Організуйте вихідні; інтеграція - Частина 1 Підготовка - Le blog d; Ініціативи

Ви студент, новий член BDE (Студентський офіс) і маєте організувати WEI (Integration Weekend) для просування по службі? Не панікуйте ! Слідуючи цьому покроковому посібнику, ви матимете всю зброю в руках, щоб підготуватися до пам’ятної події, дотримуючись обмеженого бюджету скромного BDE! 😉

інтеграція

1- Організуйте BDE

Щоб підготуватися до незабутніх інтеграційних вихідних, необхідна хороша внутрішня організація. Розподіліть завдання між кожним членом вашої студентської асоціації. Погодьтеся створити команду, яка складатиметься щонайменше з:

  • A Менеджер проекту, які повинні будуть взяти до відома хід роботи кожного. Він повинен вміти контролювати завдання на дошці та допомагати членам, які працюють над найважливішими частинами проекту.
  • A менеджер подій, які в першу чергу повинні шукати місце та дату, сприятливу для перебігу вихідних. Потім йому доведеться подбати про запас їжі/напоїв, а також забезпечити розваги на вечір, все це працюючи у тісній співпраці з скарбником.
  • A скарбник, хто буде обробляти гроші, які надходять і виходять з БДЕ. Саме він встановить максимальний бюджет проекту, а хто організує операції з фінансування проекту.
  • A менеджер з комунікацій, які в основному будуть дратувати подію в групі промо-акції у Facebook, роблячи оголошення, друкуючи плакати та, можливо, листівки. Його головне завдання - викликати у студентів бажання брати участь у вашому майбутньому WEI !

Якщо вас достатньо у вашому студентському бюро, розподіліть завдання. Це полегшить вам виконання цього проекту паралельно з навчанням.

Нарешті, коли ваша ударна група сформована, пора починати !

2- Визначте, де і коли

Звичайно найбільший виклик проекту, де у менеджера заходів буде багато роботи! Не всі місця обов'язково доступні постійно, тому вам доведеться раніше можливо.

Настійно рекомендуємо уважно стежити за датою. Переконайтеся, що жодної важливої ​​події не відбудеться протягом обраного періоду. Не соромтеся проводити опитування на Facebook або StrawPoll з промо-акцією, навіть якщо це означає пропонування декількох різних дат, метою яких є якомога більше учасників.

Як студентська асоціація, очікуйте декількох відмов під час пошуку місця проведення, пам’ятайте, що інші БДЕ, можливо, вже були там, і власники не переслідують бронювання студентських вечорів! Однак спробуйте знайти воріт, партійний зал чи кемпінг за містом, але не надто далеко від кампусу. Тому уникайте бронювати будиночок, розташований більше ніж за дві години їзди від кампусу.

Ще одна порада щодо місця розташування: Не ціліться не надто великий і спробуйте знайти місце далекий з дороги та річки ! Завжди думайте про безпеку учасників.

3- управління фінансами

Разом з пошуком Дома, починайте встановити максимально дозволений бюджет для бронювання місця. План засоби фінансування трохи наповнити каси BDE (Продаж персоналізованих чашок, браслетів та світшотів, продаж пуншу по вечорах, пошук можливих спонсорів).

Крім того, уникайте запуску краудфандингу зі студентами, це зачепить вас трохи забагато, і ваші меценати, ймовірно, чекають від вас занадто багато. Більше того, вони скажуть собі, що їм потім не доведеться платити за своє місце.

Під час бронювання не забувайте про цевказати коли вам було б зручно мати свого господаря готівкою перевірка.

Не встановлюйте плату за вхід до WEI, поки ви чітко не уявите собівартість всього проекту. Не забудьте включити депозит, який потенційно може бути знятий, якщо трапиться щось несподіване. Тим не менше, залишатися розумним (Між 30 і 120 € макс залежно від вашої школи) що стосується цін на бронювання місць, студенти, як правило, не котяться на золото !
ВАЖЛИВО: Зафіксуйте всі норми, що стосуються споживання, щонайменше за тиждень до події.