно проаналізувати, але вам не потрібні всі дані. Використовуючи класичні методи, вам доведеться скопіювати дані, щоб створити нову таблицю. Якщо додаються нові дані, вам все одно доведеться оновити кілька таблиць. Крім того, ви можете створити формули, які автоматично переміщують дані з однієї таблиці в іншу, але метод дуже громіздкий і схильний до помилок. Зведені таблиці роблять те саме, але з набагато меншою кількістю клацань і без використання формул.

Створення зведеної таблиці

Не так складно створити зведену таблицю в Excel, коли ви розумієте, на якій основі вона працює. Зведена таблиця спочатку завжди базу даних складається з декількох колон. Перший рядок стовпця повинен містити назву відповідної категорії. Зведена таблиця автоматично виводить звідси інформацію. Зверніть увагу, що корисно форматувати таблицю як таку (за допомогою функції "Форматувати як таблицю" в головному меню) та дати їй назву. Це полегшує роботу, особливо згодом із кількома наборами даних.

Основа для зведеної таблиці Excel. Відформатуйте його в таблиці, щоб полегшити ваші процедури пізніше.

У вас є два варіанти отримання перехресної таблиці в Excel: спочатку можна викликати функцію "Зведена таблиця" через вкладку "Створення" (розділ "Інструменти"). Однак ця опція не з'явиться, поки ви не відформатуєте свій запис даних як таблицю. Крім того, ви можете вибрати параметр "Зведена таблиця" на вкладці Вставка та вказати діапазон даних. Незалежно від методу, вікно, що відкриється, дозволить вам вибрати, де повинна відображатися нова таблиця: в існуючій або новій електронній таблиці.

Зведена таблиця створюється швидко: якщо ви призначили своїй базі даних ім’я, ви зможете краще стежити за різними таблицями.

База даних, яку ви хочете включити до зведеної таблиці, не обов'язково повинна бути в одній книзі. Ви також можете витягувати дані з інших файлів.

Управління зведеними таблицями Excel

Зведені таблиці пропонують багато функцій, які допомагають в оцінці даних. Візьмемо приклад, щоб ми могли легше зрозуміти різноманітність можливостей. Ми вже створили зведену таблицю: вона базується на базі даних, що містить переліки продажів за рік. Сюди також входять залучені працівники, а також товарообіг і тип проданого продукту. Зверніть увагу, що наша база даних - це проста таблиця з лише позначеними стовпцями. Самі рядки не мають мітки.

Новий аркуш, на якому дані повинні відображатися у вигляді зведеної таблиці, спочатку повністю порожній. Однак з’являється нова бічна панель (зазвичай праворуч від документа Excel): це поля зведеної таблиці на вибір. Там відображаються всі категорії, які ви визначили для стовпців у вашій таблиці. Також є чотири області, куди можна перетягнути поля зведені таблиці:

  • Фільтри
  • Стовпці
  • Рядки
  • Цінності

Після створення перехресної таблиці вона здається порожньою. Заповніть таблицю, перетягуючи поля у відповідні області.

В поділ полів на ці ділянки, ви створюєте фактичну зведену таблицю. Загалом корисно вказати одне поле для імен стовпців, а інше для рядків. Наприклад, у розділі "Фільтри" можна визначити категорії, які ви хочете переглядати окремо. Однак найцікавіша область знаходиться в розділі «Цінності». Введені поля є фокусною точкою таблиці.

У нашому прикладі ми вводимо місяці року для рядків та імен працівників у стовпці. Зведена таблиця автоматично аналізує інформацію який він отримує з бази даних і розуміє, що задіяні дванадцять місяців і чотири різні працівники. Ми пропонуємо фільтр двох типів продуктів, що надійшли у продаж, що дає нам можливість фільтрувати аналізи в таблиці згідно з пакетом A або пакетом B.

Нарешті, продажі розміщуються в розділі "Цінності". Потім Excel автоматично створює таблицю: оригінальна таблиця з чотирма стовпцями в базі даних перетворилася на таблиця з підписами значення яких пов’язані з категорією.

Excel самостійно аналізує значення та забезпечує цікавий аналіз.

Не потрібно вказувати лише одну категорію для кожного стовпця чи рядка. Кілька елементів керування також можна перетягнути в зони. Що неможливо: поставте категорію в кілька полів.

У нашому випадку Excel автоматично визначає кількість продажів на місяць і на одного працівника. Замість початкових грошових значень ми обираємо в розділі "Значення" аналіз "кількості продажів". Це дає користувачеві можливість поставити оголені числа в контекст і оцінити їх таким чином. У квітні Лора мала два продажі. Зведена таблиця також відображає загальні результати незалежно: три продажі в червні, 24 за весь рік.

Але якщо вас більше цікавить сума обороту для кожного випадку, а не кількість операцій продажу, ви можете легко це змінити. Для цього прокрутіть спадне меню в області "Значення" та перейдіть до " Параметри полів значень ". Тут ви можете змінити значення з "Число" на "Сума" під "Підсумувати поле значення за". Як ви помітили, можна вибрати багато інших типів відображення (пропозиції щодо розрахунку відповідають функціям Excel).

У випадку грошових цінностей корисно також відображати їх у правильній валюті. Кнопка "Форматувати номер" відкриє вікно для форматування комірок. У розділі "валюта" ви повинні знайти свою валюту.

Ви можете використовувати параметри в області "значення", щоб по-різному аналізувати ваші дані.

У вас все ще є інші можливості щодо відображення значень: перейдіть на вкладку "Відображення значень" у налаштуваннях, як показано вище. Потім у вас є вибір відобразити дані у відсотках або розрахувати відмінності, наприклад, від загального результату. Це говорить нам у нашому випадку, що Лора та Тім відповідали приблизно за 40% загального обсягу продажів.

фільтри можна встановити безпосередньо в зведеній таблиці за допомогою маленького значка стрілки, що розкривається: отже, ви можете відображати лише продажі пакета А. Рядки та стовпці також мають власний фільтр. Потім ви можете приховати серію, яка вам не потрібна для поточного аналізу. Ви також можете автоматично сортувати рядки та стовпці (наприклад, в алфавітному порядку).

Також варто поглянути на параметри зведеної таблиці, оскільки ви можете додатково налаштувати спосіб відображення ваших даних. Вам просто потрібно клацнути правою кнопкою миші в таблиці. Наприклад, ви можете приховати загальні результати або адаптувати макет. Ви також можете дати назву та опис зведеній таблиці. Це дозволяє надавати додаткову інформацію користувачам, які не знайомі з цим типом аналізу.

Якщо ви змінили початкову базу даних, Excel не виправляє зведену таблицю автоматично. Вам доведеться оновити таблицю вручну. Кнопка для цього знаходиться в інструментах зведеної таблиці на вкладці "Аналіз".

Всього за кілька кліків ви можете перетворити свою зведену таблицю на цікаву схему.

Варіанти аналізу йдуть ще далі: на вкладці Аналізза допомогою інструменту "Зведена діаграма", у вас є простий спосіб графічного відображення результатів. Лише двома клацаннями можна, наприклад, створити гістограми. Вони відрізняються від тих, які зазвичай розробляються в Excel, оскільки їх можна динамічно адаптувати, як і саму таблицю. Фільтри також доступні тут. Якщо ви внесете будь-які зміни в діаграму, це також вплине на таблицю (і навпаки).

Інші електронні таблиці, такі як LibreOffice або Google Spreadsheet, також підтримують зведені таблиці.

Excel з Microsoft 365 та IONOS !

Використовуйте Excel для впорядкування даних та економії часу - це включено до всіх пакетів Microsoft 365 !