Немає спаму Як писати електронні листи, на які люди будуть любити відповідати
Дослідження постачальника послуг електронної пошти Boomerang показує, на які типи електронних листів відповідають, а які ні.
Фото: TZIDO SUN - shutterstock.com
У багатьох ділових електронних листах вирішальним є лише один результат: відповідь особі, якій ви пишете. Згідно з дослідженням постачальника послуг електронної пошти Boomerang, ви можете покращити свої шанси, якщо дотримуватиметесь цих порад. На відміну від незліченних етикетів електронної пошти, "Бумеранг" не просто запропонував цю пораду: враховуючи невпевненість, характерну для американських компаній, постачальник послуг електронної пошти оцінив 40 мільйонів електронних листів від своїх клієнтів. Програмне забезпечення для аналізу тексту перевіряло, на які типи повідомлень відповідали, а на які ні. Клієнтами "Бумеранга" є в основному американські компанії та самозайняті люди, які використовують цю послугу для управління електронною поштою та надсилання їх з контролем за часом - тому навряд чи хтось із приватних користувачів.
Результати також цікаві для німецьких користувачів, саме тому ми розглянули результати більш докладно.
1. Десятирічний вік повинен розуміти текст
Якщо ви хочете отримати відповідь на свою електронну пошту, текст, перш за все, повинен бути зрозумілим відповідно до результатів аналізу. Більшість реакцій були отримані від тих відправників, чий текст був зрозумілий навіть для третьокласника - тобто розуміння вісім років від восьми до десяти років не було перевантаженим. На відміну від них, запити електронною поштою, словниковий запас і складність яких є на університетському рівні, отримали на 36 відсотків менше відповідей - краще уникати чужих слів, таких як „безтурботність” (sic!), В електронних листах і використовувати короткі речення та просту мову.
Однак це не має нічого спільного з рівнем освіти одержувача: Ви можете швидко стати нетерплячими, якщо не зможете швидко визначити значення електронного листа. За словами Бумеранга, користувачі видаляють близько 80 відсотків своїх електронних листів протягом трьох секунд після їх відкриття - тому електронне повідомлення повинно бути легшим для розуміння. Однак це також не повинно бути надто легко, електронні листи на мовному рівні дошкільного віку також не сприймалися добре.
2. Від 50 до 125 слів
Другий цікавий результат стосується довжини тексту електронних листів - за словами Бумеранга, від 50 до 125 слів ідеальні. На відміну від них, на електронні листи, що містять менше десяти слів тексту, надійшло особливо мало відповідей, але 25 слів все ще замало. Очевидно, цього недостатньо для пояснення занепокоєння. Якщо більше 150 слів, кількість відповідей знову трохи зменшується. Навпаки, надзвичайно довгі електронні листи спричиняють відхилення: з більш ніж 2000 слів прийняття навіть падало нижче дуже коротких повідомлень. Навряд чи будь-яка відповідь надходить на електронні листи, які складаються лише з рядка теми.
3. Деякі емоції, але не надто
Програмне забезпечення для аналізу тексту не тільки вимірює ступінь складності тексту, але й Бумеранг вимірює його емоційність. Тут також були відмінності:
Для того, щоб на них відповіли, тексти, очевидно, повинні мати певний ступінь емоційності - але лише незначну. Більшість відповідей було надіслано на електронні листи з дещо емоційним підтоном, будь то негативні чи позитивні.
За результатами, наприклад, повністю нейтральний запит до колеги «Привіт давно не бачили. Підемо випити кави ". Не ідеально. Краще трохи емоцій: «Привіт, я хотів би бачити тебе знову. Як щодо того, якщо ми зустрінемось за кавою? »Але не слід перестаратися, із занадто великою кількістю емоцій ви теж не досягнете успіху. Згідно з дослідженням, такий запит був би таким же успішним, як і повністю нейтральний запит: «Привіт! Було б так приємно бачити вас знову! Побачимось на каві? Я був би по-справжньому щасливим! "
Звичайно, це стосується і електронних листів скарг: на абсолютно нейтральний запит, такий як «Я не задоволений вашим сервісом», співробітники служби підтримки відповідають так само рідко, як «Ваш брудний веб-сайт просто лайно!». Важливо, щоб мова була відповідною: особливо при спілкуванні з колегами та клієнтами, в електронному листі доцільніше обережності, ніж із друзями чи у Facebook.