Організація; асоціативний вечір Як це зробити

Трохи цифровий у вашій асоціації ?

асоціативний

Організація асоціативного вечора повинна бути підготовлена ​​на початку і повинна відповідати певним вимогам. У будь-якому випадку підготовка залежить від теми вечора, місця, дати та кількості людей. Але перш за все, ви повинні спілкуватися навколо заходу, щоб зібрати якомога більше людей. Тому що зрештою, вечір асоціації, як і всі інші заходи асоціації, призначений для просування структури та/або збору коштів. То як організувати вечірку? Відповіді.

Організуйте вечірку: кроки, яких слід дотримуватися

Дійсно, щоб забезпечити успіх асоціативного заходу, включаючи вечір, вам потрібна хороша організація у кілька етапів.

Виберіть місце

Розташування - це перший параметр, який потрібно побачити, оскільки він визначатиме бюджет та дозволи на запит. Дійсно, вечір під відкритим небом потребуватиме кількох дозволів, а також впровадження набагато жорсткішої системи безпеки. Більше того, якщо вечір відбуватиметься на дорозі загального користування.

Таким чином, асоціативний вечір можна організувати в аудиторії чи концертному залі ратуші, до того ж це найпростіше та найдешевше рішення. Але спочатку вам доведеться перевірити наявність. Сподіваємось, у вас це може бути безкоштовно. Крім того, ці кімнати були розроблені для розміщення громадськості та відповідають стандартам безпеки. У тренажерних залах та шкільних їдальнях також можна провести вечір асоціації. Перевага полягає в тому, що ціна оренди також доступна. Остання альтернатива: у громадському місці, наприклад, у парку чи будь-якій іншій зеленій зоні.

Дата, елемент, який слід врахувати заздалегідь

Чим швидше ви встановите дату для вечора вашої асоціації, тим швидше ви зможете розпочати організацію свого заходу. Дійсно, роблячи це досить рано, ви гарантуєте успіх своєї події. Таким чином, ви встигнете до запитів на авторизацію, страхування, оренди обладнання (стільців та столів, столових приборів, звукової системи тощо) тощо.

Крім того, вибір дати дозволить вам оптимізувати ваші рецепти. Наприклад, під час довгих вихідних, і якщо не заплановано жодної іншої події, ви обов’язково зберете людей і зіберете більше коштів. Звичайно, вам також доведеться думати про час.

Виберіть тему вечора

Тема відіграє об’єднавчу роль і впливає на успіх вечора. Дійсно, приваблива тема і з часом спонукає більше людей прийти і залишиться в пам’яті всіх учасників.

Серед тем, які ви можете вибрати: вечір у масках, східний вечір з розвагами, вечір кабаре тощо. Незалежно від обраної теми, найголовніше - сподобатись своїм гостям та вашим учасникам/волонтерам.

Повідомте гостей та керуйте реєстрацією

Запрошення слід надсилати принаймні за 3 тижні до великого дня, а не напередодні ввечері. Дійсно, у деяких людей можуть бути перевантажені графіки, і попередження про них досить рано позбавить вас безлічі порожніх місць. Електронна пошта - це найефективніший спосіб повідомити своїм гостям, що вечірка триває. Звичайно, ви можете зателефонувати за телефоном за тиждень до запланованої дати. Зауважте, що для людей, яких ви хотіли б бачити присутніми на своїй вечірці (партнери, спонсори, благодійники чи почесні члени тощо), бажано надіслати їм персональне запрошення.

Щодо реєстрації на вечір, встановлення посилання на реєстрацію дозволить вам оптимізувати подальші дії та точно знати кількість учасників.

Вибір інтернет-каси

Залежно від обраної вами онлайн-каси ви можете встановити кількість місць, конкретні ціни (студентів, передплатників, членів, безробітних, людей похилого віку тощо), редагувати квитки з вашим логотипом та інформацією, що надходитимуть на день D, а також елементи, що виділяють ваших партнерів або певну інформацію.

Ви також можете скористатися, залежно від платформи, мобільним додатком для сканування квитків біля входу на ваш вечір, зменшення черги та уникнення нагромаджень.

Також перевірте комісію за транзакції та комісійні, які стягує платформа, якщо вони є, і ретельно порівняйте всі рішення для онлайн-продажу квитків.

Спростіть реєстрацію на вечір

У касі HelloAsso ваші учасники реєструються де хочуть, коли хочуть! Слідкуйте за своїми реєстраціями в режимі реального часу та отримайте супровідні документи учасників у своєму захищеному просторі 🔒.

Запити на авторизацію: обов'язкова умова для організації асоціативного вечора

Організація вечора для просування вашої асоціації або збору коштів вимагає дотримання законодавчих зобов'язань. Особливо, якщо захід відбувається на дорогах загального користування. В іншому випадку декларації до ратуші цілком достатньо.

Запит на отримання дозволу від ратуші

Відповідно до Загального кодексу територіальної колективної діяльності (статті L2211, L2212 та наступні), а також указу № 97 646 від 31 травня 1997 року, для організації такого заходу потрібен дозвіл мера.

Запит про дозвіл слід надсилати міському голові муніципалітету, де відбувається вечір, не пізніше ніж за 1 місяць до запланованої дати. Тоді справа останнього буде попередити Префекта. Запит повинен містити таке:

  • Опис і характер вечора;
  • Дата події;
  • Запланований час;
  • Місце, де буде проводитися вечірка.

На додаток до цього запиту, ви також повинні заповнити бланк заяви про подію у мерії, де буде зазначено:

  • Назва асоціації;
  • Імена та контактні дані осіб, відповідальних за організацію вечора;
  • Окупація суспільного надбання:
  • Заплановані споруди: шатер, платформа та ін.
  • Матеріали.

До декларації також має додаватися страховий сертифікат.

Запит про дозвіл або заяву про проведення демонстрації до жандармерії чи відділення поліції

З очевидних міркувань безпеки та порядку ви повинні заявити про свій вечір жандармерії. Це разом із ратушею може заборонити демонстрацію, якщо вона вважає, що це може підірвати громадський порядок. Меншою мірою це може накласти замовлення та службу безпеки.

Залежно від розміру вечора та кількості гостей, система безпеки різних рівнів може бути встановлена ​​для забезпечення безпеки присутніх:

  • Контроль вечора волонтерами (3 або 4) із регулярним проходженням комітету з безпеки: необхідно призначити відповідальну особу, яка матиме місію припиняти захід, якщо це необхідно, і попереджати поліцію та аварійні служби.
  • Встановлення стаціонарної (наметової) або мобільної (транспортної) станції першої медичної допомоги з необхідним обладнанням для вирішення всіх ситуацій.
  • Створення охоронців та охоронців: загалом це приватні компанії.
  • Створення системи евакуації на випадок аварії.

Запит на авторизацію від SACEM

Для розповсюдження музики, навіть на записаних носіях (компакт-диск, вініл, цифрові файли, радіо, телевізор тощо), потрібно дозвіл SACEM з дотриманням авторських прав. Цей запит має бути надісланий за 10 днів до дати вечора, що призводить до виплати авторського права та додаткових прав (якщо вечір відбувається в громадському місці), суми яких залежать від ціни налаштувань місця та кількість гостей.

Дозвіл видається після сплати збору.

Прохання відкрити тимчасову бару для закусок

З цього приводу закон суворий. Асоціація повинна надіслати до ратуші - принаймні за 15 днів до дати вечора - запит про дозвіл тимчасово відкрити бар. Напої не повинні містити алкоголю або дуже мало алкоголю (категорії 1 і 3).

Добре знати:

  • Дозвіл дозволяється міським головою в межах 5 запитів на рік.
  • У разі щорічного календаря святкових подій асоціація може зробити груповий запит на всі свої вечори. Потім запит повинен бути представлений міському голові за 3 місяці до першої події.

Страхування, юридичне зобов'язання

Насправді ви повинні оформити тимчасову страховку відповідальності організатора, щоб забезпечити собі вечір. Ця страховка покриває:

  • Тілесні, матеріальні та нематеріальні збитки;
  • Забруднення та шкода навколишньому середовищу;
  • Харчове отруєння.

Також є можливість оформити страховку від нещасних випадків для всіх гостей. Однак це відносно дорого.

Спілкування: ключовий елемент успіху вечора вашої асоціації

Неможливо провести вечір спілкування без хорошого спілкування. І з цього приводу соціальні мережі є безпомилковими. Якщо ваша вечірка призначена для широкої громадськості, Facebook - ваш найкращий союзник. З іншого боку, для підвищення обізнаності серед професіоналів Linkedin є важливим. Рекомендуємо Twitter, якщо ви хочете дати про себе знати представникам впливу у вашому секторі. Однак це не причина нехтувати іншими засобами масової інформації: письмовою пресою, аудіовізуальною рекламою, флаєрами, плакатами, банерами ... Одним словом, будьте і залишайтеся видимими.

Однак спілкування навколо вашої вечірки не повинно бути лише зовнішнім. Іншими словами, пам’ятайте також про спілкування зі своїми членами, які обов’язково поділяться інформацією зі своїми родичами. Безкоштовна реклама, але ефективна коротше !

Як керувати касою ?

Каса є обов'язковою, якщо ваш вечір приносить прибуток. На даний момент у вас є два варіанти: придбання квитків вручну або придбання квитків через Інтернет. У всіх випадках переважно використовувати пронумеровані трикратні квитки. Дійсно, вони дозволяють краще керувати вхідними матеріалами та оптимізувати контроль за рецептом.

Квитки повинні містити таку інформацію:

  • Назва асоціації;
  • Характер події (в даному випадку вечірній);
  • Дата та час;
  • Місце.

Ви також можете згадати програму вечора, партнерів, спонсорів тощо.

Деякі квитки, такі як ті, що опублікував HelloAsso, мають настроюваний простір для вставки корисної інформації, персоналізацію, щоб надати їх у ваші кольори, з вашим логотипом і, нарешті, QR-код, що робить його унікальним та захищеним від фальсифікації для сканування за допомогою мобільного додатку HelloAsso (Android та IO) на початку вашої вечірки.

Добре знати:

Стерні та купони потрібно зберігати протягом 1 року, а заяву про продані квитки - протягом 6 років.